Tijdens je planningsproces besteedde je veel aandacht aan een beleidsplan dat gedragen is door heel wat mensen. Wie behoort tot dat draagvlak? Alle betrokkenen en belanghebbenden bij je vzw. We noemen dat organisatiegenoten (intern) en stakeholders (extern).

Draagkracht

Interne steun door organisatiegenoten voor je beleidsplan levert een belangrijke bijdrage tot het succes van je organisatie:

  • Iedereen werkt mee, er is teamwork.
  • Er is motivatie en engagement.
  • Het plan inspireert dagelijks werk en verbindt tot resultaten.
  • Het levert kwaliteit(-szorg) op en zorgt voor tevredenheid van doelpubliek en stakeholders.
  • Het levert positieve energie en geeft zo draagkracht aan het team.

De betrokkenheid van de organisatiegenoten vraagt inzicht in de rollen die zij binnen de organisatie opnemen. Leidinggevenden willen sturing en beheersbaarheid en zijn eerder resultaatsgericht. Ze kijken met een vogelperspectief. Andere organisatiegenoten wensen dan weer controleerbaarheid van wat op hen afkomt en leefbaarheid bij de uitvoering van het plan. Ze zijn vaker procesgericht. Zij kijken vooral vanuit een kikkerperspectief.

Ook de stakeholders daarbuiten hebben verschillende verwachtingen. Maak gebruik van de kennis en meningen die zij met je deelden tijdens je bevraging in de planningsperiode.

Een levend draagvlak

Deze verschillende perspectieven verzoenen is een hele klus, maar wezenlijk voor de dynamiek en sterkte van je organisatie. Zonder twijfel ligt de verantwoordelijkheid hiervoor bij de leiding van je organisatie. Wat kan ze doen? We onderscheiden drie centrale elementen binnen de interne en externe communicatie om je draagvlak te behouden en verder te ontwikkelen.

1. Interne communicatie en dialoog

In een kleine organisatie staan de organisatiegenoten (medewerkers, vrijwilligers, bestuurders) normaal gezien dicht bij het planningsproces. In een grote organisatie is de afstand tussen hen en de planning groter. Daarom is het nodig dat vooral grotere organisaties tijdens het planningsproces regelmatig laten weten welke stappen gezet werden en welke belangrijke conclusies aan de oppervlakte kwamen.

Bij voorkeur gebruik je verschillende werkvormen en media om te communiceren: nieuwsbrieven, blogs, e-mails, gesprekken of bijeenkomsten. Wanneer je plan klaar is en door de algemene vergadering goedgekeurd werd, toets je het (binnen organisaties groot én klein) nog eens af bij alle organisatiegenoten.

Tijdens de nieuwe beleidsperiode en de uitvoering van je beleidsplan kunnen medewerkers via de voortgangsrapportage jaarlijks volgen waar de organisatie staat. Het is een goede zaak wanneer de medewerkers zien waartoe zij bijdragen. Successen kan je vieren, initiatieven die mislukken kunnen tot leren en verbetering strekken. Mislukken moet mogen.

Daarnaast kan je binnen de beleidsperiode een ‘mid-evaluatie’ voorzien om, indien nodig, doelen en acties bij te sturen. Zo’n evaluatie doe je natuurlijk met zoveel mogelijk stakeholders en organisatiegenoten.

2. Communicatie en verantwoording

Als gesubsidieerde social profit organisatie met een missie die maatschappelijke meerwaarde nastreeft, hoor je ook je werk te verantwoorden. Dat doe je met je voortgangsrapportage conform de regelgeving. Maar dat is niet voldoende: dat je maatschappelijk verantwoord onderneemt, straal je best ook uit.

We lichten drie mogelijke werkwijzen toe als voorbeeld:

  • Gebruik de ISO 26000 norm met de zeven basisprincipes van maatschappelijk ondernemen (MVO) als inspiratie. Ze vormen een basishouding bij het nemen van maatschappelijk verantwoorde beslissingen. Naast deze principes kan iedere organisatie eigen principes hanteren, op basis van de eigen MVO-ambities.
  • Er bestaat een wereldwijd geaccepteerd kader voor duurzaamheidsverslaggeving: het ‘Global Reporting Initiative’ (GRI). In een duurzaamheidsverslag communiceert een organisatie publiekelijk over haar economische, milieu- en sociale prestaties. De bedoeling van dit GRI is om duurzaamheidsverslaggeving voor alle organisaties – ongeacht omvang, sector of locatie – zo routinematig en vergelijkbaar te maken als financiële verslaggeving.

Het motto uit de public relations geldt dus ook voor het sociaal-cultureel werk: ‘Be good and tell it’. Durf uit te pakken met wat je goed doet. Bij maatschappelijke verantwoording mag je gerust het ruime publiek als stakeholder benoemen.

3. Communicatie als verbinding

Je draagvlak onderhouden betekent dat je voeling houdt met alle stakeholders. De communicatie verloopt volgens tweerichtingsverkeer. Wat je doet binnen het beleidsplan moet samenstromen met wat in de samenleving, rondom en binnen je organisatie en haar stakeholders gebeurt. Om maatschappelijke meerwaarde te realiseren ben je best afgestemd op de samenleving zoals ze is en evolueert. Zo kan jouw organisatie groeien tot een ‘dubbel V’-organisatie. Ze is ‘verbonden en vloeibaar’ en krijgt op die wijze een hoog innovatief vermogen.

  • Verbonden betekent dat je gevoelig bent voor maatschappelijke trends en tendensen en samenwerkt met andere organisaties of netwerken.
  • Vloeibaar betekent dat je bouwt aan een organisatieklimaat dat creativiteit bevordert, anders omgaat met risico en mislukking en ruimte geeft aan de medewerkers.

Niet afsluiten

Een degelijk draagvlak voor je werking en planning uitbouwen, lukt pas als je voldoende open ruimte en flexibiliteit in je beleidsplan hebt ingebouwd. Daarnaast is een goed contact met je stakeholders van bij de start van je planningsproces een must. Een beleidsplan dat af is, betekent niet dat het afgesloten is en je op je lauweren kan gaan rusten.

Met bovenstaande tips blijf je jouw noodzakelijke draagvlak onderhouden en wordt je beleidsplan een levend gegeven tijdens de hele beleidsperiode. Want een gezonde organisatie is een gedragen organisatie.