HOW-TO: in 7 stappen succesvol een webinar organiseren

Webinars, ook wel interactieve online presentaties of lezingen, zijn als leervorm niet meer weg te denken. Het is dan ook een heel efficiënte én snelle manier om bepaalde onderwerpen te benaderen. Bij een aantal organisaties in onze sector is het webinar al helemaal ingeburgerd als een vast en vertrouwd format om lezingen mee te organiseren. Andere organisaties hebben hun eerste stappen en experimenten achter de rug.

Ben jij nog niet van start gegaan? Of heb je een webinarplan op stapel staan maar kan je nog wel wat tips gebruiken? Dan helpen we jou graag op weg met ons 7-stappenplan om succesvol een webinar te organiseren.

Waarom een webinar?

Tijdens een webinar breng je jezelf als presentator in beeld, en dat meestal in combinatie met een presentatie, filmpjes of een scherm dat je deelt met je publiek. Daarenboven kan je in interactie treden met je publiek door vragen te stellen via de chat of een poll. En ook de deelnemers onderling kunnen elkaar contacteren via de chat. Maar waarom zou je nu een webinar organiseren?

Een webinar organiseren kan eenvoudig en snel. Met een goed verhaal, een laptop met micro en webcam, een goede internetverbinding en webinarsoftware neem je al een vliegende start.
Je kan een groot publiek bereiken.
Het videogegeven wordt erg gesmaakt door deelnemers aan online leren.
Je kan een webinar aanbieden in combinatie met een klassieke of online opleiding, maar je kan het ook perfect inzetten als standalone leervorm.
Het bespaart jou als presentator en de deelnemers heel wat verplaatsingstijd.
Deelnemers kunnen een webinar volgen waar ze maar willen: op kantoor, op de trein of zelfs van achter de strijkplank.
Je kan het webinar opnemen en achteraf opnieuw aanbieden via uitgesteld relais.
Via de meeste webinarsoftware kan je gemakkelijk inzicht verwerven in jouw doelgroep en de deelnemersgraad.

Deelnemers kunnen een webinar volgen waar ze maar willen: op kantoor, op de trein of zelfs van achter de strijkplank.

De redenen om zelf met een webinar aan de slag te gaan zijn dus legio. Maar hoe begin je er juist aan? En welke stappen moet je zéker zetten om er ook een succes van te maken? Wij raden je dit stappenplan aan:

Stap 1: Positioneer je webinar als deel van je digitale strategie

Stap 2: Stel je verhaal scherp

Stap 3: Stel je team samen

Stap 4: Kondig je webinar aan

Stap 5: Schrijf je script en test het uit

Stap 6: W-day!

Stap 7: De follow-up

Ons stappenplan

Stap 1: Positioneer je webinar als deel van je digitale strategie

De allereerste stap, zeker als het de eerste keer is dat je een webinar organiseert, is nadenken hoe je webinars gaat positioneren binnen je werking en vormingsaanbod. Hoe en waar ga je het webinar een plaats geven in het geheel van je leerdoelstellingen en -vormen? Twee vragen die je jezelf dan best even stelt:

Hoe positioneer je het webinar binnen je vormingsaanbod?

Plan je een webinar of een reeks webinars die op zich staan, of ga je webinars inbedden in de andere leervormen die je al aanbiedt? Zo kan je een webinar inzetten aan het begin van een klassikale vorming met als doel om deelnemers te laten kennismaken met een vakgebied, praktijk of terminologie zodat ze in de klassikale opleiding allemaal starten vanaf een gemeenschappelijke basis.

Of je kan een webinar inzetten als onderdeel van een online leertraject waarbij je op een mijlpaal in je e-cursus een bepaald onderwerp toelicht of uitdiept via een live online seminarie. Op deze manier breng je alle cursisten op hetzelfde moment bij elkaar en creëer je een persoonlijk en interactief moment.

Hoe integreer je webinars in je werking?

Hoe plan je webinars en e-leren te integreren in de werking van je organisatie? Wil je je volledige organisatie onderdompelen in het digitale bad en breng je het organiseren van webinars onder in het team? Of bij collega’s die momenteel de vormingen verzorgen binnen je organisatie? Dan betekent dat dat zij zich deze leervorm eigen moeten maken. Of wijs je het trekkerschap toe aan een specifiek team of teamlid?

De antwoorden op deze vragen zijn niet kant-en-klaar te vinden. Veel zal afhangen van de keuzes die je maakt over welke richting je digitale strategie zal uitgaan. Dat zal tijd vragen en vorm krijgen door trial en error. Laat dit echter geen belemmering zijn om je eerste webinar te organiseren. Door het achteraf te evalueren zal je tot veel waardevolle inzichten komen waardoor je bovenstaande vragen beter zal kunnen beantwoorden.

Stap 2: Stel je verhaal scherp

De kern van je webinar is het verhaal dat je wilt brengen gekoppeld aan een aantal duidelijk geformuleerde leerdoelstellingen. De uitdaging? Je verhaal duidelijk en scherp overbrengen in een beperkte tijd. De ideale lengte van een webinar ligt namelijk tussen de 20 en 45 minuten. Hiertussen situeert zich de aandachtsboog voor zowel publiek als spreker.

Dé uitdaging van een webinar presenteren: je verhaal duidelijk en scherp overbrengen in 20 tot 45 minuten.

Je zal al snel voelen dat je eerder moet schrappen in de breedte en lengte van je verhaal om maximaal te kunnen focussen op de kern en om er de tred in te houden. Dat is niet alleen belangrijk om de aandacht van je publiek te houden, het helpt jou als spreker ook om je te concentreren op het doelgericht overbrengen van jouw boodschap. Tijdens een webinar kan je niet improviseren of inspelen op je publiek zoals je dat klassikaal kan.

Overstijgt je onderwerp meer tijd dan één webinar toelaat? Opteer dan voor een webinarreeks: een aantal op elkaar volgende webinars die elk opgebouwd zijn rond een deelonderwerp. Zorg dan wel voor een goed ritme. Cursisten zullen zelden meer dan één webinar per week volgen. Nog een tip: hou de agenda’s in de gaten van andere organisaties die ook webinars of andere activiteiten organiseren voor jouw doelgroep.

Welke onderwerpen je zoal kan aansnijden in een webinar? Je kan een specifiek thema uitdiepen, een vorming geven of een case toelichten. Maar je kan evengoed een hands-ontraining geven waarbij je je scherm deelt om bijvoorbeeld het gebruik van een webtoepassing of een tool toe te lichten.

Webinars lenen zich ook tot verschillende formats: een lezing met één enkele spreker, een duopresentatie, een panelgesprek, een vraag-en-antwoordsessie of een semi-livewebinar. Dat laatste houdt in dat je op voorhand korte stukjes video opneemt, deze dan uitzendt en na ieder blok ruimte geeft aan het publiek om live vragen te stellen.

Zorg voor duidelijk leesbare slides in een voldoende groot lettertype. En let ook op de kleurencontrasten voor mensen met kleurenblindheid.

Wanneer je gebruikmaakt van een presentatie, deel die dan in duidelijke blokken in en zorg tussenin voor een aantal interactieve momenten zoals een poll of een vraag via de chat. Overlaad je slides niet met bullets en volzinnen. De presentatie is immers de illustratie van je verhaal. Werk daarom met foto’s, schema’s en illustraties. Zorg er wel voor dat die duidelijk leesbaar zijn in een voldoende groot lettertype. Let ook op de kleurencontrasten voor mensen met kleurenblindheid.

Stap 3: Stel je team samen

Stel een klein webinarteam samen. Om te beginnen heb je een spreker nodig. Dat kan de inhoudelijke expert van dienst zijn, al is dat niet noodzakelijk. Hou er rekening mee dat niet iedereen zich geroepen voelt om voor een camera te zitten. Sommige mensen voelen zich er als een vis in het water, anderen slaan helemaal tilt van de stress. Uit ervaring blijkt wel dat je erin kan groeien en met de stress leert omgaan als je veel oefent én goed omringd bent.

Naast de spreker zitten bij voorkeur ook een inhoudelijke ondersteuner en een technische regisseur. Zij zorgen voor de interactie met het publiek (vragen capteren en resultaten uit de polls verwerken) en bedienen de slides en interactieve elementen. Zo kan de spreker zich concentreren op de presentatie. En als laatste moet het webinar ook aangekondigd worden. Hiervoor doe je best een beroep op de communicatiemensen in je organisatie.

Stap 4: Kondig je webinar aan

Kondig je webinar tijdig aan via je geijkte communicatiekanalen en verstuur regelmatig reminders. Werk bij voorkeur met inschrijvingen via een webinarsoftware (wij gebruiken Webinargeek). Hiermee kan je niet alleen de inschrijvingen opvolgen, het zorgt er ook voor dat jij en de andere deelnemers tijdens het webinar zien wie aan het deelnemen is.

Zo’n software helpt je achteraf ook om rapporten te maken over de deelnemingsgraad aan het gehele webinar en de interactieve momenten (zoals een poll) en geeft je een zicht op de momenten waarop mensen afhaken. Daarenboven bieden de meeste webinarsoftware ook de mogelijkheid om na je webinar een evaluatieformulier te versturen.

Verstuur je uitnodigingen, reminders en evaluatieformulieren met een webinarsoftware. Zo kan je alle contactmomenten inplannen én personaliseren.

Probeer zeker de week op voorhand nog een reminder te sturen. Stuur de week zelf ook nog een aantal reminders naar de ingeschreven deelnemers: de dag op voorhand om hen te herinneren aan het webinar én de dag zelf, zo ongeveer een uurtje voor je begint. In die laatste mail vermeld je nog eens duidelijk de link waarop ze het webinar kunnen volgen. De betere webinarsoftware maakt het je mogelijk deze contactmomenten zorgvuldig op voorhand in te plannen. De software zelf zorgt dan voor een gepersonaliseerde mail naar de ingeschreven deelnemers.

Stap 5: Schrijf een script en test het uit

Stel samen met je webinarteam een script op waarin je duidelijk en stap voor stap het verloop van het webinar beschrijft. Besteed in je script voldoende aandacht aan de intro en outro: verwelkom je publiek, leid het webinar in, stel de spreker voor en vertel je deelnemers hoe het zal verlopen. Vertel na het webinar wat het vervolg is: komt er nog een webinar? Volgt er nog een follow-upmail met daarin een link naar de opgenomen versie? Bij wie kunnen ze terecht met vragen?

Zorg bij de intro en outro ook voor een wachtscherm en een eindscherm. De meeste webinarsoftware bieden dat standaard aan. Besteed in je script zeker ook de nodige aandacht aan belangrijke momenten in het webinar, zoals de interactieve momenten. Wie doet wat precies wanneer je een poll of chat start?

En dan: test, test, verfijn en test opnieuw! Hou in de aanloop naar je webinar één of meerdere volledige ‘dry runs’: voer met het hele webinarteam het webinar eens volledig uit. Nodig als het kan zelfs een paar collega’s uit als testpubliek.

Hou in de aanloop naar je webinar volledige 'dry runs': test, test, verfijn en test opnieuw!

Ter voorbereiding van deze dry runs zal je ook je webinarsoftware helemaal moeten configureren: je powerpoint opladen, je interactiemomenten configureren en je camera- en microfooninstellingen goed zetten. Neem je dry runs zeker op en bekijk achteraf je opname. Zo krijg je de kans om je camera- en video-instellingen te tunen en je omgeving aan te passen.

Hou na de dry run met het team en je testpubliek een evaluatie, pas waar nodig je script aan en organiseer nogmaals een dry run, tot je voelt dat het helemaal goed zit.

Stap 6: W-day!

Dan is het zover: webinar-day. Begin goed op tijd, test je apparatuur nog eens, loop nog even door het script en start het webinar een 10-tal minuutjes vroeger op. Zorg voor een startscherm, zo voelen de vroege aanmelders zich alvast welkom. Wanneer alle deelnemers aan boord zijn verwelkom je iedereen. Vraag tijdens je intro ook of iedereen zichzelf even voorstelt. En hou voor de spreker een glaasje water bij de hand.

Stap 7: De follow-up

De betere webinarsoftware zorgt voor een automatische opname die een paar uur na afloop van het webinar via een url beschikbaar is. Stuur de deelnemers de dag zelf nog een mail met de link naar de replay, samen met het evaluatieformulier. Een paar dagen later kan je nog een follow-upmail sturen met daarin bijvoorbeeld inzichten uit de interactieve momenten en links naar documenten.

Bestudeer de resultaten van het evaluatieformulier en de rapporten uit je webinarsoftware. Ga onder andere na met hoeveel je startte, hoeveel deelnemers je webinar uitkeken en wanneer mensen afhaakten. Organiseer vervolgens een debriefing met het webinarteam, bespreek samen wat goed en slecht gegaan is en wat je de volgende keer anders zou doen. Overloop met deze collega’s ook de verzamelde webinaranalytics.

Have a good webinar!

Nog enkele tips & tricks

Zorg zeker voor een stabiele internetverbinding. Hang je laptop via de kabel aan het internet, wifi is niet altijd even sterk.
Sluit je laptop aan op de stroom.
Met kleine lifehacks, zoals het gebruik van badkamertapijtjes, kan je bijvoorbeeld de akoestiek van je opname-omgeving verbeteren.
Zorg voor een neutrale en rustige achtergrond. Je kan eventueel gebruikmaken van een green key, wat je gemakkelijk zelf kan maken. Sommige webinarsoftware laten ook toe om je achtergrond te ‘blurren’.
Ben je van plan om regelmatig webinars te organiseren? Zorg dan voor consistentie in de setting van je studio zodat de kijker er een lijn in begint te zien.
Kijk als spreker steeds in de camera, het valt de kijker op als je naast de camera kijkt.
Maak geen al te bruuske bewegingen.
Neem je het webinar op kantoor op, verwittig dan even de collega’s en sluit de ramen om geluiden van buiten te weren.
Zorg voor belichting en test deze zeker even uit door een opname te maken. In de handel kan je al voor 50 euro een eenvoudige LED-studiolamp kopen.
Investeer in webinarsoftware. Voor een overzichtje van de beschikbare software kan je gaan kijken op www.capterra.nl.