Jouw digitale gereedschapskist om samen te werken en te communiceren

Nu we met zijn allen de ‘social distancing’ aan het respecteren zijn, staan ook sociaal-culturele organisaties voor de uitdaging om hun manier van werken snel aan te passen. Om dat nieuwe werken te realiseren heb je tools nodig om vanop afstand samen te werken met je collega’s en je publiek te blijven ondersteunen met vorming, advies en inspiratie. Wij helpen je graag met een digitale gereedschapskist vol tools, omgevingen en platformen waarmee je aan de slag kan.

All-in-oneplatformen

De twee grote platformen die een all-in-onepakket aanbieden voor de meeste van deze taken zijn Microsoft Office 365 en Google. Met beide platformen krijg je niet alleen het werk tussen jou en je collega’s gedaan, je geraakt er ook een heel eind mee in je publiekswerking. De functionaliteiten van beide platformen lopen erg parallel:

een mailbox per werknemer (je kan ook een generiek mailadres aanmaken)
tekstdocumenten, rekenbladen en presentaties
chatten en videoconferencing
documenten delen en online samenwerken
aanmaken van formulieren

Functionaliteit	Platform	Tool
documenten maken, delen en samen (be)werken	Office 365	Word, Excell, Powerpoint
	Google G Suite	Google Docs, Spreadsheets, Presentaties
online chat en video	Office 365	Teams
	Google G Suite	Hangouts
opslag van bestanden	Office 365	OneDrive (1 TB per gebruiker)
	Google G Suite	Google drive (1 TB per gebruiker)
aanmaken van formulieren	Office 365	Microsoft Forms
	Google G Suite	Google Forms

Beide platformen bieden ook mobiele apps aan zodat je ook op je smartphone kan mailen, bestanden kan raadplegen, chatten en een videoconferentie organiseren. De details van wat inbegrepen zit in elk platform vind je hier:

Beide platformen hebben een voordelig aanbod voor de non-profitsector. Google G suite is zelfs gratis voor non-profitorganisaties. Het enige wat je moet doen is een aanvraag indienen om erkend te worden. Ervaring leert dat een aanvraag doorgaans in enkele dagen is afgehandeld.

Microsoft biedt twee interessante formules aan. Office Business Premium (inclusief Sharepoint) kost je 2,5 euro per gebruiker per maand. Met Office 365 Office Business (zonder Sharepoint) kan je tot 10 gebruikers gratis aan de slag.

Online chat, audio en videoconferencing

Naast deze twee grote platformen zijn er nog heel wat andere tools waarmee je kan samenwerken met je collega’s. Let wel, een goede online vergadering vraagt om een degelijke planning en strakke leiding. Tips vind je in deze blogpost van Digiraf.

Skype

Een klassieker op het vlak van videoconferenties is Microsoft Skype. Handig om te bellen, chatten en/of videogesprekken te voeren. Skype biedt ook de mogelijkheid tot schermdeling. Handig als je bijvoorbeeld je collega wilt helpen en daarvoor moet meekijken op zijn of haar scherm.

Slack

Een krachtige en erg gebruiksvriendelijke tool is Slack. Robuust en stabiel. Je kan ermee chatten, bellen of videogesprekken houden. Slack kan je niet alleen inzetten onder collega’s, je kan er ook je publiek bij betrekken. Zo kan je een groep opstarten en de gesprekken via verschillende kanalen organiseren. Slack is bovendien een erg handige tool voor het beantwoorden van vragen en het bieden van support. Ten slotte kan je Slack ook koppelen aan andere tools zoals je agenda of to-dolijst. De gratis versie van Slack laat alleen een-op-eengesprekken toe. Non-profitorganisaties kunnen echter gratis de pro-versie aanvragen. Zorg wel dat je via Social Ware een erkenning hebt als non-profitorganisatie.

Zoom

Zoom is een gebruiksvriendelijke tool die je in staat stelt in groep online te vergaderen en webinars te geven. De kwaliteit van het geluid en het beeld is erg goed. De basisversie is gratis. Hiermee kan je ongelimiteerd een-op-eengesprekken voeren en groepsgesprekken tot 100 personen in goede banen leiden.

Whereby

Minder gekend is Whereby. De gratis versie is beperkt tot één gebruiker en één ‘meeting room’. Whereby biedt je ook prima audio- en videokwaliteit.

Jitsi

Jitsi is een open source en privacyvriendelijke tool waarmee je online kan vergaderen (video en audio) en een goed alternatief voor Zoom en Whereby.

Het lijstje tools voor chat- of videogesprekken is uiteraard nog een stuk langer. Denk bijvoorbeeld maar aan Whatsapp, een product van Facebook. Sta je op je privacy, gebruik dan eerder Telegram of Signal. Weet wel dat deze twee laatste beperkter zijn qua mogelijkheden en grootte van de groep.

Video en webinar

Als organisatie wil je blijven voorzien in je dienstverlening. Video is daar een geschikt, populair en heel dankbaar medium voor. Je kan het inzetten:

als een videoboodschap waarbij je enkel een spreker in beeld hebt
als screencast waarbij je uitleg verschaft bij een scherm(en) of een presentatie
als webinar waarbij zowel spreker, presentatie als scherm in beeld kunnen komen en waarbij je interactieve momenten (zoals een poll of chat) kan integreren.

Dat alles kan zowel live als in uitgesteld relais. De meeste tools bieden immers een replaymogelijkheid aan na een live-opname.

Denk je eraan een webinar op te zetten, lees dan zeker onze blog ‘In 7 stappen succesvol een webinar organiseren’.

Platformen

Erg vermeldenswaard is YouTube Live. Een krachtige en eenvoudige tool om live-uitzendingen te maken. Je krijgt geen overdaad aan functionaliteiten: je kan alleen een spreker in beeld brengen en een chatbox activeren. Het delen van een scherm of presentatie is niet mogelijk, net zomin als het opzetten van polls. Je kan wel een live-uitzending plannen in de tijd en na de uitzending is een replay mogelijk.

Wij maken voor onze webinars gebruik van WebinarGeek, maar de lijst van geavanceerde webinartools groeit wekelijks. Om je uiteindelijke keuze te maken, kan je best een aantal criteria hanteren:

kan je live uitzenden waarbij spreker, scherm en/of presentatie in beeld komen?
kan je de registratie, follow-up en evaluatie van je deelnemers organiseren en beheren?
kan je interactie inbouwen (poll, chat, …)?
kan je de replay van de live-uitzending ter beschikking stellen?

Video’s maken

Naast live uitzenden kan je ook video’s maken en deze via je website, YouTube- of Vimeokanaal, Facebook-pagina of Instagram delen. Zo kan je op voorhand een cursus opnemen en in blokjes ter beschikking stellen. Of je kan een schermopname maken om bijvoorbeeld mensen door een toepassing te leiden of om een presentatie te voorzien van een woordje uitleg.

Zo’n video kan je via je webcam opnemen met software die standaard beschikbaar is op je computer. Op Mac kan dat met’Photo Booth’ en op Windows ‘Camera app’.

Een screencast maken op Mac doe je via de toetsenbordcombinatie ‘Shift-Command-5’. Werk je met Windows, dan kan je gebruikmaken van CamStudio, een gratis en opensourceprogramma. Wil je een meer geavanceerd stukje software en heb je geen schrik om even een leercurve op te fietsen, dan kan je OBS (Open Broadcaster Software) gebruiken. Dit is een erg krachtige videosoftware die zowel live-uitzendingen als videorecording toelaat.

Video’s bewerken

Wil je video’s bewerken, dan kan je eenvoudige zaken realiseren met iMovie op Mac of met Movie Maker op Windows. Wil je graag een flink aantal stappen vooruit zetten en beschikken over krachtige videobewerkingsmogelijkheden, gebruik dan DaVinci Resolve. De versie ‘DaVinci Resolve 16’ is gratis, de ‘DaVinci Resolve Studio 16’ is betalend.

Je doet er goed aan je video’s te ondertitelen. Twee tools stellen je in staat om automatisch ondertitels toe te voegen aan je video’s: YouTube Studio en Kapwing. Zo’n automatische transcriptie loopt jammer genoeg niet altijd even vlot of werkt slechts moeizaam omwille van de kwaliteit van het geluid. In dat geval schakel je best over op manuele ondertiteling. Dat kan met YouTube Studio maar Amara is een betere optie.

Beveiliging

Tijden waarin mensen digitaal zoekend zijn en er veel online verkeer is (berichtjes, mails, chats, …), bieden helaas ook heel wat opportuniteiten voor malafide personen die graag geld en gegevens van je willen ontfutselen.

Zorg dus voor veilige wachtwoorden en gebruik een wachtwoordentool zoals Lastpass of Bitwarden. Via dergelijke tools kan je voor al je online applicaties aparte, sterke wachtwoorden beveiligd opslaan. Op deze manier heb je ook steeds online toegang tot al je paswoorden en hoef je er zelf nog maar eentje te onthouden. Als je twijfels hebt of je paswoord wel sterk genoeg is, dan zijn er verschillende sites om na te gaan of je de juiste keuze hebt gemaakt.

Wees waakzaam voor phishing. Phishing is een praktijk waarbij de site of een mail van je bank of andere instelling wordt nagemaakt met de bedoeling je kaartnummer en code te ontfutselen. Mails waarin naar wachtwoorden of pincodes wordt gevraagd zijn sowieso verdacht. Ook vage berichten over offertes, bestellingen of dergelijke die je moet bevestigen, check je best even vooraleer je op bepaalde vragen ingaat. Daarnaast doen er heel wat hoaxes de ronde, zeg maar waarschuwingen voor niet-bestaande dreigingen. Hoaxes willen verwarring zaaien. De makers ervan willen vooral dat je deze berichten verder verspreidt. Niet doen dus.