Beleidsplan: zakelijk deel
Het beleidsplan dat de basis vormt voor de subsidieaanvraag, zal in de toekomst expliciet ook een zakelijk deel bevatten. Het zakelijk deel bevat gegevens die toelaten de werking te beoordelen en te evalueren aan de hand van drie zakelijke beoordelingselementen, geldig zowel voor de landelijke organisaties als voor de regionale organisaties:
- een geïntegreerd zakelijk kwaliteits- en financieel meerjarenbeleid
- de toepassing van principes van goed bestuur
- de afstemming tussen het inhoudelijke en zakelijke deel van het beleidsplan
Naast ‘goed bestuur’ maakt het ‘geïntegreerd zakelijk kwaliteits- en financieel meerjarenbeleid’ de kern uit van dit zakelijk beleid.
Zakelijk beleid
Zakelijk beleid of de bedrijfsvoering gaat over de manier waarop een organisatie wordt bestuurd of beheerd. Dat wil zeggen dat de leiding van de organisatie aandacht moet hebben voor een aantal onderscheiden gebieden en die gebieden ook op elkaar moet afstemmen.
De aandacht voor deze ondersteunende processen staat ten dienste van de realisatie van de missie en organisatiedoelen. We sommen de gebieden op zoals ze in het decreet zijn vermeld, en stellen – louter als voorbeeld – een aantal vragen die in het zakelijk gedeelte van het beleidsplan een antwoord zouden kunnen krijgen:
Management van personeel. Het vast personeel en freelancers vallen hieronder. Je zou zelfs het vrijwilligersbeleid hiertoe kunnen rekenen. Te denken valt aan vragen als: hoe ga je mensen verlonen? Welke groeipaden kan je ze bieden? Hoe ga je de competenties versterken? Hoe verdeel je verantwoordelijkheden? Hoe ga je om met aanwerving of met de leeftijdspiramide?
Organisatie-inrichting en -cultuur. Hoe wordt de werking intern afgestemd? Welke teams en welke functies zijn nodig? Hoe wordt een cultuur van samenwerking, feedback en kwaliteitszorg in leven gehouden? Hoe verzorg je de interne communicatie?
Financiën. Hier gaat het over het verzamelen en interpreteren van financiële gegevens in functie van keuzes die de organisatie financieel gezond houden en die de toekomst van de organisatie waarborgen. Hoe kan je inkomsten en uitgaven op langere termijn in balans houden? Hoe kan je inkomstenbronnen differentiëren en vergroten? Hoe kan je samen met de bestuurders financiële stromen monitoren in functie van de realisatie van strategische en operationele doelstellingen? Hoe ga je om met reservevorming?
Externe communicatie en PR. Hoe kan je de organisatie en de werking bekendmaken? Wat is een verstandig relatiebeheer met ‘klanten’ en stakeholders? Hoe ontwikkel je de relaties met de pers of andere publieke fora?
Huisvesting. Hoe kan je je infrastructuur duurzaam beheren? Hoe kan je ze optimaal afstemmen op de werking? Hoe creëer je een goeie werkplek voor je werknemers? Hoe organiseer je de mobiliteit van en naar de werkplek?
Informatievoorziening en ICT. Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers en vrijwilligers toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben? Hoe zorg je voor een degelijke ICT-infrastructuur? Hoe ondersteun je je mensen in het gebruik van ICT? Hoe zorg je voor een verstandig kennismanagement?
Kwaliteitszorg
In de bedrijfsvoering gaat bijzondere aandacht naar kwaliteitszorg. Dat is een dynamische mix van concepten, technieken en methodieken, gericht op het borgen én het ontwikkelen van de kwaliteit van de werking en de organisatie. Kwaliteitszorg is geen doel maar een hulpmiddel waarmee de organisatie, het management en de medewerkers, zorg dragen voor een voortdurende verbetering van de resultaten.
De keuze van de organisatie voor bepaalde concepten, technieken en modellen van kwaliteitszorg (bv. EFQM, Balanced Scorecard, ISO) is op zich geen punt. Het gaat erom dat de organisatie kan aantonen dat ze bewust en systematisch bezig is met het monitoren van de kwaliteit en ontwikkelen van initiatieven om die kwaliteit voortdurend te verbeteren.
Schaalgrootte en context
Het mag duidelijk zijn dat de schaalgrootte van de organisatie of de specifieke context waarin een organisatie opereert, een grote invloed kan hebben op de manier waarop het zakelijk beleid wordt gevoerd. Personeelsbeleid krijgt een andere vorm en kent andere procedures in een organisatie waar 50 mensen werken dan in een organisatie waar slechts 2 mensen aan de slag zijn.
Een onderbouwd, geïntegreerd beleid zet in op ontwikkeling en verbetering en vertrekt vanuit de eigenheid en specifieke situatie van de organisatie. Die wordt onder meer bepaald door de grootte van de organisatie en structurele of occasionele interne en externe factoren.
Bij de beoordeling van het zakelijk beleid van de organisatie wordt dus rekening gehouden met elementen als de schaal van de organisatie, haar werking in de regio, interne veranderingen (bijvoorbeeld een nieuwe directeur) en externe elementen (bijvoorbeeld besparingen of wijzigende omgevingsfactoren).
Afstemming
In het nieuwe decreet komt er nadruk te liggen op de relatie – en vooral de sterke afstemming – tussen het zakelijke en het inhoudelijke deel van het beleidsplan.
Het verhaal moet in zijn geheel kloppen: de missie en de strategische doelstellingen moeten in een logische relatie staan met de omgevingsanalyse. De keuze voor de invulling van de sociaal-culturele rollen en de eigen functiemix moet logisch te verantwoorden zijn vanuit die missie en strategische doelen. De operationele doelstellingen moeten gericht zijn op het realiseren van een impact die bijdraagt aan de missie van de organisatie. En het zakelijk beleid moet zichtbaar verbonden zijn met zowel missie, als alle keuzes die gemaakt zijn in functie van strategische doelen, rollen, functiemix en operationele doelstellingen.
Die coherentie komt in het derde zakelijke beoordelingselement aan bod. Om daarin te slagen, zal de organisatie zowel bij het opmaken van het beleidsplan als bij de realisatie ervan, voortdurend zorg moeten dragen voor een heldere afstemming tussen inhoudelijke doelen en de ontwikkeling van het zakelijk beleid.
RADAR
Radar is een tool waarmee je je zakelijk en inhoudelijk beleid op elkaar kan afstemmen. De website radar.socius.be brengt alle aandachtsgebieden waar jouw zakelijk beleid rechtstreeks betrekking op heeft, in beeld. Door je missie, doelen, activiteiten en interne of externe factoren aan deze gebieden af te toetsen, wordt duidelijk rond welke aandachtsgebieden je verder zakelijk beleid moet voeren en hoe je deze zakelijke keuzes in het kader van het beleidsplan kan verantwoorden.