Kerngegevens en cijfers
Het nieuwe decreet hanteert een meer kwalitatieve benadering van sociaal-culturele volwassenenorganisaties en hun werking, en legt de klemtoon op zelfsturing. Organisaties moeten dus niet langer voldoen aan kwantitatieve normen. Ze zijn zelf verantwoordelijk voor de manier waarop ze hun missie waarmaken, hoe ze vormgeven aan hun werking en praktijken, welke accenten ze leggen en hoe ze evolueren. In ruil voor de toegekende middelen verwacht de overheid dat elke organisatie helder verantwoordt hoe ze die middelen inzet om vanuit haar missie en doelen te komen tot praktijken die bijdragen tot de doelstellingen van het decreet.
Toch blijven kwantitatieve gegevens belangrijk. Ze geven immers een beeld van de omvang en de resultaten van de werking van je organisatie, zowel inhoudelijk als zakelijk. Kerngegevens en cijfers zullen ook gebruikt worden bij de beoordeling van je subsidieaanvraag door de beoordelingscommissie én bij de evaluatie van je organisatie door de visitatiecommissie. Ze vormen dus een belangrijk onderdeel van je subsidieaanvraag en je rapportering.
Concreet gaat het over drie groepen van gegevens:
- Kerngegevens en cijfers over de werking van je organisatie
- Kerngegevens en cijfers over de financiën
- Kerngegevens en cijfers over het personeel
Subsidieaanvraag
De subsidieaanvraag omvat onder meer het beleidsplan, dat op zijn beurt uit een aantal onderdelen bestaat. Welke onderdelen dat zijn, vind je terug in artikel 9 (voor landelijke organisaties) en in artikel 34 (voor regionale organisaties) van het decreet. Voor beide soorten organisaties vermeldt de opsomming na het inhoudelijke en het zakelijke deel op de derde plaats:
“Het beleidsplan omvat (…) de omvang en resultaten van de werking, namelijk:
- kerngegevens en cijfers over de financiën voor het tweede en derde jaar van de lopende beleidsperiode;
- kerngegevens en cijfers over het personeel voor het derde en vierde jaar van de lopende beleidsperiode;
- kerngegevens en cijfers over de werking voor het derde en vierde jaar van de lopende beleidsperiode;”
Dossiers van landelijke organisaties worden pas ontvankelijk beschouwd als ze een sociaal-culturele werking kunnen aantonen van minstens twee jaar onmiddellijk voorafgaand aan hun subsidieaanvraag. Dat wil zeggen in het jaar van de aanvraag en in het jaar daarvoor (artikel 8, 6° van het decreet). De werking kan je met je kerngegevens en cijfers aantonen.
Met de gegevens over het personeel kan je bewijzen dat je organisatie voldoet aan de ontvankelijkheidsvoorwaarde over de betaalde beroepskrachten (artikel 8, 4° van het decreet). Je moet beschikken over minstens één voltijds equivalent personeelslid of de intentie hebben om binnen de drie maanden na het begin van de beleidsperiode één voltijds equivalent personeelslid aan te werven.
Ook nieuwe organisaties moeten in hun beleidsplan cijfers en gegevens aanleveren waarmee ze een sociaal-culturele werking aantonen van minstens twee jaar onmiddellijk voorafgaand aan de subsidieaanvraag (artikel 9, §2 van het decreet). Het gaat om:
- Kerngegevens en cijfers over de financiën voor de twee jaar onmiddellijk voorafgaand aan de aanvraag.
- Kerngegevens en cijfers over de werking voor de twee jaar onmiddellijk voorafgaand aan de aanvraag.
- Desgevallend kerngegevens en cijfers over het personeel voor de twee jaar onmiddellijk voorafgaand aan de aanvraag.
Rapportering
Sociaal-culturele organisaties die subsidies ontvangen via het nieuwe decreet, moeten voldoen aan een aantal verplichtingen waaronder het aanleveren van kerngegevens en cijfers (artikel 48 §1 van het decreet). In het derde jaar van de beleidsperiode moet je een voortgangsrapport indienen, en jaarlijks moet je ook een aantal gegevens bezorgen aan de overheid. Deze verplichtingen gelden zowel voor de landelijke als voor de regionale organisaties.
Het voortgangsrapport
Artikel 45 van het uitvoeringsbesluit bepaalt wat het voortgangsrapport moet omvatten. Op de eerste plaats geef je een stand van zaken over de realisatie van je beleidsplan: hoe heeft je organisatie in de voorbije twee jaar dit beleidsplan in de praktijk omgezet en wat zijn haar plannen voor de resterende jaren van de beleidsperiode? Daarnaast beschrijf je ook hoe jouw organisatie elk beoordelingselement invult.
Het derde luik bestaat uit de kerngegevens en cijfers waarmee je een beeld geeft van de omvang en de resultaten van de werking van je organisatie. Deze gegevens zijn nuttig om de twee ‘inhoudelijke’ luiken van het voortgangsrapport te staven. Het gaat om drie groepen gegevens:
- Kerngegevens en cijfers over de financiën voor het eerste jaar van de beleidsperiode.
- Kerngegevens en cijfers over het personeel voor het eerste en tweede jaar van de beleidsperiode.
- Kerngegevens en cijfers over de werking voor het eerste en tweede jaar van de beleidsperiode.
De jaarlijkse rapportering
De verplichting om jaarlijks een aantal gegevens aan de overheid te bezorgen, ligt in de lijn van het huidige decreet. Het gaat om twee soorten gegevens. Gegevens over de financiën en over de werking. Artikel 46 van het uitvoeringsbesluit omschrijft die als volgt:
“De sociaal-culturele volwassenenorganisatie bezorgt jaarlijks voor 1 april van het jaar dat volgt op het jaar waarvoor de subsidie is toegekend:
1) een financieel verslag dat bestaat uit:
- een afrekening, een begroting en een balans conform het model, vermeld in artikel 55;
- het verslag van een erkende accountant of bedrijfsrevisor die niet betrokken is bij de dagelijkse werking van de organisatie, met commentaar bij de waarheidsgetrouwe weergave van de afrekening en de balans;
- een overzicht van de individuele bezoldigingen, waarin de totale loonkost en per werknemer vermeld worden;
2) een lijst met beleidsrelevante gegevens die wordt aangeleverd via een webapplicatie.”
Als jouw organisatie naast de werking waarvoor ze subsidies ontvangt, ook nog andere activiteiten opzet, moet je aan het financieel verslag een aparte afrekening toevoegen over de werking waarvoor je subsidies ontvangt in het kader van het decreet.
Beleidsrelevante gegevens zijn gegevens over de werking die je jaarlijks moet aanleveren via de webtoepassing Sisca. Deze toepassing wordt aangepast aan het huidige decreet.
Beoordelingselementen
Zowel in de subsidieaanvraag (artikel 2 uitvoeringsbesluit) als in het voortgangsrapport (artikel 45 uitvoeringsbesluit) moet je de wijze beschrijven waarop jouw organisatie invulling geeft aan de beoordelingselementen. Hoe je deze beschrijving kan staven met kerngegevens en cijfers, kan je voor een aantal beoordelingselementen afleiden uit hun vertaling naar beoordelings- en evaluatiecriteria in het uitvoeringsbesluit.
Inhoudelijke beoordelingselementen
Het eerste beoordelingselement gaat over de manier waarop je organisatie vanuit haar missie en visie bijdraagt aan het doel van het decreet. Met werkingsgegevens en resultaten toon je aan dat je organisatie effectief bijdraagt aan de emancipatie van mensen en groepen en aan de versterking van een democratische, duurzame, inclusieve en solidaire samenleving.
Hoe staan de missie en visie van jouw organisatie in relatie tot de actuele maatschappelijke context zoals je die omschreven hebt? Voor het tweede beoordelingselement toon je met werkingsgegevens aan rond welke maatschappelijke uitdagingen je organisatie effectief werkt, hoe deze werking vorm krijgt en welke resultaten ze bereikt.
Hoe maakt jouw organisatie de drie sociaal-culturele rollen waar? Ook de invulling van het derde beoordelingselement staaf je met werkingsgegevens.
Werkingsgegevens voor het vierde beoordelingselement tonen aan op welke manier jullie voortgang boeken in het realiseren van de operationele doelstellingen en de daaraan verbonden acties.
Voor het vijfde beoordelingselement moet je de keuze van je organisatie voor minstens twee sociaal-culturele functies verduidelijken. Met je werkingsgegevens geef je een beeld van de wijze waarop jouw organisatie de gekozen functiemix en de afzonderlijke functies in de praktijk brengt en tot welke resultaten dit leidt.
Het zesde beoordelingselement houdt in dat je als organisatie met een landelijke werking een werking ontplooit met een relevantie en uitstraling voor het Nederlandse taalgebied en het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad, of in het Nederlandse taalgebied. Dit toon je aan met kerngegevens en cijfers over de aanwezigheid, de zichtbaarheid, het bereik en/of het effect van de werking van je organisatie.
Beoordelingselement zeven bepaalt dat de gesubsidieerde werking van je organisatie zich grotendeels moet afspelen in de vrije tijd. Als organisatie staaf je aan de hand van kerngegevens en cijfers met betrekking tot de financiën, het personeel en de werking dat de gesubsidieerde werking zich effectief voornamelijk binnen de vrije tijd afspeelt. Daarnaast moet je ook aantonen welk gedeelte van de werking zich buiten de vrije tijd afspeelt, wat de omvang van deze werking is en hoe je organisatie dit verantwoordt vanuit haar missie en visie.
Voor het achtste beoordelingselement toon je met gegevens en cijfers aan wat het publieksbereik is van jouw organisatie of, indien jouw organisatie ervoor koos om een werking naar kansengroepen te ontplooien, wat het bereik van die kansengroepen is.
Met gegevens over vrijwilligers, hun positie en hun inzet in de organisatie toon je aan op welke manier je in het kader van het negende beoordelingselement het vrijwilligersbeleid waarmaakt.
Zakelijke beoordelingselementen
Voor het eerste zakelijke beoordelingselement, een geïntegreerd zakelijk kwaliteits- en financieel meerjarenbeleid, vermeldt het uitvoeringsbesluit in artikel 24 onder meer het volgende:
“(…) c) de organisatie is transparant over haar financiële situatie, de genomen maatregelen in het kader van haar financiële meerjarenbeleid en de effecten ervan;
d) de organisatie legt financiële afrekeningen van de voorbije twee begrotingsjaren voor en maakt een prognose van de evolutie van haar financiële situatie voor de komende begrotingsjaren tijdens de beleidsperiode;”
Beoordelingselementen voor de regionale organisaties
Voor regionale organisaties is het meeste wat hierboven vermeld werd, eveneens van toepassing. De beoordelingselementen – en dus ook de invulling ervan – wijken echter op twee punten af.
Organisaties met een regionale werking moeten de vier sociaal-culturele functies realiseren. Voor de invulling van het vijfde beoordelingselement moet jouw organisatie dus met werkingsgegevens aantonen hoe ze de vier functies in de praktijk bracht, welke resultaten ze boekte en wat haar ambities zijn voor de toekomst.
Ook het zesde beoordelingselement is anders. De organisatie moet een werking ontplooien met een relevantie en uitstraling voor de regio in kwestie, afgestemd op de culturele en maatschappelijke context van de regio en complementair aan de werking van andere spelers in die regio. In een regionale contextanalyse expliciteer je welke maatschappelijke ontwikkelingen relevant zijn voor jouw regio, je toont aan en verantwoordt hoe jouw organisatie in haar werking daar specifiek op inspeelt en wat de resultaten zijn. Tevens staaf je de relevantie en uitstraling van je organisatie in de regio aan de hand van kerngegevens en cijfers over haar aanwezigheid, zichtbaarheid, bereik en effect van haar werking.