Stap 1: Plan van aanpak

1. Opzet van het planningsproces
2. Samenstelling van het beleidsplanningsteam
3. Informeren en betrekken van stakeholders

1. Opzet van het planningsproces

Door een kwaliteitsvolle participatie wordt het resultaat van je beleidsplanningsproces sterker en meer gedragen. Daarom is het nodig om vooraf goede afspraken te maken. Uiteindelijk hebben de bestuursorganen het laatste woord in dit proces en keuren zij de richting goed waarin de organisatie evolueert en de plannen die daartoe moeten bijdragen.

Omdat een beleidsplanningsproces voor alle geledingen van de organisatie intens kan zijn, zijn duidelijke afspraken vooraf cruciaal (zoals mandaten, middelen, timing, werkwijze, taakbelasting, enz.). Hoe strak of flexibel er met deze afspraken wordt omgegaan wordt, is afhankelijk van de organisatiecultuur. Het is in elk geval aangewezen dat ze door het bestuur worden gevalideerd. Zo kunnen ze als leidraad dienen voor iedereen die betrokken is bij het proces.

2. Samenstelling beleidsplanningsteam

Het is belangrijk om alle interne en externe stakeholders bij het beleidsplanningsproces te betrekken, afhankelijk van hun belang voor de werking en haalbaarheid van het proces.

Het gebruik van een planningsteam kan zorgen voor een doordachte sturing van het proces en zorgt ervoor dat iedereen betrokken blijft. Het team bereidt het proces voor, hakt knopen door en levert op cruciale momenten de nodige informatie aan. Kortom, het planningsteam zit aan het stuur. Dit betekent niet dat het planningsteam het mandaat heeft om de beleidskeuzes te maken. Dat blijft een bevoegdheid van het bestuur.  

Wil je snel gaan, ga alleen. Wil je ver komen, ga samen.
(Afrikaans spreekwoord)

Door gebruik te maken van de collectieve intelligentie en wijsheid, voelen meer mensen zich verantwoordelijk voor het proces en worden ze bondgenoten in het maken van de beleidskeuzes en bij de realisatie van de plannen. 

Het mandaat en de verantwoordelijkheden van het team

Goede afspraken, maken goede vrienden. Het planningsteam moet over een duidelijk mandaat beschikken, dat de verschillende verantwoordelijkheden van het team omvat:

• Het planningsteam kadert het proces en schept duidelijkheid over het doel ervan bij anderen.
• Het planningsteam legt de planning en de strategie van het proces vast en volgt die op na goedkeuring door het bestuur.
• Het planningsteam doet aanbevelingen over de taakverdeling en betrokkenheid bij het proces, de besluitvormingsmomenten en wie hiervoor verantwoordelijk is. Na goedkeuring door het bestuur volgt het team deze aanbevelingen op.
• Het planningsteam organiseert de communicatie en samenwerking met het bestuur tijdens het proces.
• …

Als er besloten wordt om een klankbordgroep van eindgebruikers te raadplegen, is het belangrijk om goede afspraken hierover te maken vanuit het planningsteam.

In complexe organisaties kan het nuttig zijn om vooraf duidelijke afspraken over betrokkenheid te maken en deze helder en transparant te maken voor iedereen. Het RACI-model (Responsible – Accountable – Consulted – Informed) kan hierbij als leidraad dienen.

De samenstelling van het team

• Grootte: afhankelijk van de grootte en de complexiteit van de organisatie bestaat het planningsteam uit vier tot tien personen.
• Strategische keuze: bij het samenstellen van het team is het belangrijk om rekening te houden met de organisatiecultuur, machtsverhoudingen … Het is strategisch verstandig om bijvoorbeeld een informele leider in het team op te nemen, die vervolgens kan optreden als ambassadeur tijdens de uitvoering van het plan.
• Expertise rond beleidsplanningsproces: een van de leden van het planningsteam moet expertise hebben in het beleidsplanningsproces. Als dit niet het geval is, kan iemand binnen de groep deze kennis opdoen. Het kan ook een optie zijn om externe expertise in te schakelen voor procesbegeleiding.
• Diversiteit: diversiteit in het team is belangrijk. Het is goed om te streven naar een mix van verschillende profielen en persoonlijkheden, zoals strategische denkers en actiegerichte mensen, en ervaren en minder ervaren teamleden. Verschillende personeelscategorieën moeten zich in de samenstelling van het team kunnen herkennen.
• Bestuur: ten minste één bestuurder moet deelnemen aan het planningsteam. Deze persoon is belangrijk voor de communicatie met de bestuursorganen en het creëren van draagvlak voor het plan. 

De werking van het team

• Voorzitterschap: stel iemand aan die bekwaam is als voorzitter van het planningsteam. Goed geleide vergaderingen zijn essentieel voor kwalitatieve besluitvorming.
• Verslaggeving en rapportage: zorg voor degelijke verslaggeving en opvolging, zodat informatie zorgvuldig doorstroomt naar alle geledingen van de organisatie. Schakel daarvoor iemand met de nodige competenties in.
• Volwassen dialoog: in het planningsteam moet er ruimte zijn voor een volwassen dialoog waarbij verschillende invalshoeken aan bod komen en meningsverschillen worden uitgepraat. Het algemeen belang staat hierbij centraal, zowel op procesmatig als inhoudelijk vlak.

3. Informeren en betrekken van stakeholders

Om je beleidsplanningsproces succesvol af te ronden en te komen tot gedragen beleidskeuzes is het erg belangrijk dat je inzet op de participatie van – en de aandacht voor – je stakeholders.

Stakeholders kunnen in verschillende vormen voorkomen, van formele organisaties tot individuen en informele groepen. Ze hebben allemaal gemeen dat ze de organisatie kunnen beïnvloeden of erdoor beïnvloed kunnen worden.

Interne stakeholders zijn bijvoorbeeld medewerkers, bestuursleden en vrijwilligers, terwijl externe stakeholders deelnemers aan je aanbod, concullega’s, buurtwerking, lokale besturen … kunnen zijn.

Stakeholders zijn belangrijk voor het bepalen van de huidige status van de organisatie en voor het formuleren van toekomstige beleidslijnen. Hun inbreng is essentieel voor het bepalen van beleidsuitdagingen en de doelen die daaruit voortvloeien. Bovendien vormen hun aspiraties een brandstof voor het draagvlak tijdens het beleidsproces en de -uitvoering.

Het is daarom cruciaal om vanaf het begin van het proces met de stakeholders te communiceren en hen te betrekken. Een correcte identificatie en analyse van stakeholders is de basis voor kwalitatieve betrokkenheid.

Identificeer stakeholders

Om stakeholders te identificeren, is het belangrijk om het proces goed te plannen en ervoor te zorgen dat de juiste mensen betrokken zijn. Beperk je hierbij niet tot de leden van het planningsteam.

Bepaal de scope van de oefening door de focus en grenzen aan te geven en begin met het in kaart brengen van belanghebbenden. Een brainstormsessie kan hierbij helpen, waarbij iedereen individueel stakeholders kan opnoemen en je vervolgens in groep kan ordenen en aanvullen. Om de brainstormsessie te leiden, kan je inspiratie halen uit het document ‘Hulpvragen voor stakeholdersidentificatie’.

Analyseer en prioriteer de stakeholders

Om je prioritaire stakeholders te identificeren, moet je bepalen wiens stem je zeker moet horen en wie als ‘nice to have’ wordt beschouwd. Door een snelle analyse van de stakeholders krijg je inzicht in de beste manier om ze te benaderen en de mate waarin je ze bij het proces wil betrekken.

Om dit te bereiken, kan je jezelf enkele vragen stellen. Wat valt op bij het analyseren van de lijst stakeholders? Wat wil je verder onderzoeken? Wat is de beste strategie om elke stakeholder te bereiken? Waar verwacht je tegenstand en in welke vorm? Waar/van wie verwacht je bondgenootschap? …

Het resultaat van de stakeholdersanalyse kan een belangrijke rol spelen bij het maken van latere keuzes voor netwerken en samenwerking. Het kan ook helpen bij het opstellen van een maatschappelijke contextanalyse en het inschatten van de rol van verschillende actoren uit jouw omgeving.

Bepaal een communicatiestrategie

Gebruik de analyse van de kenmerken van je stakeholders en je verwachtingen om een communicatiestrategie te bepalen. Het onderstaande schema kan je helpen bij het managen van de betrokkenheid van stakeholders.

Soort interactie	Doel	Wanneer	Hoe
Informatieverstrekking Geef informatie zonder een mening te vragen, bijvoorbeeld door je achterban in een nieuwsbrief te informeren dat de organisatie de komende maanden bezig zal zijn met het schrijven van een nieuw beleidsplan, zonder verdere toelichting.
Informatieverzameling Verzamel informatie van stakeholders zonder dat ze actief invloed kunnen uitoefenen op het proces, bijvoorbeeld door middel van een enquête om te peilen naar de onderwerpen die bij hen spelen.
Consultatie Stakeholders hebben inspraak in het proces en hun feedback kan leiden tot aanpassingen in de plannen, maar de eindbeslissing blijft bij degenen die het proces leiden. Bijvoorbeeld: feedback vragen op het doelenkader dat opgesteld werd door het planningsteam.
Begrensde dialoog Lijkt op consultatie met dat verschil dat je hier een draagvlak probeert te realiseren. Via een workshop kan je bijvoorbeeld input verzamelen en draagvlak creëren voor een nieuw thema waarop je wil inzetten.
Open dialoog Bij een open dialoog bepalen alle betrokken stakeholders samen de agenda en het verloop. Eigenaarschap is hierbij de sleutel. Bijvoorbeeld: samenwerking binnen het planningsteam en het bestuursorgaan tijdens het proces.

Maak een stappenplan op

Een goed stappenplan helpt om je beleidsplanningsproces tot een goed einde te brengen. Breng alle stappen in een eenvoudig bestand samen dat de volgende informatie bevat:

• Item: beschrijving van de stap. Waar gaat het over?
• Beoogde outcome: het gewenste resultaat dat je in een bepaalde fase wil bereiken. Bijvoorbeeld een lijst met stakeholders, een synthese van gesprekken met stakeholders, een lijst met mogelijke beleidsuitdagingen, enz.
• Aanpak: hoe pakken we deze stap aan?
• Wie: wie is ervoor verantwoordelijk, wie is erbij betrokken en in welke rol?
• Timing: wanneer moet de stap uitgevoerd zijn?
• Opvolging: hoe kunnen we zien dat een stap is afgerond?

Dit sjabloon helpt je om een stappenplan op te stellen en op te volgen.