Stap 5: Doelen formuleren

  1. Strategische doelen
  2. Operationele doelen

Het formuleren van strategische en operationele doelen vormt het kloppende hart van het beleidsplanningsproces en is een cruciaal moment in de inhoudelijke werking van een organisatie. Doelen zijn namelijk de basis voor het beleid en het dagelijkse werk en bieden een richtinggevend referentiekader voor iedereen die betrokken is bij de werking, maar zeker voor het personeel.

De doelstellingen beschrijven wat de organisatie wil, kan en zal bereiken in de komende beleidsperiode en zijn gericht op het resultaat in plaats van de wijze waarop dit resultaat wordt behaald. Zoals de bekende quote luidt: “Een doelstelling is een formulering van een gewenste situatie of verandering, gepreciseerd met gewenste effecten en/of gewenste output, outcome en impact.”

Er zijn twee soorten doelen: strategische doelen en operationele doelen.

1. Strategische doelen

De strategische doelstellingen vloeien voort uit de beleidskeuzes en zijn sterk verweven met de missie en visie van de organisatie. Ze zijn een concrete vertaling van de beleidskeuzes en geven antwoord op de vraag: “Wat wil de organisatie op (middel)lange termijn (bijv. de beleidsperiode) in de samenleving hebben veranderd?”

Strategische doelstellingen worden het best retrospectief geformuleerd, alsof de organisatie al aan het einde van de beleidsperiode staat en terugkijkt op haar verwezenlijkingen. Kortom, strategische doelstellingen zijn altijd gericht op de buitenwereld – namelijk de veranderingen die de organisatie wil realiseren in de samenleving.

Idealiter voldoet een strategische doelstelling aan de volgende criteria:

  • De doelstelling is nauw verbonden met de missie en visie van de organisatie.
  • Ze is gebaseerd op de bevindingen uit de gegevensanalyse (SWOART, SWOT, enz.) en de beleidskeuzes.
  • Het realiseren van de doelstelling vereist interventies op meerdere niveaus.
  • Het realiseren ervan neemt meerdere jaren (i.e. de beleidsperiode) in beslag.

Het formuleren van strategische doelstellingen is een belangrijke taak van het planningsteam. Ervaring leert dat dit het vlotst verloopt wanneer iemand binnen het planningsteam de verantwoordelijkheid neemt om een voorzet van formulering uit te werken.

Vanwege de duur van de beleidsperiode is het vaak moeilijk en weinig zinvol om strategische doelstellingen SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden) te formuleren. Er zijn te veel onvoorspelbare factoren die in deze periode kunnen veranderen, waardoor het moeilijk is om de uitkomst van de interventies zo precies te bepalen.

Hoe leg je je strategische doelstellingen vast en over hoeveel moet je er beschikken:

  • Strategische doelstellingen richten zich op het bereiken van het doel, niet op de middelen.
  • Ze geven op een overkoepelend niveau aan hoe je in de komende beleidsperiode naar het verwezenlijken van de missie streeft.
  • Ze zijn retrospectief geformuleerd vanuit de toekomst, alsof de doelstellingen al zijn behaald.
  • Ze vormen de basis van het beleid en fungeren als referentiekader voor het dagelijkse werk.
  • Ze vormen de toetssteen bij je voortgangsrapportage.

Het planningsteam stelt strategische doelstellingen voor aan het bestuur. Je kan deze voorstellen ook laten bekijken door prioritaire stakeholders.
De inspraak van stafleden en andere stakeholders kan het draagvlak voor het beleidsplan alleen maar vergroten. Op basis van hun input kunnen doelstellingen eventueel nog worden bijgesteld. In deze fase is het aan te raden om de doelstellingen toe te lichten aan de hand van de beleidskeuzes en het proces dat daartoe heeft geleid.

Wat is het optimale aantal strategische doelen? Het antwoord is afhankelijk van de specifieke situatie van de organisatie. Wat kan de organisatie aan? Hoeveel operationele doelen zullen er uit de strategische doelen voortvloeien?

2. Operationele doelen

De managementliteratuur benadrukt dat elke operationele doelstelling volgens het ‘SMART’-principe moet geformuleerd zijn. Wij stellen echter vast dat het SMART-idee niet altijd praktisch toepasbaar is voor het beleidsplanningsproces van missiegedreven organisaties. Het schrijven van een beleidsplan strekt zich namelijk uit over meerdere jaren, soms wel 5 jaar! Gedurende die tijd kunnen er zoveel veranderingen plaatsvinden dat een SMART-doelstelling na 2 of 3 jaar volledig achterhaald kan zijn. Daarom presenteren we een alternatief.

Operationele doelstellingen zijn een concretere vertaling van de strategische doelstellingen. Ze beschrijven wat de organisatie moet bereiken om het overkoepelende strategische doel te verwezenlijken en geven richting aan de praktische uitvoering. Ook operationele doelstellingen moeten retrospectief geformuleerd worden, alsof de organisatie terugkijkt op haar realisaties. Je formuleert ze dus vanuit je eigen realiteit.

Operationele doelstellingen zijn gericht op een meer gedetailleerd beleidsniveau dat binnen het bereiken van het overkoepelende strategische doel past. Heb je vier operationele doelstellingen geformuleerd onder een strategisch doel, dan betekent het bereiken van deze vier doelen dat ook het strategische doel is behaald.

Enkele criteria voor operationele doelstellingen zijn:

  • Ze dienen ter uitvoering van een strategische doelstelling.
  • Het bereiken van de operationele doelstelling draagt bij aan het realiseren van de strategische doelstelling.
  • Het bereiken van de operationele doelstelling vraagt interventies op verschillende niveaus/onderdelen binnen de organisatie.

Operationele doelstellingen moeten nog concreter geformuleerd worden dan strategische doelstellingen, omdat ze specifieker aangeven welke resultaten de organisatie wil behalen. Zo schetsen ze een aantal duidelijke krijtlijnen voor de concrete werking die de organisatie de volgende jaren zal uitrollen.

Het is belangrijk om de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het behalen van de operationele doelstellingen te betrekken bij de formulering. Zij zijn goed geplaatst om te oordelen of de doelstellingen realistisch zijn.

Meestal wordt een verdere en gedetailleerdere concretisering van doelstellingen jaarlijks uitgevoerd tijdens planningsmomenten. Op dat moment krijgen de meeste doelstellingen een meer concrete invulling (SMART geformuleerd).

Formuleren

Een goed geformuleerd doel is gericht op verandering, duidelijk, concreet en herkenbaar. Het verwoordt duidelijk de verandering die je voor ogen hebt en laat geen ruimte voor misinterpretatie. Hier bieden we een suggestie om werkbare operationele doelen te formuleren tijdens jouw beleidsplanningsproces.

Probeer ze zo te formuleren dat ze:

  1. Bijdragen aan je strategische doelstelling(en)
  2. Helder zijn
  3. Haalbaar zijn
  4. Operationaliseerbaar zijn
  5. Opvolgbaar zijn

Bijdragen aan je strategische doelstelling(en)

Als concrete vertaling ervan, moet elke operationeel doel duidelijk een bijdrage leveren aan de realisatie van het strategische doel waaronder het valt. De relatie tussen het strategische en het operationele doel moet logisch te verklaren zijn.

Helder zijn

Een operationele doelstelling moet helder zijn. Het moet voor iedereen duidelijk zijn wat het specifieke doel beoogt en er moet een gemeenschappelijk begrip van zijn. Er mag geen ruimte zijn voor dubbelzinnigheid.

Haalbaar zijn

Operationele doelstellingen formuleren een gewenste toekomstige situatie die haalbaar en realiseerbaar is. Dit betekent dat het doel realistisch is en binnen het tijdsbestek van het beleidsplan, alsook binnen de beschikbare tijd, middelen, personele inzet en invloedssferen van de organisatie gerealiseerd kan worden.

Operationaliseerbaar zijn

Operationele doelen moeten een duidelijk kader bieden voor volgende jaarplanningen, waar interventies en acties worden geconcretiseerd en uitgewerkt om zo bij te dragen aan het bereiken van de overkoepelende strategische doelstellingen.

Opvolgbaar zijn

Operationele doelen zijn zo geformuleerd dat op een gegeven moment kan worden vastgesteld dat ze zijn behaald. De gewenste situaties moeten dus in zekere mate verifieerbaar zijn. Dit kan bijvoorbeeld via prestatie- en/of resultaatsindicatoren, streefwaarden, tussentijdse doelen of mijlpalen … Zo kan je gaandeweg bij de realisatie van je beleidsplan aantonen in welke mate de doelstelling is bereikt.

Zakelijke implicaties

Hou bij het formuleren van doelstellingen ook rekening met de zakelijke implicaties ervan. Denk bijvoorbeeld na over de investeringen die nodig zijn, zoals het inschakelen van een communicatiebureau of het opzetten van een campagnewebsite, als het doel is om een geïnformeerd publiek te bereiken. Zorg dus voor een initiële toewijzing van personeel en middelen aan elke doelstelling. Je brengt deze zakelijke implicaties ook in beeld om te zien of de geformuleerde doelstellingen haalbaar zijn.

Neem de meetbaarheid en toetsbaarheid mee in de operationele uitwerking van je jaarplannen. Daar moeten de doelstellingen wel SMART zijn, omdat je dan immers beschikt over voldoende informatie en context.

Voor organisaties die actief zijn binnen het decreet sociaal-cultureel volwassenenwerk is dit het moment om zich te verhouden tot/keuze te maken rond de rollen en functies. Je vindt hiervoor waardevolle inzichten terug in de toolbox ‘Rollen en functies’.

  • Let op voor de veelvoorkomende valkuil van het formuleren van strategische doelen die betrekking hebben op de eigen werking (bijv. het verbeteren van de interne communicatie). Strategische doelen moeten naar buiten gericht zijn en gaan over de veranderingen die je in de samenleving wil realiseren.
  • Een andere veelvoorkomende fout is het terugbrengen van doelstellingen tot een beschrijving van ‘hoe’ de organisatie wil werken. Deze fout resulteert in het formuleren van een waslijst van acties die als doelen worden bestempeld.
  • Je vindt hier enkele voorbeelden van strategische doelstellingen uit het sociaal-culturele werkveld.
Scroll naar top