Stap 8: Goedkeuring beleidsplan
Je hebt al een hele weg afgelegd en de finale beslissingen en goedkeuringen komen in zicht. Laten we teruggrijpen naar de afspraken die aan het begin van het proces zijn gemaakt rond goedkeuring: wie beslist over welk onderdeel en wanneer? Wat vaststaat, is dat het bestuur verantwoordelijk is voor de uiteindelijke goedkeuring van het plan. Een algemene vergadering is de juiste plek om dat te doen.
Nu is het moment aangebroken om al het voorbereidende werk op een coherente manier samen te brengen in een document (i.e. redactie van jouw plan) en het aan een laatste toets te onderwerpen.
1. Redactieproces
Het planningsteam zorgt voor een grondige verwerking van al het belangrijke materiaal. In de praktijk verdeel je het schrijfwerk onder verschillende mensen op basis van hun deskundigheid (medewerkers, bestuursvrijwilliger …).
Je werkt het best met één eindredacteur. In de praktijk is dat meestal de directeur of een beleidsmedewerker. In sommige gevallen, vooral bij jonge organisaties, zien we dat die taak soms door een bestuurder opgenomen wordt.
Stel een diverse leesgroep samen om feedback te geven op de voorlopige versies (zowel op delen als op het geheel) en om alles na te kijken op coherentie. Vraag ook feedback over de vorm, inhoud en samenhang aan ten minste één andere persoon die niet direct betrokken was bij het proces.
De globale voorlopige versie van je plan leg je voor aan het team en het planningsteam voor extra feedback. Daarna wordt het document besproken en van een terugkoppeling voorzien door het bestuursorgaan.
Na de verwerking van alle feedback leg je het document ter goedkeuring voor aan zowel het bestuursorgaan als de Algemene Vergadering. De versie die wordt goedgekeurd tijdens de Algemene Vergadering is je definitieve plan.
2. Redactietips
Er zijn een aantal onderdelen die je minimaal in je beleidsplan moet opnemen:
- missie en visie
- SWOT-analyse en beleidsuitdagingen
- strategische en operationele doelstellingen
- beschrijving van de kernactiviteiten om je doelstellingen te bereiken
- zakelijk en financieel gedeelte (inclusief personeelsplan, meerjarenbegroting …)
- korte beschrijving van het beleidsplanningsproces
- …
Om de leesbaarheid van je beleidsplan te vergroten, zorg je best voor een inhoudstafel en leeswijzer. Let er ook op dat de structuur van je plan logisch en overzichtelijk is.
Gebruik enkele voorbeelden om je verhaal tastbaar te maken en vergeet niet dat je beleidsplan een strategisch document is dat projecties maakt die zich over enkele jaren uitspreiden. Maak je plan daarom niet te lang en verlies je niet in details.
3. Toetsing
Zodra er een voorlopige versie gereed is, moet er een controle plaatsvinden om te verifiëren of het document echt een weergave is van wat er tijdens het proces is besloten.
Bij deze toetsing verdienen de volgende aspecten extra aandacht:
- Zijn onze missie en visie duidelijk geformuleerd?
- Vormen de beleidskeuzes een duidelijk antwoord op de uitdagingen?
- Zijn de doelstellingen helder geformuleerd en sluiten ze aan bij onze missie en visie?
- Zijn de kernactiviteiten om onze plannen te realiseren duidelijk beschreven?
- Sluiten bovengenoemde aspecten coherent aan bij wat er is vastgesteld in de contextanalyse?
- Hebben we de financiële en zakelijke implicaties van de inhoudelijke keuzes duidelijk in kaart gebracht en zijn ze realistisch?
- Straalt ons plan ambitie en coherentie uit?
- …
4. Procesevaluatie
In deze fase voorzie je een zelfevaluatie van de kwaliteit van het beleidsplanningsproces. Voer die minstens bij het personeel en het bestuur uit, in sommige gevallen ook bij de achterban. Het draagvlak voor je plan is vaak verbonden met het proces zelf. Door het proces tijdig te evalueren, kan je indien nodig snel bijsturen en de gedragenheid verder vergroten.
Hier zijn enkele vragen die als inspiratie kunnen dienen en die ervoor zorgen dat je met een breed gedragen plan van start kan gaan:
- Hoe verliep het proces? Hoe werd de totstandkoming van het plan ervaren?
- Hoe werden de gebruikte werkmethoden ervaren?
- Zijn alle stappen in het beleidsplanningsproces voldoende breed en diepgaand uitgevoerd?
- Is de oorspronkelijke planning gevolgd of niet? En wat was daarvoor de reden?
- Is de betrokkenheid van alle aangegeven belanghebbenden volgens plan verlopen of niet? Wat zijn de gevolgen daarvan voor de acceptatie van het eindresultaat?
- Waar liggen mogelijke knelpunten en hoe kunnen we daaraan tegemoetkomen?
- …
- Het belang van een goede vormgeving wordt vaak onderschat! Toch maakt de vormgeving integraal deel uit van hoe je plan door anderen wordt ervaren. Het is een gemiste kans als een goed plan gepresenteerd wordt met een slordige lay-out. Vertrouw die taak toe aan iemand die beschikt over de nodige expertise.
- Gebruik enkele afbeeldingen, pictogrammen en andere visuele elementen om het document gemakkelijk leesbaar en levendig te maken.
- Probeer het gebruik van vakjargon en afkortingen te beperken. Het is belangrijk dat het plan begrijpelijk is voor een breed publiek.
Het planningsproces is over het algemeen intensief voor alle betrokkenen en verdient een feestelijke afsluiting. De presentatie van het beleidsplan zorgt niet alleen voor trots onder alle belanghebbenden, maar ook voor draagvlak voor het vervolg.
Daarom is het aangewezen om zo’n presentatie op een moment te organiseren waarop bestuurders, personeel, vrijwilligers, freelancers en anderen zo voltallig mogelijk aanwezig kunnen zijn. Voor stakeholders die minder direct betrokken zijn, kan je verschillende kanalen gebruiken om je nieuwe plannen aan te kondigen, zoals nieuwsbrieven, blogs, e-mails, sociale media …