Vooraf

Sociaal-culturele volwassenenorganisaties linken beleidsplannen vaak ten onrechte exclusief aan subsidieaanvragen. In werkelijkheid dient een beleidsplan in eerste instantie als fundament voor het realiseren van de missie van de organisatie. Het is het belangrijkste instrument om vanuit een duidelijke visie de organisatie te sturen door het vertalen van de missie in algemene (strategische) en concrete (operationele) doelstellingen.

Het is geen gedetailleerd kant-en-klaar plan, maar eerder een raamwerk dat de grote lijnen voor de komende jaren vastlegt (meestal drie à vijf jaar). Om diezelfde reden is het een basisdocument dat door de hele organisatie gedragen moet worden.

Ongeacht de grootte van de organisatie moeten de volgende aspecten minimaal in het beleidsplan worden opgenomen:

• Missie: wat is ons bestaansrecht/waar staan we voor?   
• Visie: waar gaan we voor?  
• Kernwaarden: welke overtuigingen bepalen het oordelen en handelen in onze organisatie (bijv.: respect, gelijkheid, openheid, …)?
• Strategie: hoe gaan we het aanpakken?  
• Doelen: wat willen we realiseren/wat is de gewenste situatie? 
• Zakelijke en financiële implicaties van het plan: waarmee gaan we onze plannen realiseren? 

Draagvlak als sleutelwoord

Je beleidsplan is belangrijk, maar jouw proces ernaartoe is van even groot belang. Tijdens dit proces sta je samen met al je stakeholders stil bij wat er was en bereid je samen de toekomst voor.

De kwaliteit van jouw beleidsplan is afhankelijk van je capaciteit om er draagvlak voor te realiseren tijdens het planningsproces. Het is belangrijk om je interne stakeholders (medewerkers en bestuurders) op een goede manier bij het proces te betrekken. Alleen zo kunnen ze zich herkennen in de koers die je organisatie de komende jaren zal varen. Het eigenaarschap dat daaruit voortvloeit vormt de basis voor een performante organisatie en de realisatie van je plan. 

Organisaties die met vrijwilligers werken, moeten deze groep om dezelfde reden prioritair bij het beleidsplanningsproces betrekken.  

Het beleidsplanningsproces is het ideale moment om na te gaan wat jouw stakeholders van je organisatie verwachten. Zo vermijd je dat je organisatie blind vaart op basis van veronderstellingen die misschien niet juist blijken. Een goed beleidsplan zoekt de juiste balans tussen de noden/verwachtingen van stakeholders, de missie van je organisatie en de beschikbare middelen. Het herinnert ons aan wie we zijn als organisatie, waar we naartoe gaan en hoe we dat het best doen. Benader de opmaak van je beleidsplan daarom als een (groeps)leerproces, waarbij deze toolbox jouw kompas kan zijn. 

Stakeholders moeten dus op verschillende niveaus betrokken worden bij het beleidsplanningsproces en het eindproduct. Zoniet is je beleidsplan een steriel document dat zijn doel voorbijschiet. Besteed dus tijdens het gehele proces aandacht aan het creëren van draagvlak.

Heilige drievuldigheid 

De drie onlosmakelijk verbonden invalshoeken tijdens het dynamische beleidsplanningsproces zijn het inhoudelijke, zakelijke en financiële perspectief.

Het proces is gepland, met 9 kerntaken die logisch met elkaar zijn verbonden, maar ook organisch, met ruimte voor bijsturing, nieuwe uitdagingen en nieuwe informatie. Om succesvol te zijn, is het cruciaal om voortdurend verbinding te maken tussen deze drie invalshoeken. Zo worden jouw ambities omgezet in een realistisch, uitvoerbaar en sterk beleidsplan.

Toolbox als steun

Met deze toolbox willen we je graag ondersteunen bij het navigeren doorheen alle belangrijke taken en stappen van het beleidsplanningsproces. Gebruik de toolbox als steun en niet als een rigide instrument. Elk beleidsplanningsproces is uniek en heeft een dynamiek vergelijkbaar met een groepsleerproces, waarbij het plan door verschillende fasen ‘rijpt’ dankzij groepswijsheid.

De centrale vraag tijdens het beleidsplanningsproces: ‘Wat willen we veranderen in de samenleving en hoe dragen we daar met onze organisatie het best toe bij?’ 

De eigen realiteit of organisatiedynamiek, geschiedenis, grootte van de organisatie, enz. zijn bepalend voor de keuzes die je maakt tijdens het proces(verloop). Het resultaat is een individueel en groepsleertraject met als finaliteit een degelijk en onderbouwd antwoord op de maatschappelijke noden die je organisatie wil aanpakken en de strategie die je daarvoor uitstippelt. Daarom kan je ook bij de uitvoering van je beleidsplan beroep blijven doen op deze toolbox.

Download

Werk je liever met een versie op papier? Dan kan je deze toolbox ook downloaden en zelf afdrukken. De bijlagen voegen we in een apart document toe, zodat je nog kan kiezen of je deze mee afdrukt of niet.