22
2025
Administratief communicatief medewerker
Administratief communicatief medewerker
Plaats van tewerkstelling:
Thuis en op kantoor
Reageren voor:
03/03/2025
LETS Vlaanderen
https://www.letsvlaanderen.be
https://www.facebook.com/letsvlaanderen
LETS Vlaanderen zoekt een administratief communicatief medewerker die een cruciale rol speelt in de dagelijkse werking van de organisatie. Je combineert administratieve taken zoals loonadministratie, boekhouding en verzekeringen met een communicatieve functie, waarbij je zowel met leden als met de interne organisatie effectief communiceert. Â
Je biedt digitale ondersteuning aan leden, werkt samen met vrijwilligers en de coördinator, en hebt oog voor het verbeteren van administratieve processen. Je maakt gebruik van diverse tools en programma’s om je werk te ondersteunen, en het bijwerken van handleidingen behoort ook tot je takenpakket. Â
Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het opvolgen van het ledenforum, zodat de communicatie tussen leden soepel en actief blijft.Â
Taakomschrijving
Digitale ondersteuning en communicatie:Â
- Ledenplatform Cyclos opvolgen: Beheer en ondersteuning van het online platform Cyclos voor de leden.Â
- Digitale ondersteuning: Hulp bieden aan groepen en individuele leden bij technische en administratieve vragen met betrekking tot digitale platformen.Â
- Infomailbox: Aanspreekpunt voor vragen van leden of potentiële leden, hen wegwijs maken in de werking van LETS Vlaanderen.Â
- Communicatie met leden en groepen: Regelmatig communiceren met leden en groepen, zowel via e-mail als andere kanalen, om hen op de hoogte te houden van de werking, activiteiten en belangrijke informatie.Â
- Website en sociale media updaten: In samenspraak met het team communiceren over actuele onderwerpen. Â
- Forum opvolgen: Actief bijdragen aan het ledenforum, bijdragen en discussies monitoren, en zorgen voor een vlotte en constructieve communicatie tussen de leden.Â
- Mailinglijst up-to-date houden: Zorgen voor een actuele mailinglijst voor de communicatie met leden en groepen.Â
Administratieve taken:Â
- Loonadministratie: Maandelijks invoeren van loonadministratie en communiceren met het sociaal secretariaat.Â
- Verzekeringen: Contactpersoon voor de verzekeringen, jaarlijks opvolgen van betalingen en het aanmaken van facturen.Â
- Boekhouding: Opvolgen van de boekhouding en administreren van de bijbehorende documentatie.Â
- Handleidingen: Het opmaken, bijwerken en verbeteren van handleidingen voor administratieve processen en digitale tools binnen de organisatie.Â
- Archiefbeheer: Stelselmatig het archief doornemen en samen met een collega het archief opkuisen en optimaliseren voor een efficiënte werking.Â
Â
Organisatie en coördinatie:Â
- Algemene Vergadering: Opvolgen van uitnodigingen voor de Algemene Vergadering en het opmaken van verslagen van deze vergadering.Â
- Organisatie en dispatch: Fungeren als aanspreekpunt voor de organisatie en ondersteunen van interne processen.Â
- Administratieve vrijwilligers aansturen: Aansturen en begeleiden van één of meerdere vrijwilligers die ondersteuning bieden in een deel van dit administratieve proces.Â
Profiel
We zoeken een veelzijdige medewerker die zich kan vinden in bovenstaande taken, maar we begrijpen dat niemand alles al hoeft te weten. Leergierigheid en motivatie om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen zijn belangrijk voor ons. Je kan de volgende ervaring en kwalificaties meebrengen (maar het is geen vereiste om alles te hebben):Â
- Ervaring met digitale tools: Ervaring met platformen zoals Cyclos, Werktijd, Bill to Box, Asana, Platos, Adobe, Canva is een pluspunt, maar geen vereiste als je bereid bent om deze tools snel onder de knie te krijgen.Â
- Kennis van administratieve processen: Ervaring met loonadministratie, boekhouding of verzekeringen is een plus, maar we geven ook graag mensen met een leergierige houding de kans om zich hierin verder te ontwikkelen.Â
- Communicatievaardigheden: Sterke schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden zijn essentieel voor het opvolgen van communicatie met leden en groepen, evenals voor het beheer van het ledenforum.Â
- Ervaring in vrijwilligersmanagement: Het aansteken en begeleiden van vrijwilligers is een pluspunt, maar niet strikt noodzakelijk als je bereid bent om dit aan te leren.Â
- Kennis van VZW-wetgeving: Dit is een plus, maar geen vereiste.Â
- Ervaring met handleidingen: Het opstellen en bijwerken van visueel overzichtelijke handleidingen voor administratieve processen of softwaretools is een voordeel, maar niet verplicht als je hier interesse in hebt en wilt leren.Â
Aanbod
Wat bieden wij?:Â
- Een warme organisatie met een familiale cultuur. Er zijn 3 collega’s, 8 bestuursleden en 5 vrijwilligers binnen LETS Vlaanderen. Doorheen Vlaanderen zijn er 32 LETS-groepen, waar je contact mee kan hebben.  Â
- Flexibele werkuren en de mogelijkheid tot thuiswerk (dinsdag en donderdag).Â
- Een eindejaarspremie en vergoeding voor het openbaar vervoer of fiets.Â
- Collectieve sluiting tijdens de Gentse Feesten, bovenop het wettelijke verlof.Â
- Een waardevolle rol in het draaiend houden van de LETS-organisatie, met veel ruimte voor persoonlijke inbreng en verbetering van administratieve processen.Â
Praktisch
Ben je enthousiast over deze gevarieerde administratieve en communicatieve rol en wil je graag deel uitmaken van het team van LETS Vlaanderen? Â
Stuur je CV en motivatiebrief, filmpje, toelichting op naar info@letsvlaanderen.be en we nemen snel contact met je op!Â
Solliciteren kan tot en met woensdag 12 februari 2025. Kandidaten zullen een respons krijgen op vrijdag 14 februari 2025. Â
Een eventueel gesprek zal doorgaan op woensdag 19 februari 2025. Start is voorzien op maandag 3 maart 2025.Â
Plaats van tewerkstelling
Vlaanderenstraat 53
9000 Gent
Inhoudelijke contactpersoon
Siel Van Herreweghe
Siel@letsvlaanderen.be
0474605821