Personal Assistant – Special Events Manager

Personal Assistant – Special Events Manager

Plaats van tewerkstelling:
Brussels

Reageren voor:
30/06/2025

GAIA vzw

https://www.gaia.be/nl

UW FUNCTIE:

Als Personal Assistant bent u de rechterhand van de directie. U zorgt voor optimale organisatorische en administratieve ondersteuning:

• Beheer en coördinatie van agenda’s met grote flexibiliteit om planningen aan onvoorziene omstandigheden aan te passen.
• Voorbereiding en opvolging van dossiers en presentaties voor diverse interne en externe vergaderingen.
• Zelfstandig beheer van e-mails en correspondentie.
• Organisatie van vergaderingen, actieve deelname en nauwkeurige verslaglegging.
• Coördinatie van reizen voor de directie.
• Beheer en planning van evenementen: u stuurt het volledige proces aan, van concept tot uitvoering, met een efficiënte coördinatie.
• Contactpersoon voor externe partners op verschillende niveaus om strategische en duurzame relaties te onderhouden.
• Diverse organisatorische en administratieve ondersteuning.

Taakomschrijving

UW FUNCTIE:

Als Personal Assistant bent u de rechterhand van de directie. U zorgt voor optimale organisatorische en administratieve ondersteuning:

• Beheer en coördinatie van agenda’s met grote flexibiliteit om planningen aan onvoorziene omstandigheden aan te passen.
• Voorbereiding en opvolging van dossiers en presentaties voor diverse interne en externe vergaderingen.
• Zelfstandig beheer van e-mails en correspondentie.
• Organisatie van vergaderingen, actieve deelname en nauwkeurige verslaglegging.
• Coördinatie van reizen voor de directie.
• Beheer en planning van evenementen: u stuurt het volledige proces aan, van concept tot uitvoering, met een efficiënte coördinatie.
• Contactpersoon voor externe partners op verschillende niveaus om strategische en duurzame relaties te onderhouden.
• Diverse organisatorische en administratieve ondersteuning.

Profiel

UW PROFIEL:

• NL (moedertaal), FR en ENG (zeer goede beheersing).
• Minstens 3 jaar ervaring in een gelijkaardige functie.
• Georganiseerd en nauwkeurig: u structureert uw werk en anticipeert op prioriteiten.
• Proactief en flexibel: u past uw planning snel aan veranderende omstandigheden aan.
• Stressbestendig: u beheert veeleisende situaties efficiënt en behoudt een hoog prestatieniveau.
• Digitale vaardigheden: u beheerst Microsoft Office (PowerPoint, Excel, Word, enz.) en kunt ondersteunen bij het beheer van digitale tools.
• Dynamisch en autonoom: u neemt initiatief en kunt meerdere taken tegelijk beheren.
• Uitstekende interpersoonlijke vaardigheden, met het vermogen om op een discrete en diplomatische manier met diverse gesprekspartners te communiceren.
• Affiniteit met de waarden die GAIA verdedigt en de wens om actief bij te dragen aan haar missie.

Aanbod

ONS AANBOD:

• Voltijds contract, bepaalde duur met het oog op een vast contract.
• Een sleutelfunctie met gevarieerde verantwoordelijkheden binnen een gepassioneerd en toegewijd team.
• De kans om uw vaardigheden in te zetten voor een nobel en betekenisvol doel.
• Een dynamische werkomgeving, waar elke dag nieuwe uitdagingen biedt.

Praktisch

Geïnteresseerd? Stuur uw CV en motivatiebrief naar rh@gaia.be.

Plaats van tewerkstelling

1000

Inhoudelijke contactpersoon

Ann De Greef
rh@gaia.be