Op alle dimensies

Als begeleider kijk je naar een vrijwilligersgroep door de bril van het TRS-model: wat loopt er goed in de groep en wat loopt er minder goed?

Als begeleider richt je je tot alle dimensies van het TRS-model. Je probeert een goed evenwicht te vinden tussen taak, relatie en structuur. Als een groep alleen maar overlegt, dreigt ze niets te realiseren. Als een groep te hard focust op het resultaat, verliest ze de beleving van haar vrijwilligers uit het oog.

Hoe verruim je je begeleiding tot het volledige TRS-model?

  • Stel de relatie met de groep op de eerste plaats
  • Bied in volle vertrouwen een spiegel aan vrijwilligers zodat zij zelf hun taak kunnen herkennen en waarderen
  • Laat de groep kijken naar de structuur die ze installeert en maak andere keuzes zichtbaar

Als één dimensie sterk verwaarloosd wordt, loont het om daar expliciet op in te zetten. Laat de groep zoveel mogelijk dingen zelf uitvoeren. Kom alleen tussen op die dimensie waar op dat moment een interventie nodig is. Op het moment dat het probleem is hersteld, laat je de groep terug in haar autonomie.

Inzetten op de taakdimensie

Veel begeleiders kiezen vooral voor interventies zoals informeren, feedback geven, aanmoedigen, bevragen, telefoneren en mailen. Ze onderbelichten dikwijls het potentieel aan werkvormen om vrijwilligers te doen participeren en te activeren (telefoneren geeft misschien de indruk van nabijheid, maar vrijwilligers kunnen hun beleving niet altijd delen).

Op vergaderingen praten groepen overwegend over taak. Het loont dan om werkvormen in te zetten om de motivatie en beleving van vrijwilligers te bespreekbaar te maken.

Werkvormen inzetten vereist een degelijke voorbereiding die niet mag wegvallen door werkdruk.

Inzetten op de relatiedimensie

Zorg ervoor dat de groep aan de slag kan

  • Voorzie een goede accommodatie
  • Help bij een goede tijdsindeling
  • Zorg ervoor dat de deelnemers goed weten waaraan ze zich mogen verwachten: doelen, inhoudelijke aspecten, werkwijze…

Bied een veilige context

  • Voorzie tijd om jezelf even voor te stellen
  • Reageer gepast op (kritieke) situaties in de groep: het is wellicht testgedrag om zicht te krijgen op jouw leiderschap
  • Bied deelnemers de gelegenheid om de andere deelnemers in te schatten

Nodig vrijwilligers uit om met elkaar in relatie te gaan

  • Wees aanwezig in groepen en bouw een vertrouwensband op waardoor je op spannende groepsmomenten gemakkelijker op maat van de groep kunt werken
  • Geef de groepsleden via kennismakingsvormen de kans om meer over elkaar te weten te komen dan op basis van een vlugge indruk. Laat hen persoonlijke gegevens (feitelijk of belangrijke gebeurtenissen) uitwisselen en bij voldoende veiligheid ook persoonlijkheidskenmerken (bv. motivatie voor vrijwillige inzet). Door de kennis over elkaar stappen deelnemers nadien makkelijker naar elkaar toe.

Gebruik werkvormen die de interactie verhogen

  • Icebreakers, energizers en dynamics om samenwerking te stimuleren en interagerend groepsnormen op te bouwen
  • Bouw de context van veiligheid via gepaste werkvormen op (begin met een individuele opdracht, ga over naar duo-werk en breid uit tot een grotere groep)
  • Markeer de succeservaringen, want die zijn van wezenlijk belang
  • Sommige groepen houden niet van werkvormen. Een juiste motivatie en communicatie over het groepsklimaat waar je naartoe wilt, kan weerstand wegnemen. Zet zeker in op werkvormen die raken aan het groepsdoel.

Help deelnemers om zich te tonen zoals ze zichzelf zien

  • Verleg de focus van de groep naar het individu door voor een activiteit te polsen naar motivatie van vrijwilligers (welk engagement wil de vrijwilliger bij de volgende activiteit graag opnemen?). En na een activiteit naar de beleving (hoe heeft de vrijwilliger de activiteit beleefd?). Zorg ervoor dat iedereen aan bod komt. Richt je bij de nabespreking op de individuele vrijwilligers én op de verscheidenheid in de groep.
  • Zorg ervoor dat elke vrijwilliger minstens één keer op zijn sterke kant wordt aangesproken. Het gaat hierbij niet over de kwaliteit van het zelfbeeld, maar over de erkenning en de aanvaarding van de persoonlijke bijdrage van de vrijwilliger.

Vestig je aandacht op het groepsdoel

  • Wees duidelijk over het groepsdoel en versterk ook de persoonlijke leerdoelen van vrijwilligers. Stel alles in het werk om de groepsmissie en de persoonlijke missie zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen.
  • Help deelnemers om succes en meerwaarde na een activiteit te herkennen.

Inzetten op de structuurdimensie

  • De vergadercultuur van heel wat groepen is veeleer top-down. Versterk als begeleider de bottom-up beweging via participatieve methodes, netwerkversterking, de zoektocht naar structuren die oog hebben voor taak en relatie, en de toepassing van werkvormen die taak en relatie versterken.
  • Help de verantwoordelijken in besturen met weinig doorstroming terug voeling krijgen met de vrijwilligers die ze vertegenwoordigen. Adviseer op maat van de groep een werkorganisatie via taken, regels en functies.
  • Regels hebben de neiging om zich te vermenigvuldigen en een eigen leven te gaan leiden. Regels moeten ruimte laten voor aanpassing aan de lokale context. Maak de groep bewust van de bruikbaarheid van de bestaande regels en van eventuele onbedoelde negatieve effecten.
Scroll naar top