Stappenplan
Hoe zorg je ervoor dat lokale vrijwilligersgroepen zich betrokken voelen op de missie? Dat ze activiteiten organiseren die de missie uitdragen en helpen realiseren? Hoe ontwikkel je hier een visie rond? En via welke strategie operationaliseer je die visie? Hoe ondersteun je je groepsbegeleiders om groepen hierbij te ondersteunen?
Deze 6 stappen vormen alvast een goede aanzet om de groepsbegeleiding binnen jouw organisatie op punt te stellen.
1. Schets een beeld van een goed werkende vrijwilligersgroep
Denk aan een lokale vrijwilligersgroep die volgens jou goed werkt. Hoe ziet die eruit? Hoe verwacht je dat een goed draaiende groep bijdraagt aan de missie van jouw organisatie? Vertrek hierbij niet alleen vanuit verwachtingen ten opzichte van groepen of vanuit administratieve formaliteiten (bv. vrijwilligers registreren, verslagen van de activiteiten doorsturen, …). Houd ook rekening met de processen en activiteiten binnen de groepen.
Schrijf het profiel van deze ‘droomgroep’ zo gedetailleerd mogelijk uit. Bijvoorbeeld: “een vrijwilligersgroep die onze missie actief uitdraagt door de activiteiten die ze inricht en de samenwerkingsverbanden die ze aangaat, waar nieuwe vrijwilligers vlot kunnen instromen en die in vergaderingen niet alleen oog heeft voor praktische zaken, maar ook voor de beleving van de vrijwilligers.”
2. Formuleer criteria om de kwaliteit van de werking te bepalen
Welke criteria kan je uit deze ‘droomgroep’ distilleren om de kwaliteit van de werking van jouw groepen te bepalen? Maak een lijstje met kwaliteitscriteria. Hoe verhouden groepen zich tot de missie van jouw organisatie? Werken ze samen met organisaties in hun omgeving? Staan ze open voor nieuwe potentiële vrijwilligers? Hoe polsen ze naar de beleving van de vrijwilligers? …
Laat je hiervoor inspireren door het TRS-model van Joris Piot dat oog heeft voor taak, relatie en structuur. Beperk je niet tot één van deze dimensies maar zet in op alle dimensies.
3. Stel een typologie van lokale vrijwilligersgroepen op
Hoe krijg je een zicht op de criteria die je formuleert? Wat ‘meet’ je al? Welke bijkomende (kwalitatieve en kwantitatieve) informatie heb je nog nodig? Welke types van groepen komen er in jouw organisatie voor naar levensfase: startend, autonoom, routineus, verstillend? Gebruik de levensfasentool.
4. Detecteer de ondersteuningsnoden per type groep
Welke noden hebben alle vrijwilligergroepen gemeenschappelijk? Op welk vlak moet je diversifiëren naar type groep? De gemeenschappelijke noden kan je aanbodsgericht invullen. Voor de specifieke noden werk je best op maat.
Ga in gesprek met een aantal lokale groepen van elk type rond hun ondersteuningsnoden. Welke ondersteuning hebben zij nodig om hun werking anders aan te pakken, hun handelingsmogelijkheden te vergroten en dichter bij jouw ‘droomgroep’ te komen? Probeer deze ondersteuningsnoden te concretiseren en te vertalen naar een concrete begeleidingsstijl en werkvormen.
5. Ontwikkel een strategie voor groepsbegeleiding
Hoe kan je de strategie voor groepsbegeleiding optimaal afstemmen op de missie van jouw organisatie? Op welke groepen ligt de focus? Waarom? Bijvoorbeeld: de keuze voor een actieve wervingsstop of de keuze om in te zetten op groepen die op zichzelf terugplooien en minder in verbinding staan met hun omgeving.
Welke ondersteuning bied je? Bijvoorbeeld: de keuze voor een helpdesk om veel voorkomende praktisch-logistieke vragen op te vangen én voor langdurige procesbegeleiding die groepen ondersteunt in hun organisatiesproces.
6. Leg kwaliteitscriteria voor groepsbegeleiding vast
Hoe wil je de groepsbegeleiding vormgeven? Wat maakt jouw begeleiding tot een kwaliteitsvolle begeleiding? Bijvoorbeeld: bottom-up en op maat werken, nabijheid.
Hoe omkader je je groep van begeleiders hierbij? Bijvoorbeeld: intervisie en uitwisseling voorzien, samen ondersteuningstools uitwerken…
Gebaseerd op de blog: Afdelingsbegeleiding in 6 stappen