TRS-model in een vrijwilligersgroep

Dit schema geeft een overzicht van de dimensies taak, relatie en structuur in een vrijwilligersgroep.

Taak

De taakdimensie van een vrijwilligersgroep omvat alle aspecten die het mogelijk maken om een activiteit op te zetten:

  • Verhaal: als vrijwilligersgroep heb je best een enthousiasmerende bestaansreden (missie). Door die te richten op je omgeving, kan je bruggen bouwen. Ideaal kennen alle groepsleden de missie en handelen zij daarnaar.
  • Activiteit: als vrijwilligersgroep heb je je eigen manier om activiteiten te organiseren. Ideaal bekijken vrijwilligers elke keer opnieuw hoe ze met de groep de taak het best bereiken. Je plant de werking best niet te vol. Laat ruimte voor iets nieuws, voor de ideeën van nieuwe vrijwilligers. Bij routineuze groepen die vaak draaiboeken gebruiken is vernieuwing bijna bij voorbaat uitgesloten.
  • Aanpak: welke taken heb je als groep nodig om je activiteit te organiseren? Hoe verdeel je die taken? Hoe pak je dat technisch aan? Welke mensen, materialen, hulp heb je daarvoor nodig? Met andere woorden: hoe manage je je groepsmissie?

Relatie

De relatiedimensie staat voor alle bijdragen binnen een groep die mensen op elkaar én op hun vrijwillige inzet betrekken. De relatiedimensie bestaat uit drie aspecten:

  • Contact: is er contact tussen je vrijwilligers? Hoe goed kennen ze elkaar? Op welke manier geeft jouw groep erkenning aan de vrijwillige inzet van elk groepslid? Is iedereen even goed mee, zijn er kliekjes? Wie neemt enthousiast initiatief, wie zwijgt op de vergadering?
  • Beleving: hoe ervaren vrijwilligers het samenwerken voor een activiteit, hun concrete taakinvulling? Beleven ze plezier aan hun vrijwilligersbijdrage? Krijgen ze nog meer goesting of voelen ze zich net tekortgedaan? Via de beleving wordt de motivatie bespreekbaar.
  • Motivatie: waarom engageert elke vrijwilliger zich? Is het omdat vrijwilligers het juist vinden of omdat het prettig is of omdat ze bijleren? Of is het een mix? Ideaal wordt het waarom van vrijwilligers verbonden met de bestaansreden van je groep.

Structuur

De structuurdimensie verwijst naar de bijdragen van een vrijwilligersgroep die leiden tot formele afspraken over hoe er wordt gecommuniceerd en beslist. Structuur omvat drie aspecten:

  • Vergadering: de formele overlegmomenten met bepaalde mensen in een groep die volgens een bepaald stramien informatie delen en besluiten nemen. Op het ogenblik dat je als vrijwilligersgroep verkiest om niet alles in een grote groep te communiceren en te beslissen, delegeer je verantwoordelijkheden naar kleinere groepen. Zo ontstaan besturen, werkgroepen en commissies. Ideaal zijn dat structuren die zorgen dat een groep zowel haar taak realiseert als toeziet op de relaties in de groep.
  • Functies: de verantwoordelijkheden die een groep delegeert naar een persoon. Zo ontstaan klassieke rollen in een bestuur: voorzitter, penningmeester, secretaris. Ook hier is het de boodschap om de afstand tussen je groep en deze rollen zo klein mogelijk te houden.
  • Regels: de gedragsvoorschriften die een groep vastlegt om mogelijke toekomstige probleemsituaties te vermijden. Je hebt regels om tot structuren en rollen te komen en regels met betrekking tot gedrag en relaties. Veel groepen hebben een huishoudelijk reglement. Hoe langer je als groep bestaat, hoe meer regels er zijn, en hoe minder vrije ruimte er rest.
Scroll to Top