Wat Muntuit leerde van een digitale collega
Stefaan schrijft blogartikels, gebruikt de juiste formats en suggereert quotes. Hij kent de doelgroep van Muntuit, de schrijfstijl van zijn collega’s en de toon van de organisatie. Toch staat hij niet op de teampagina van de Muntuit-website. Want Stefaan is geen mens, maar een AI-assistent die meeschrijft en structureert.
“Voor ons is hij een collega”, zegt coördinator Sander Van Parijs. “Hij kent onze werking door en door, zelfs de voorkeuren van elk teamlid. Het voelt alsof we samenwerken met een stagiair die zich goed heeft ingewerkt. Al heeft het wel tijd gekost om te leren hoe we verstandig met AI omgaan.”
Onder begeleiding van digitaal strateeg Jeroen Visser (nu bij Enter Digital) bouwde Muntuit een eigen AI-systeem. De aanleiding? Een medewerker viel langdurig uit en het kleine team moest plots zelf de communicatie opnemen. “Freelancers hielpen ons tijdelijk uit de nood, maar al snel bleek de kennis vooral intern te zitten”, vertelt Sander Van Parijs. “We zochten een duurzame oplossing: iets dat ons werk kon versterken met de mensen en de middelen in huis. Zo kwamen we bij AI terecht.”
Na een jaar experimenteren deelt Sander 8 lessen over hoe sociaal-culturele organisaties AI kunnen inzetten zonder hun authenticiteit te verliezen.
- Begin klein
“Laat AI gewoon eens een LinkedIn-post schrijven. Van daaruit bouwden we stap voor stap een samenwerking met onze digitale collega.”
Muntuit ging aan de slag met eenvoudige opdrachten: korte teksten herschrijven, mails samenvatten, berichten aanscherpen … Zo groeiden het vertrouwen en de vaardigheden om AI goed aan te sturen. “Eén klein experiment volstond om te beseffen hoeveel tijd en energie we konden winnen.”
Vandaag doet de AI meer dan teksten genereren. Hij denkt mee over de strategie achter de communicatie: bij elk idee stelt hij vragen (‘Waarom is dit belangrijk?’ of ‘Wat wil je ermee bereiken?’). Hij vertaalt die input naar mogelijke formats en invalshoeken; en koppelt dat aan doelgroepen, toon en kanalen. Zo helpt hij de Muntuit-medewerkers om hun gedachten te structureren en snel om te zetten in concrete content. “We wilden dat iedereen communicatiemedewerker kon worden binnen zijn eigen expertise. AI maakt dat mogelijk.”
“Zo deelde ik allerlei inzichten over een bepaald project. Daarna stelde ‘Stefaan’ drie strategische pistes voor. Na enkele bijsturingen lag er een helder verhaal met bronnen, anekdotes en zelfs quotes. Ik moest de verantwoordelijke collega niet eens interviewen. Omdat ik zijn visie goed kende, kon AI die verwerken in treffende citaten. Toen hij het nalas, herkende hij zichzelf.”
- Denk eerst aan je strategie, dan pas aan de technologie
De digitale collega van Muntuit is geen standaardchatbot. “AI werkt pas goed als hij weet wat jij belangrijk vindt en wil bereiken. Zonder kompas krijg je ruis.”
Door eerst structuur aan te brengen en het systeem te trainen, werd de technologie een verlengstuk van Muntuit. Zo kent de AI nu specifieke organisatietermen zoals community builders.
“We werken met een uitgebreide interne handleiding waarin duidelijk staat wat de AI wel en niet mag doen, welke stijlen en doelgroepen hij herkent en hoe formats gebruikt worden. Dat zorgt ervoor dat de AI consequent werkt en niet zomaar ‘iets’ genereert.”
Intussen is ‘Stefaan’ meer dan een communicatietool. Hij helpt bij operationele taken (zoals beleidsplanning en Excelberekeningen), subsidieanalyses, kennisdeling en presentaties. “PowerPoint gebruiken we nauwelijks nog. We maken alles met Gamma. Dat is goedkoper, sneller en professioneler. De AI helpt bij de opbouw, wij zorgen voor de menselijke toets.”
AI structureert ook interne processen. Afspraken die verspreid zaten in mails en documenten werden gebundeld tot duidelijke flows, waardoor ze voor het hele team toegankelijk werden. “Ook bij subsidieoproepen speelt AI een rol: lange bestekken worden eerst gescand op relevantie voor de werking, nog voor iemand tientallen pagina’s doorploegt. Dat bespaart tijd en vergemakkelijkt keuzes.”
Ook in andere projecten duikt AI op. Zo onderzoekt Muntuit hoe AI kan helpen bij het matchen van vrijwilligers en lokale uitdagingen. “Vroeger moesten we vooraf tags en categorieën instellen. Nu genereert de AI die zelf, en zoekt hij overeenkomsten tussen vraag en aanbod.
- Spreek met AI in plaats van te typen
Muntuit deed ook een eenvoudige ontdekking: praten werkt beter dan typen.
“Als je praat, deel je spontaner wat je denkt. Je bent minder geneigd om informatie weg te laten en geeft meer details. Je deelt je echte gedachten, met context en emotie. Dat maakt de output authentieker.”
- Werk in stappen, niet in één sprong
Muntuit merkte dat één lange prompt zelden werkt. Wie AI alles in één keer vraagt, krijgt vaak vlakke teksten. Daarom gebruiken ze het trechterprincipe: ze voeden het systeem stap voor stap en bouwen zo richting het eindresultaat.
Hun aanpak:
- bedoeling verhelderen
- strategische pistes verkennen
- bronnen en anekdotes toevoegen
- pas daarna schrijven
- feedback en verfijning
- Controleer feiten en bronnen
AI maakt fouten. “Hij verzint soms cijfers. Dan schrijft hij bijvoorbeeld dat er honderdduizend munten circuleren in Brussel. Dat klopt natuurlijk niet.
Daarom wordt elk feit gecontroleerd, worden citaten gevalideerd door de betrokkenen en krijgt AI nooit toegang tot persoonsgegevens of volledige begrotingen. Zo blijft de inhoud geloofwaardig.
- Denk visueel: gebruik beelden als input
Niet alles hoeft via tekst. Een beeld zegt soms meer dan verschillende prompts. Muntuit gebruikt screenshots van oude social media posts, slides of app-schermen als input.
“We plakken het beeld in de chat en vragen: wat maakt dit sterk of zwak? Dat scheelt uren uitleg en levert verrassende inzichten op. Omgekeerd vertaalt hij beelden naar tekst voor developers of communicatiepartners.”
- Laat de AI ook reflecteren of vraag feedback
AI hoeft niet alleen te produceren, hij kan ook reflecteren en evalueren. Het team laat hem analyseren waarom bijvoorbeeld de ene social media post beter scoorde dan de andere, en wat ze daaruit kunnen leren.
“Hij herkent patronen in toon en structuur die wij niet zien. Dat helpt ons scherper communiceren. We zien wat onze doelgroep triggert en kunnen zo onze eigen voorstellen aanscherpen.” Zo is de AI niet enkel uitvoerder, maar ook een leermiddel.
De AI luistert, vat samen en stelt vragen als een echte sparringpartner. “Het voelt alsof je hardop denkt tegen iemand die nooit moe wordt en alles onthoudt.”
- Blijf kritisch: denk aan privacy, ethiek en milieu
Sander en zijn collega’s zijn enthousiast, maar denken bewust na over risico’s en grenzen. “We zien de voordelen zonder blind te zijn voor de keerzijde. AI roept nieuwe ethische vragen op, wij willen het gebruiken met respect voor mensen en planeet.” Hij wijst op zes aandachtspunten:
- Privacy: we voeren geen persoonsgegevens, vertrouwelijke documenten of begrotingen in.
- Milieukost: we denken na over de kost van al dat rekenwerk. Niet elke vraag is nodig.
- Menselijke controle: we controleren feiten en cijfers, en sturen taal blij.
- Impact op werk: we doen minder beroep op freelancers. Dat is efficiënt voor ons, maar pijnlijk voor mensen die minder opdrachten hebben. Daar moeten we eerlijk over zijn.
- Onafhankelijkheid: we willen niet vastzitten aan één platform of leverancier. Daarom zorgen we ervoor dat kennis, afspraken en werkwijzen los staan van de gebruikte tool, zodat overstappen mogelijk blijft als dat nodig is. We volgen alternatieven op en willen kunnen migreren. Net omdat we een kritische houding hanteren.
- Bias: ooit bedachten we de naam ‘Stefaan’ voor het AI-systeem. Toen een collega ‘Stefanie’ voorstelde, antwoordde de chatbot dat hij dat ‘niet leuk zou vinden’. Dat was grappig, maar ook een reminder: zo’n systeem gebruikt data en waarschijnlijkheden. Het vertrekt dus ook van vooroordelen in de samenleving en toont hoe voorspelbaar mensen zijn.
Daarom organiseert Muntuit regelmatig evaluatiemomenten: wat werkt, wat schuurt, wat kan beter?
Blik vooruit
Muntuit heeft toekomstplannen. Zo willen ze een digitale installatie in de publieke ruimte bouwen, gekoppeld aan hun lokale munten-app. Mensen zonder smartphone kunnen er via spraak mee interageren. “AI kan drempels verlagen en mensen betrekken die minder digitaal vaardig zijn. Daar willen we naartoe: technologie inzetten om verbinding te versterken.”
AI als hefboom voor kleine organisaties
Voor Sander is het duidelijk: AI biedt kleine sociaal-culturele organisaties kansen om hun impact te vergroten. “Ons team telt vier collega’s. We kunnen ons geen inefficiëntie permitteren. AI-technologie helpt ons om meer verhalen te delen.”
Maar de mens staat centraal. “AI vervangt ons niet. Het helpt ons denken, structureren en communiceren. We kunnen scherper verwoorden wat we willen zeggen. Maar creativiteit en nuance blijven onze sterkte. Dat kan geen enkele computer overnemen.”
AI kan in het sociaal-cultureel werk een bondgenoot zijn, zolang je kritisch blijft en menselijk denkt. Muntuit bewijst dat het geen wondermiddel is, maar een hulpmiddel. “Technologie moet ons niet vervangen, maar versterken. En dat lukt, zolang we er met gezond verstand mee omgaan”, besluit Sander.