jun
17
2022

Meer interactie en meer samenwerken in de metaverse

Digitaal, Diversiteit, Sociaal-cultureel werken

Blog, Praktijk

Fluitende vogels, knusse zitbanken, een fontein met klotsend water en een schattig hondje dat de hele tijd achter ons aan kwispelt…, het lijkt alsof we in een park wandelen, maar toch zitten we ‘gewoon’ voor ons computerscherm in het Socius-kantoor in Brussel. Aan de andere kant van het scherm zit Lennart Thienpont, coördinator van Voem vzw. Hij leidt ons rond in hun metaverse, een virtuele wereld waarin medewerkers, deelnemers en partners dagelijks werken, vergaderen, events organiseren, vormingen volgen en tussendoor ontspannen.

De metaverse is een virtuele wereld waarin mensen online met elkaar in contact komen. Het is een verzameling van 3D-ruimtes waarin ze via een avatar – een digitale dubbelganger – werken, vergaderen, spelletjes spelen … Lees hier meer. 

Indrukwekkend. Dat is het minste wat je kan zeggen over de metaverse van Voem. Het begint al bij de aanmaak van onze avatar. Welke t-shirt kiezen we, dragen we een hoofddoek of een keppeltje, nemen we een groene of een rode broek, zitten we in rolstoel …? Daarna komen we terecht in een tuin met picknicktafels, kunstwerken en een fietsenstalling. We wandelen via een gebedsruimte naar het Voem-kantoor, waar we piano spelen en de blaffende kantoorhond aaien door eenvoudigweg op de x-toets te drukken. Ondertussen borrelt de ene vraag na de andere op.

Vertel eens, Lennart, hoe zijn jullie hiermee begonnen?

“In oktober 2021 zijn we gestart met onze metaverse. We waren de veelheid aan platformen zoals Zoom, Teams, Google Meet en groepen in Messenger en Whatsapp een beetje beu. Aangezien hybride werken ook bij ons de norm is geworden, zochten we een alternatief. Iets dat efficiënt werkt, maar tegelijkertijd voor verbinding onder onze medewerkers zorgt. De impact van het verplichte telewerk tijdens corona drukte bij momenten zwaar op ons team, ze voelden zich vaak eenzaam en minder verbonden met elkaar. Tools zoals Zoom en Teams voldoen niet voor ons, ze zijn niet persoonlijk en interactief genoeg.

Een paar maanden daarvoor, in de zomer van 2021, waren we te gast op een Europees uitwisselingscongres voor jongeren georganiseerd door Schwarzkopf-Stiftung Young Europe. Door corona ging dat online door, en daarvoor had de organisatie een metaverse ontworpen. Met een avatar stapte je hun wereld binnen en ging je op ontdekking. We waren helemaal ondersteboven van dat systeem. Wat een beleving! Wat een interactie! Zoiets zochten we. Daarom creëerden we onze eigen virtuele wereld op het platform Gather.town, een bedrijf dat nog maar een tweetal jaar bestaat. We zijn beginnen experimenteren met de mogelijkheden en al snel zagen we de voordelen. Ondertussen is onze metaverse structureel ingebed in onze werking en maken we er dagelijks gebruik van.”

Voem is naar ons weten de eerste organisatie in België die een eigen metaverse creëerde en die er gebruik van maakt voor haar dagelijkse werking en events.

Lennart Thienpont – Voem vzw

Op maat gemaakt

Jullie metaverse is erg knap gemaakt, met verschillende 3D-ruimtes. Hoe ziet jullie wereld er precies uit?

“Onze metaverse is volledig gebaseerd op onze noden en dus op maat gemaakt. Daarvoor werkten we samen met het Tsjechische bedrijf Spacemakers.cz. Zij hebben ook al ruimtes ontworpen voor Red Bull, Artsen Zonder Grenzen, de stad Riga, Phillips …

Zo hebben we een interreligieuze wereld gecreëerd. Daar kunnen mensen uit de hele wereld samenkomen in verschillende gebedsruimtes zoals een moskee, een kerk, een tempel … We hebben een gezellige tent ontworpen voor onze sessies ‘We Need To Talk About it’. Dat zijn safe(r) spaces waarin mensen kunnen praten over gevoelige onderwerpen zoals over oorlogswonden (met deelnemers uit USA, Argentinië, Duitsland, Nederland …) en schizofrenie. Er is een clubhuis voor onze leden, waar ze terechtkunnen voor meetings, lessen, workshops, events … Er is kinderanimatie voorzien en leden krijgen er toegang tot ons digitaal ledenplatform. In onze keuken organiseren we online kookworkshops en -demo’s. In de grote tuin is er een expositieruimte, een speakers’ corner en gezellige plekjes waar mensen met elkaar kunnen praten. Tenslotte hebben we een Voem-kantoor met vergaderzalen, burelen, een coworking space, een gameroom waar collega’s zich kunnen ontspannen, een presentatiezaal waar we scholen en partners ontvangen en Voem voorstellen…

Je kan het vergelijken met tientallen break-out rooms waar je zo binnen en buiten kan lopen met je avatar. Bovendien kan je in elke ruimte de privacy instellen waardoor je kan kiezen of iedereen het gesprek mag horen of dat beperkt blijft tot enkele mensen.

Elke stoel, elk tapijt, elk kunstwerk… is door ons gekozen en op maat gemaakt in Blender. Zo konden we ook onze huisstijl integreren, de zetels verwijzen bijvoorbeeld naar ons logo.

Daarnaast kunnen we tijdelijke ruimtes voorzien. Dat deden we bijvoorbeeld voor een project over de kruistochten, waarbij we een virtuele wereld ontwierpen met een expo, een bibliotheek en een zoektocht in de setting van een kasteel dat naar het Gravensteen verwees.

Nog nooit zoveel interactie

Wat zijn de voordelen van zo’n metaverse? 

Voem heeft kantoren in Gent, Brussel en Antwerpen. Onze medewerkers, bestuurders en leden wonen verspreid over heel Vlaanderen en Brussel. In onze metaverse zijn alle teams dagelijks met elkaar verbonden. We hebben nog nooit zo veel interactie gehad als nu. Als team zijn we hechter geworden. Medewerkers loggen op hun werkdag in, tenzij ze in meeting of op verplaatsing zijn. Daardoor weet je steeds wie er aanwezig is. Je kan snel met iemand overleggen door naar die persoon te wandelen en je camera en microfoon aan te zetten of de chatfunctie te gebruiken. We hoeven dus geen Doodle meer aan te maken om met elkaar te spreken.

Vergaderingen worden interactiever, we hebben geen Zoom meetings meer met een eindeloze lijst van punten die we afhaspelen en waar de helft van het team weinig aan heeft. We hebben geen breakout rooms nodig, want er bestaan verschillende meetingruimtes naast elkaar. Avondvergaderingen, zoals onze raad van bestuur, organiseren we nu meestal in de metaverse. Om dat te compenseren, plannen we nu elk jaar een driedaagse waar we fysiek samenkomen met alle bestuurders en medewerkers.

Het is makkelijker om een partner met wie je in vergadering bent, snel voor te stellen aan een collega. En als organisaties zelf een werkplek huren of een bureauruimte bouwen in onze metaverse, kunnen we veel meer interactie hebben met elkaar.

We hebben nog nooit zo veel interactie gehad als nu. Of we nu thuis of op kantoor werken. Als team zijn we hechter geworden.  

Lennart Thienpont – Voem vzw

In tegenstelling tot bij Teams en Zoom hebben we meer informele momenten. Collega’s nemen bijvoorbeeld samen een pauze door een spelletje of muziek te spelen. Op onze events blijven deelnemers online napraten in groepjes. Na de Emancipatieprijs hebben we zelfs een afterparty met DJ georganiseerd. Bovendien kunnen we internationale sprekers en publiek uitnodigen. Zo hebben we een samenwerkingsverband met URI, een ngo die interlevensbeschouwelijke netwerken heeft in heel de wereld.

Ten slotte kunnen onze leden, net zoals vroeger (en nu nog steeds) gewoon binnenspringen. En dat konden ze ook doen tijdens de lockdown.

Zijn er nadelen?

Veel tools zoals notities, moodboard … zijn geïntegreerd, maar het zou fijn zijn mochten we nog een aantal extra tools kunnen toevoegen, het registreren van onze werktijd bijvoorbeeld. Dergelijke tips delen we via Slack: een forum waar alle gebruikers van Gather suggesties kunnen doen en elkaar tips geven. Het team van Gather doet elke week updates om hun platform te verbeteren.

Hoe zijn de reacties?

“Heel positief. Alle collega’s zijn enthousiast. Net als onze deelnemers. Vaak denken mensen dat onze metaverse voor drempels zorgt, die zijn er uiteraard: niet iedereen beschikt over een laptop/smartphone en een stabiele internetconnectie en niet iedereen is digitaal geletterd. Maar er zijn ook heel wat factoren die juist drempelverlagend werken, dit platform werkt erg intuïtief en is daarom minder abstract dan pakweg Zoom. Bovendien zijn mensen met een migratieachtergrond, onze primaire doelgroep, vaak de early adopters van nieuwe technologieën. En eigenlijk halen we ook drempels weg. In ‘We need to talk about it’ bijvoorbeeld komen vaak gevoelige thema’s zoals anorexia aan bod. In onze metaverse kunnen mensen anoniem deelnemen. Bovendien bereiken we mensen die in het buitenland wonen of die niet op onze live events geraken, die geen opvang hebben voor hun kinderen …

Tijdens de Emancipatieprijs was er een grote groep 65-plussers aanwezig. Voor de start van het event namen we hen individueel mee in onze metaverse, nadien gingen zij vlot zelf aan de slag.

Ook bedrijven, politici, professoren, studenten, ambtenaren, kunstenaars … kwamen al een kijkje nemen en waren onder de indruk.

Ondertussen kregen we al zo’n 500 users over de vloer, hoewel we nog steeds in de testfase zitten. Onze virtuele wereld is nog niet volledig afgewerkt. Officieel zijn we er zelfs nog niet mee naar buiten gekomen. Dit is een van de eerste artikels. (lacht)

Mogen we nieuwsgierig zijn en iets meer weten over het kostenplaatje?

“Omdat ze geloven in onze visie en missie, sponsort Gathertown onze wereld. Ook daarom zijn we met hen in zee gegaan: ze vertrekken niet vanuit winst, maar vanuit het principe om zoveel mogelijk mensen te laten kennismaken met de technologie en mogelijkheden. Omdat we voor de ontwikkeling van onze custom ruimtes met een bedrijf uit Tsjechië werken, viel de loonkost nog mee: je moet op zo’n 60 euro per uur rekenen.. Verder heb je enkel een degelijke internetverbinding nodig.

Belangrijk om weten, het platform is gratis voor 25 avatars, en er bestaan heel wat gratis templates. Organisaties kunnen dus experimenteren voor ze de volgende stap zetten.”

Hebben jullie nog toekomstplannen?

“Zeker. Zo willen we graag een museum met kunstwerken van onze leden, die zullen dan als NFT (Non-Fungible Token: een niet- inwisselbaar, onvervangbaar digitaal eigendomscertificaat) te koop zijn. Daarnaast willen we andere organisaties, actieve burgers, artiesten … uitnodigen om onze metaverse te gebruiken om in te werken, te vergaderen, workshops en events te organiseren. Vergelijk het met het verhuren van zalen en coworking spaces zoals dat nu ook gebeurt. Verder willen we een eigen cryptomunt/systeem om artiesten en vrijwilligers te betalen (in samenwerking met wecreation). Ook willen we educatieve games ontwikkelen rond de beleving van racisme. En er staan nog enkele zaken op onze wishlist zoals een digitale gids die je welkom heet en je een rondleiding geeft bij je eerste bezoek aan onze metaverse.

Voem is naar ons weten de eerste organisatie in België die een eigen metaverse creëerde en die er gebruik van maakt voor haar dagelijkse werking en events. Het is een uithangbord waarin alles samenkomt, en een aanvulling op onze werking. Want natuurlijk blijven onze live events doorgaan.

We geloven in de meerwaarde voor sociaal-culturele organisaties. Zo’n metaverse past immers heel mooi in de laborol. Wie nieuwsgierig is naar onze virtuele wereld, is altijd welkom. Maak een afspraak via info@voem.be.”


Mieke Vasseur

Mieke Vasseur

Scroll to Top