jun
10
2021

7 goede gewoontes voor meer digitale vergaderhygiëne

Digitaal, Organisatiebeleid

Blog

Corona katapulteerde ons ongevraagd en ongenadig in het digitale vergadertijdperk. Er zijn duidelijk zegeningen: je kan nu makkelijker een kort overleg plannen met mensen die ver weg van elkaar werken. Erg handig voor sociaal-culturele organisaties die over heel Vlaanderen werken. Of nog iets merkwaardigs: vergaderingen beginnen stipt en lopen minder uit. Online vergaderen lukt vaak zo goed dat je bijna vergeet dat je ver van elkaar zit.

Maar een blik op onze agenda leert dat we nu vaak meer digitaal vergaderen dan vroeger offline. Voor wat vroeger een kort informeel gesprek aan je bureau of het koffietoestel was, word je nu geboekt voor een half uurtje. Vergaderingen worden in keten geprogrammeerd, zonder pauze, zonder overgang. Je duikt van de ene vergadering de andere in.

En ‘s avonds ben je moe. Schermmoe. Vergadermoe. Moegezeten. Dat dwingt toch tot reflectie over digitale vergaderhygiëne. Hoe we kunnen we gezond omgaan met de nieuwe digitale vergaderrealiteit? Bij Socius formuleerden we 7 goede voornemens.

1. Pauzes tussen vergaderingen

Een eerste belangrijke: gun elkaar pauzes tussen vergaderingen zodat mensen wat ademruimte krijgen. Als je een vergadervoorstel doet, laat je beter een kwartiertje open tussen twee vergaderingen. Durf zelf ook bij een binnenkomend vergaderverzoek die korte pauze vragen als er geen rekening mee gehouden is. Als je daar samen afspraken over maakt, werk je aan een cultuur van aandacht voor ritme in je team.

2. Pauzes in vergaderingen

Offline vergaderen we dikwijls in blokken van twee uur en is er meestal een korte pauze op een natuurlijk moment in de vergadering. Je ziet als voorzitter de tekenen: iemand tankt koffie of loopt naar het toilet en je weet dat het tijd is voor een korte break. Online zien we die tekenen veel minder en zijn we geneigd om te blijven doordoen. Terwijl we ondertussen weten dat lange online vergaderingen supervermoeiend zijn.

Hou dus van bij het inplannen van de vergadering rekening met pauzetijd. Als vuistregel: vergader maximaal drie kwartier tot één uur aan een stuk. Voorzie dan een pauze van een kwartier. Moedig mensen aan om in dat kwartier even de benen te strekken of naar buiten te gaan en vooral niet snel al hun mails te beantwoorden.

3. Sterke regie

Online vergaderingen zijn minder vermoeiend als ze kort en krachtig zijn. Dat vraagt van voorzitters een grondige voorbereiding en een sterke regie. Een transparante structuur, samen overzicht houden over de vorderingen, alerte sturing met oog voor non-verbale signalen of voor wat in de chat gebeurt. Voor elk agendapunt of onderdeel van het gesprek moet je bepalen wat de bedoeling is en in functie daarvan een goede werkwijze voorbereiden.

  • Is het doel informatie doorgeven? Zorg dat je enkele heldere slides kan delen om je verhaal te ondersteunen. Of vraag je zelfs af of je niet beter vooraf een screencast (tegenwoordig heel makkelijk te maken) of nota meegeeft waarin je alle informatie efficiënt bundelt. Zo kan iedereen op een gepast moment de informatie verwerken en moet je op de vergadering zelf enkel nog ingaan op verdiepende of bijkomende vragen. Of kan je meteen aan de bespreking beginnen.
  • Wil je iets bespreken en beslissen? Bepaal vooraf de vragen die een antwoord moeten krijgen. Bereid op basis daarvan een gespreksstructuur voor. Begeleid het gesprek doelgericht, uiteraard met aandacht voor de signalen van alle deelnemers.
  • Wil je in groep iets nieuws bedenken, oplossingen zoeken, ideeën verzamelen of samenwerken aan een gedeeld resultaat, dan moet je daarvoor op de online vergadering ook de juiste conditie creëren. Enkele aandachtspunten: werk in kleine groepjes, zet de juiste tools in en neem ieders inbreng zorgvuldig mee.

4. De juiste groepsgrootte

De dynamiek in een groep wordt sterk bepaald door de groepsgrootte. In grote groepen is het moeilijker om spreektijd op te eisen, in kleine groepen verloopt de interactie spontaner. Dat effect speelt nog sterker in online contexten. Bovendien is het online als voorzitter moeilijker om in te spelen op non-verbale signalen.

Online vergaderen in grotere groepen vraagt meer van onze energie: we zijn minder vanzelfsprekend betrokken, we moeten meer moeite doen om aan het woord te komen en heel vaak wordt de chat een belangrijk tweede vergaderkanaal, wat een dubbele informatiestroom veroorzaakt. Weeg daarom nauwkeurig af wat je wil doen in grote groep en waarvoor je beter in kleinere groepen vergadert.

De vuistregel is dat informatie doorgeven prima kan in grotere groepen, maar dat bespreken, beslissen of cocreëren veel natuurlijker en dus minder energieverslindend verloopt in kleine groepen – zeg maar 6 tot 8 personen. Splits dus op in break-outrooms wanneer je iets echt wil bespreken en beperk besprekingen in grote groep.

5. Zien en gezien worden

Online vergaderen is het minst vermoeiend als het aanleunt bij wat mensen als normaal aanvoelen. En normaal is bijvoorbeeld dat mensen elkaar kunnen zien en horen. Behalve als één spreker in grote groep informatie doorgeeft aan de hand van bijvoorbeeld een presentatie, is het dus doorgaans beter dat iedereen zichtbaar is.

Camera’s aan en liefst ook de micro’s permanent open als je aan een echt interactieve bespreking in kleine groep bezig bent. Dat bevordert de natuurlijke flow van het gesprek en vraagt dus minder van onze energie.

6. Geef het informele een plek

Wat we wel aan het leren zijn, is het efficiënt en effectief werken in online vergaderingen. Wat veel moeilijker lijkt is het online levendig houden van de informele contacten die normaal het prettige weefsel vormen rondom vergaderingen.

We kennen allemaal de onwennige stilte wanneer iedereen aan het inloggen is maar de vergadering nog niet echt begonnen is. Of het snelle einde zonder uitloop na de vergadering. Misschien kunnen we experimenteren met inloggen en afronden in break-outrooms?

Ook tijdens de vergadering kan er aandacht zijn voor het relationele. Een kort moment om in of uit te checken: hoe is het met jou? Hoe was het voor jou? Of een kleine energizer: mensen vragen om te bewegen of de animatieknoppen te gebruiken om zo hun mening uit te drukken. Een kort spelletje tussendoor. Samen koffiepauzes houden. Of even werken in break-outrooms om de interactie te versterken.

7. ‘Me-time’

Met het digitale vergaderen lijkt de bezetting van onze agenda’s toe te nemen. Het lijkt alsof je op elk leeg moment in de agenda van collega’s iets kan inboeken. Wat daardoor onder druk komt te staan is de ‘rustige werktijd’. De tijd die we nodig hebben om flink aan iets door te werken. Om diepgaand op een thema in te zoomen. Om echt ‘op onszelf’ te werken.  

In je team kan je ook daarover afspraken maken. Denk bijvoorbeeld aan vergaderluwe dagen of aan ‘me-time’ aangeven in de agenda’s. Dan is het natuurlijk kwestie van dat ook echt te respecteren …

Vergeet de meerwaarde van ‘echt samen’ niet

En tot slot, niet echt een goed voornemen voor meer digitale vergaderhygiëne, maar het helpt wel tegen schermmoeheid: fysiek samenkomen. Voor meer cocreatieve processen of diepgaande gesprekken blijkt (af en toe) offline overleg toch echt een must. Kijk maar naar de alternatieven die we met z’n allen in coronatijden bedachten: werken bij collega’s in de tuin, wandelvergaderingen in groepjes, wandelganggesprekken per twee in een park of natuurgebied. Want wie beweegt, brengt ook het brein in beweging.

Je kan er tenslotte niet omheen: als we nabij zijn kunnen we meer voortbouwen op elkaar, de interactie verloopt natuurlijker en we inspireren en raken elkaar anders, dieper en beter.

Dit zijn alle voornemens en ideeën van het Socius-team. Heb je zelf nog een tip voor meer vergaderhygiëne of minder schermmoeheid? Laat het me zeker weten.


Gie Van den Eeckhaut

Gie Van den Eeckhaut

Scroll to Top