Hoe Uilenspel kritisch experimenteert met AI als collega

AI duikt steeds vaker op in sociaal-culturele organisaties. Maar hoe gebruik je zo’n technologie zonder je waarden uit het oog te verliezen?

Bij Uilenspel vzw onderzoekt communicatiemedewerker Jasmijn De Smet hoe AI haar werk kan versterken, hoe collega’s het kunnen gebruiken en hoe ze hen daarin kan ondersteunen. Niet blind enthousiast, maar met een kritische blik. Want efficiëntie en innovatie botsen soms met waarden rond duurzaamheid, privacy en onafhankelijkheid.

Een partner die voor structuur zorgt

Toen Jasmijn ChatGPT vroeg om een overzicht te maken van het AI-gebruik in Uilenspel, kwam er een duidelijke top 10 naar voren. Veel toepassingen hebben te maken met structureren en denkwerk.

“AI-tools worden vooral gebruikt door collega’s die rond beleid en fondsenwerving werken. Voor mij is AI een dagelijkse partner voor verschillende taken. Tekstredactie blijft een van de taken die mij de meeste winst oplevert.”

AI bracht ook structuur tijdens het voorbije beleidsplanningsproces. “Het maakte eerste tekstvoorstellen, vatte grote documenten samen of haalde kernpunten uit gesprekken. Zo hadden we sneller een eerste aanzet.”

Ook bij het digitaliseringsproject ondersteunt AI als sparringpartner. Uilenspel werkt aan een traject om systemen zoals CRM, portalen, website en nieuwsbrief beter op elkaar te laten aansluiten. “Dat is handig, want ik ben de enige in de organisatie die daarrond werkt. Ik stel vragen over wat we belangrijk vinden en welke stappen we wanneer moeten zetten. Zo bouw ik een digitaal kompas. Van daaruit ga ik dan in overleg met externe consultants en collega’s.”

Een eigen AI-tool: de Heldere taalcoach

Uilenspel koos voor de betaalde versie van ChatGPT. Een van de eerste toepassingen was een custom GPT die Jasmijn zelf ontwikkelde: de Heldere taal coach. “Alles wat Uilenspel communiceert, moet helder en eenvoudig geschreven zijn en afgestemd op onze doelgroepen.”

De tool helpt bij het (her)schrijven van nieuwsbrieven, het vereenvoudigen van webteksten, het duidelijker maken van mails naar anderstalige ouders en het herschrijven naar B1-niveau. “Een handig hulpmiddel voor het team, al heeft het even geduurd voor alle collega’s ermee aan de slag gingen.”

De Heldere taal coach helpt bij het (her)schrijven van nieuwsbrieven, het vereenvoudigen van webteksten, het duidelijker maken van mails naar anderstalige ouders en het herschrijven naar B1-niveau.

Up-to-date blijven

Tijdens een teamvergadering onlangs bleek dat niet alle collega’s ChatGPT goed kennen. Dat was voor Jasmijn een aanleiding om een interne vorming te organiseren. “Een goed moment om even stil te staan bij de mogelijkheden, maar ook bij de beperkingen. En om onze Heldere taal coach opnieuw onder de aandacht te brengen.”

Na de vorming vroeg ze haar collega’s wat ze de volgende dag met ChatGPT zouden doen. “Hun antwoorden kwamen sterk overeen met wat ik zelf had bedacht op basis van hun taken. Mijn collega die vrijwilligers begeleidt en verantwoordelijk is voor vormingen, wil ChatGPT bijvoorbeeld gebruiken om vormingen beter op te bouwen, interactieve werkvormen te zoeken en ideeën voor intervisies te verzamelen.” Het inhoudelijke stuk blijft dus bij de collega’s, maar voor de vorm kan ze ChatGPT gebruiken als klankbord. “Aan die opties had ze niet gedacht. Wat logisch is, want het is een taalmodel. Het helpt ook door alternatieven te bedenken en denkstappen uit te leggen.”

Voor veel taken zit de grootste winst in het begin van een project. “Ken je dat gevoel van een leeg blad? Dat je denkt: ik moet nu een agenda opstellen of een aanzet geven voor een traject. Dat kan lastig zijn.” ChatGPT kan dan helpen als brainstormpartner. “Vroeger kon je zo’n taak blijven uitstellen. Nu heb je op twee minuten een eerste structuur.”

Jasmijn legt haar collega’s uit waarvoor ze ChatGPT kunnen gebruiken. ©Uilenspel

Experimenteren

Naast ChatGPT gebruikt Jasmijn ook andere AI-tools. Zoals Jamie als AI note taker voor transcripties; voorlopig in de gratis versie met tijdsbeperking. “Daar ben ik echt blij mee. De tool kan gesprekken transcriberen, samenvattingen maken en to-do-lijsten genereren. Je moet niet meer in een verslag zoeken naar wat er precies afgesproken is: je krijgt meteen de actiepunten. Voor iemand als ik die het lastig vindt om tegelijk te praten en notities te nemen, is dat een grote hulp. Het enige nadeel van de gratis versie is dat je maar 30 minuten hebt. Voorlopig betalen we nog niet voor andere AI-tools. Dat is natuurlijk eigen aan een vzw: onze middelen zijn beperkt en voor je investeert, wil je proeven van de mogelijkheden.”

Daarnaast experimenteert Jasmijn met verschillende toepassingen:

  • beeldgeneratie met Ideogram
  • presentatietools met Gamma
  • beeldbewerking met Canva

Sommige toepassingen blijven voorlopig speels. “Voor een teambuilding liet ik AI-afbeeldingen maken van teamleden. Voor de fun werkt dat goed.”

Voor communicatie blijft ze voorzichtig. “Ik heb al leuke dingen gemaakt met Ideogram, maar ik durf ze nog niet gebruiken. Ik weet niet goed hoe ons publiek zal reageren op AI-beelden. Het zit vaak net op de grens van geloofwaardig.”

Momenteel test ze Gamma om presentaties te maken. “In het begin vraagt zo’n tool een investering. Je moet bijvoorbeeld eerst je huisstijl invoeren, maar zodra je een sjabloon hebt, gaat het snel, vermoed ik.”

Tegelijk blijft het zoeken naar balans. “Ik wil experimenteren, maar ook niet eindeloos veel tools gebruiken. Zeker vanuit ethische overwegingen. En inwerktijd ontbreekt vaak in het experimenteerproces.”

Zelf probeert ze bij te benen via webinars of LinkedIn. “Het is soms sprokkelen naar wat interessant is voor ons. Ik voel me niet altijd aangesproken door vormingen in de IT-wereld, ik mis soms de vertaalslag naar onze sector.”

Ik wil experimenteren, maar ook niet eindeloos veel tools gebruiken. Zeker vanuit ethische overwegingen.

Efficiëntiewinst in kleine organisaties

Voor kleinere sociaal-culturele organisaties kan AI volgens Jasmijn een grote impact hebben.

“Kijk naar Muntuit (die we onlangs hebben gesproken, nvdr). Ik herken veel in hun verhaal. Toen hun communicatiemedewerker uitviel, konden ze met AI toch nieuwsbrieven en social media posts maken.”

AI voelt dus als een extra collega. “Vroeger hoorde je vaak over de eenzaamheid van de eenmanscommunicatiedienst. Nu voelt het alsof ik altijd iemand heb om ideeën mee af te toetsen. Dat is eigenlijk gek, want het is een robot. In het team hebben we daarmee al gelachen. Dan zeggen we: ‘Ik heb al met mijn collega gebrainstormd.”

Ook in haar eigen job merkt ze het effect van AI. “Mijn takenpakket is de laatste jaren erg veranderd. Ik startte als communicatieverantwoordelijke, maar merk dat er steeds meer tijd gaat naar fondsenwerving en IT, zonder dat er taken wegvallen van communicatie. AI helpt mij om de communicatie toch draaiende te houden met die beperkte tijd. Als je een presentatie of jaarverslag in enkele minuten in een structuur kan plaatsen, dan is dat efficiënt.”

Bij elke prompt voel ik een moment van twijfel. Eigenlijk wil ik dit niet gebruiken, flitst het dan door mijn hoofd.

Maar er knaagt ook iets

Toch gaat het gebruik van AI niet zonder bedenkingen. “Bij elke prompt voel ik een moment van twijfel. Eigenlijk wil ik dit niet gebruiken, flitst het dan door mijn hoofd. Dat heeft onder andere te maken met het hoge energieverbruik en de impact op het milieu. Ik weeg telkens af: moet ik ChatGPT echt gebruiken? Kan ik dit ook via Google of andere research oplossen? Verhoogt dit mijn efficiëntie en kwaliteit?”

Daarnaast speelt een bredere ethische discussie, bijvoorbeeld rond de afhankelijkheid van grote techbedrijven, commerciële belangen van AI-bedrijven en geopolitieke invloed. “Onze missie strookt niet altijd met de waarden van die bedrijven. Kijk bijvoorbeeld naar de steun van OpenAI voor president Trump.”

Privacy

Ook rond data en privacy blijft Uilenspel voorzichtig. Zo voedt de organisatie het systeem niet, die optie staat uit. Daarnaast stelde Jasmijn een AI-gedragscode op. Dat bepaalt bijvoorbeeld:

  • hoe data geanonimiseerd wordt
  • welke informatie niet gedeeld wordt met AI-tools
  • wanneer en waarvoor we AI gebruiken

“Voorbeelden van gegevens die we niet invoeren, zijn begrotingen, persoonlijke gegevens van medewerkers, gezinnen of vrijwilligers en gevoelige informatie.”

Bij het schrijven van een getuigenis werkt ze bijvoorbeeld in twee stappen. “Eerst vraag ik een structuur zonder namen of leeftijden. Pas nadien voeg ik die informatie toe in mijn Word-document.”

Jasmijn ging aan de slag met AI-beeldgeneratie. © Uilenspel

Het spanningsveld: innovatie versus waarden

Voor Jasmijn voelt AI vaak als een voortdurende spreidstand. “Zeker als communicatiemedewerker. Aan de ene kant wil ik experimenteren, efficiënter werken en nieuwe technologie verkennen. Ik ben fan van innovatie.”

Aan de andere kant speelt haar rol binnen een non-profitorganisatie. “Ik wil niet zomaar meegaan in het verhaal van Big Tech.”

De zoektocht naar alternatieven speelt daarom ook in Uilenspel. Er bestaan verschillende opties zoals Lumo, Euria en Le Chat. Een ander voorbeeld is GPT-NL, een Nederlands taalmodel dat sterker op lokale data focust. “Maar ook daar blijven vragen. Dat iets op een Europese server staat, betekent nog niet automatisch dat alles goed zit. Je weet niet altijd hoe ethisch andere bedrijven werken of hoe ze omgaan met privacy.”

Daarnaast bieden ethischere alternatieven niet altijd dezelfde mogelijkheden. “Als ik AI gebruik, wil ik eruit halen wat ik nodig heb. Anders raak je gefrustreerd.” Tegelijk relativeert ze de impact. “We zijn een kleine vzw die af en toe een paar prompts invoert. In het grotere plaatje is dat misschien maar een druppel op een hete plaat.”

Boycot of niet?

Momenteel klinkt de oproep om massaal te stoppen met tools zoals ChatGPT. “Het idee van een boycot spreekt me wel aan. Als sector zou dat een krachtig signaal zijn. Als iedereen meedoet, wil ik wel toepassingen opofferen. En hoe meer organisaties naar andere tools overstappen, hoe beter die natuurlijk worden. Wij hebben ook niet zoveel nodig.”

Tegelijk ziet ze hoe moeilijk dat in de praktijk is. “Het doet me denken aan de vragen die er in de sector rezen bij het gebruik van META-toepassingen zoals Facebook en Whatsapp: er wordt veel gediscussieerd, maar uiteindelijk blijft iedereen toch waar hij zit.”

AI is een hulpmiddel. Onze missie, menselijkheid en verantwoordelijkheid blijven leidend.

De grootste valkuil: lui worden

Tijdens haar interne vorming gaf Jasmijn ook een duidelijke waarschuwing aan haar collega’s: ‘Je kan er ook lui van worden’. Dat gebeurt wanneer AI:

  • al het denkwerk overneemt
  • je creativiteit vervangt
  • automatisch het eerste antwoord bepaalt
  • als je het als enige go to gebruikt

“De inhoud en creativiteit moeten bij ons blijven. Dat zijn net onze sterktes. Soms moet ik mijzelf bewust uitdagen. Dan vraag ik ChatGPT: verzin een paar titels. Maar denk dan meteen: nee, eerst zelf proberen.”

Tegelijk leert ze veel over het denk- en werkproces. “Ik vraag soms: leg stap voor stap uit waarom je tot die aanpak komt. Zo word je strategischer.”

Een technologie die blijft

Ondanks alle twijfels staat één ding vast: AI verdwijnt niet meer. De vraag wordt dus niet of organisaties ermee werken, maar hoe. Voor Jasmijn staat de balans centraal. “Gebruik het met mate. Vergeet je eigen creativiteit niet. En, de bottom line, van onze AI-gedragscode: AI is een hulpmiddel. Onze missie, menselijkheid en verantwoordelijkheid blijven leidend.”