feb
23
2022

Hello, Goodbye – waarderend afscheid nemen van je vrijwilligers

Vrijwillige inzet

Blog

Stelde jij jezelf wel eens de vraag: ‘Is die vrijwilliger eigenlijk gestopt?’. Dat kan op twee dingen wijzen: een vrijwilliger is al een tijdje inactief of beëindigde eenzijdig het engagement. Inactieve vrijwilligers kun je nog altijd aanspreken: willen ze hun engagement al dan niet opnieuw opnemen? Vrijwilligers die langzaam uit beeld verdwenen zijn, ben je kwijt. Vermijd dus dat vrijwilligers stoemelings hun inzet stopzetten. Hoe? Door van bij het prille begin van hun engagement een waarderende afscheidscultuur uit te bouwen.

Van hieraf mag je gaan

Vrijwilligers kunnen om verschillende redenen hun engagement stopzetten. Persoonlijke omstandigheden (ziekte, verhuis). Een gebrek aan motivatie (geen aansluiting meer vinden bij de andere vrijwilligers of de organisatie, niets meer bijleren). Te weinig tijd of ontevredenheid over de geboden omkadering. … Wat de reden ook is, bied ruimte aan vrijwilligers om afscheid te nemen als ze dat willen.

“Doordat stoppen mag, wordt vrijwillige inzet minder vrijblijvend.”

Raar maar waar. Doordat stoppen mag, wordt vrijwillige inzet minder vrijblijvend: wie zich inzet kiest daar heel bewust voor. Als een vrijwilliger beslist om te stoppen, markeer dan het afscheidsmoment. Koppel er waardering aan op een manier die past bij de vrijwilliger en bij jouw organisatie. Grijp het vertrek van vrijwilligers aan als een leerkans: hoe kunnen we op basis van hun feedback ons vrijwilligersbeleid en de werking van onze organisatie verbeteren?

In of out

Door bij vrijwilligers regelmatig te polsen of ze hun engagement willen vernieuwen of beëindigen, vermijd je dat ze in de ‘grijze zone’ van inactiviteit belanden. Een zone waarbinnen zowel vrijwilligers als beroepskrachten schroom voelen om nog contact te leggen. Daarnaast bouw je een dynamische organisatie uit waar in- en uitstroom mogelijk is. Dat maakt jouw organisatie ook aantrekkelijk voor mensen die een tijdelijk engagement verkiezen. En ten slotte versterk je het ambassadeurschap van vrijwilligers die tevreden vertrekken én beperk je de imagoschade door vrijwilligers die ontevreden afsluiten.

Laat me nu toch niet alleen

Hoed je voor ‘afscheidsangst’. Die is vooral voelbaar ten aanzien van bestuursvrijwilligers. Zal er wel iemand anders in de voetsporen treden van de vrijwilliger die vertrekt? Wachten we niet beter totdat er zich iemand anders aandient? Jammer, want de ervaring leert dat net het vertrek van een zittende vrijwilliger ruimte creëert voor anderen om een stapje vooruit te zetten. Bevraag dus regelmatig, bijvoorbeeld jaarlijks, het engagement van je vrijwilligers. Wil iemand zijn inzet vernieuwen, even een pauze inlassen of zijn engagement beëindigen?

“Ervaring leert dat net het vertrek van een zittende vrijwilliger ruimte creëert voor anderen om een stapje vooruit te zetten.”

Wat dat laatste betreft bedenk je best afscheidsrituelen op maat. Hoe vrijwilligers het liefst afscheid nemen hangt samen met hun motivatie en persoonlijkheid. De ene vrijwilliger neemt graag in alle stilte afscheid. Dan is bijvoorbeeld een geschenkbon en een persoonlijke bedanking een gepast afscheid. De andere verkiest een gezellig afscheidsmoment waarop een publiek dankwoord wordt uitgesproken.

Exitgesprek

Als het duidelijk is dat een vrijwilliger wil vertrekken, ga dan in gesprek. Hoe pak je zo’n exitgesprek aan? Deze punten laat je best aan bod komen. De vragen helpen je daarbij.

De ervaringen van vrijwilligers en wat jouw organisaties daaruit kan leren

  • Waarom wil de vrijwilliger stoppen?
  • Hoe wil de vrijwilliger stoppen?
  • Wat laat de vrijwilliger achter en hoe worden zijn taken overgedragen?
  • Hoe kijkt de vrijwilliger terug op zijn inzet, de begeleiding en de organisatie?
  • Wat loopt goed in de organisatie en waar is verbetering mogelijk?

Hoe de organisatie vrijwilligers zo goed mogelijk kan verder helpen

  • Wat kan de organisatie nog voor de vrijwilliger doen?
  • Kun je een rol spelen bij het vinden van nieuw vrijwilligerswerk?
  • Is er behoefte aan een referentie?

Hoe je vrijwilligers betrokken kunt houden bij jouw organisatie

  • Wil de vrijwilliger op de hoogte gehouden worden van het wel en wee van de organisatie?
  • Op welke manier kan en wil de vrijwilliger betrokken blijven?
  • Hoe kan de vrijwilliger terugkomen als hij dat wil?

Laat de deur op een kier

Ook bij vrijwilligers die zich tijdelijk inzetten is een exitgesprek belangrijk. Het gesprek zal korter zijn dan bij een vrijwilliger die zich langdurig en intensief inzette. En wellicht meerdere malen plaatsvinden. Typisch aan tijdelijke vrijwilligers is immers dat je ze terug kunt prikkelen om een nieuw engagement op te nemen. Besteed dus voldoende aandacht aan de mogelijkheid tot terugkeer. Laat de deur op een kier staan. Wijs bijvoorbeeld op korte klussen en eenmalige activiteiten, houd een actueel adressenbestand bij en sta open voor ideeën van ooit-vrijwilligers.

Wees duidelijk

Neem je als organisatie zelf het initiatief om een traject met een vrijwilliger te beëindigen? Zorg er dan voor dat je duidelijk bent: het engagement van de vrijwilliger stopt. Maak evenwel onderscheid tussen de vrijwilliger en de persoon. Je neemt afscheid van de vrijwilliger, niet noodzakelijk van de persoon. Die is bijvoorbeeld nog wel welkom om deel te nemen aan activiteiten.

“Je neemt afscheid van de vrijwilliger, niet noodzakelijk van de persoon.”

Schenk bijzondere aandacht aan vrijwilligers die vasthouden aan de veiligheid, en in sommige gevallen ook de status, die samenhangt met hun vrijwillige engagement. Wees duidelijk over het feit dat het huidige vrijwilligerswerk niet langer geschikt is. Bedenk aangepast vrijwilligerswerk binnen de organisatie of zoek nieuwe uitdagingen buiten de organisatie. En ten slotte, zet door. Ook bij afscheidsangst.

Wellicht besteed jij net als de meeste organisaties veel aandacht aan het binnenhalen van vrijwilligers. Terecht: goed begonnen, is half gewonnen. Maar verlies zeker ook het eindpunt niet uit het oog. Creëer een waarderende afscheidscultuur. Voor al die vrijwilligers die je eens warm onthaalde.


Jozefien Godemont

Jozefien Godemont

Scroll to Top