20
2022
Mensen betrekken in hybride settings
Digitaal, Sociaal-cultureel werken, Werken met groepen
We werken steeds vaker hybride: enkele mensen vergaderen in een lokaal of volgen vorming samen met mensen die elders voor hun laptop zitten. Hybride werken heeft voordelen (denk aan tijd en mobiliteit), maar stelt ons ook voor uitdagingen. Niet in het minst op het vlak van betrokkenheid. Want, hoe hou je iedereen betrokken tijdens de sessie en op de kwesties? Wat betekent het voor jou als begeleider om mensen te betrekken in een hybride setting?
Experimenteren om te leren
Vanzelfsprekend is het niet. Dat hebben we zelf kunnen vaststellen in twee experimenten. Eentje als deelnemer met mensen uit andere steunpunten onder leiding van Joitske Hulsebosch (van ‘Ennuonline’). En eentje als duo-begeleiders met vijf mensen online en vier mensen in de zaal (vanaf nu respectievelijk ‘onliners’ en ‘zalers’ genoemd) – allemaal mensen uit het sociaal-cultureel werk. We probeerden telkens verschillende settings uit om op die manier te ervaren wat wel en wat niet goed werkt. En vooral ook wat nodig is om mensen betrokken te houden. We hebben doorheen de experimenten een vijftal verschillende settings uitgeprobeerd:
Setting 1: online spreker voor zalers en onliners
Er is een spreker online. In de zaal zitten enkele mensen, enkele mensen volgen mee online.
Zolang er eenrichtingsverkeer is, loopt dat prima. Maar vanaf het moment dat je echt de interactie met elkaar wil organiseren, wordt de uitdaging groter en kom je eigenlijk terecht in de settings die hieronder aan bod komen. Een variant waarvan de inhoudelijke meerwaarde al meermaals is gebleken in leercontexten: enkel de spreker is online, alle luisteraars zitten samen in de zaal. Die setting heeft als groot voordeel dat je sprekers die je anders misschien niet tot bij jou krijgt, toch kan vragen om input te geven. Eventueel werk je dan na een hybride vragenrondje met de spreker gewoon offline verder met de deelnemers.
Setting 2: zalers focussen op groot scherm met onliners
De zalers kijken allemaal samen naar een groot scherm met centraal speakersysteem. De onliners zien en horen de mensen in de zaal via een centraal camera- en microfoonsysteem.
Uit de evaluatie blijkt dat deze setting het meest natuurlijk aanvoelt en de realiteit van een gewone bijeenkomst het meeste benadert. Toch zijn er valkuilen. Het scherm heeft een heel grote aantrekkingskracht voor de zalers, waardoor de interactie in de zaal toch echt anders aanvoelt: je leest elkaar lichaamstaal minder, je moet als begeleider én als deelnemer je aandacht op een heel andere manier verdelen dan in een gewone live bijeenkomst. Daar moeten we duidelijk nog leren mee omgaan …
Setting 3: zalers zijn ’maatjes’ voor onliners
Dit is vergelijkbaar met setting 2, maar de zalers zetten hun laptop open en loggen in, ‘pinnen’ één online deelnemer groot in beeld en hebben de mogelijkheid om daarmee privé te chatten. Microfoon en speaker blijven centraal – het centraal beeld blijft ook actief. We noemen dat ‘werken met een maatje’. De filosofie? Door te werken met een maatje, verlagen we de drempel voor onliners, worden ze beter ‘gelezen’ door de mensen in de zaal en op die manier meer betrokken. Hier was de evaluatie erg gemengd: de meerwaarde werd niet echt altijd gevoeld door de mensen online en voor de mensen in de zaal waren er te veel prikkels (twee schermen, tekst in chat, gesprek met mensen in de zaal).
Setting 4: zalers en onliners samen in breakout rooms
Hier werken we met klassieke breakout rooms, waarbij elke zaler zich verplaatste naar een ander lokaal (vermijden van geluidsoverlast) en in gesprek ging met één of twee mensen online.
Hier was de evaluatie redelijk unaniem: veel gedoe (verplaatsing, veel lokalen nodig) voor weinig meerwaarde. Als je in hybride settings met kleine groepjes wil werken, val je beter terug op het creëren van breakout rooms voor de mensen online en het meer natuurlijke werken in kleine groepjes voor de mensen in de zaal. Nadeel is dan wel dat de interactie tussen de onliners en de zalers beduidend minder sterk is.
Setting 5: iedereen gefocust op zijn laptop
Er is geen centraal scherm, iedereen logt in en kijkt op zijn eigen laptop. Er is wel een centraal microfoonsysteem om geluidsoverlast (‘gefluit’) te vermijden.
Ook hier was de evaluatie eerder lauw: deze setting lijkt te veel op een gewone online meeting waarbij iedereen apart zit. De interactie in de zaal is eerder beperkt, je hebt het gevoel dat je gewoon via het scherm communiceert met de andere zalers. De meerwaarde tegenover een gewone online bijeenkomst is verwaarloosbaar.
Betrokkenheid versterken
We trekken heel wat lessen uit onze experimenten. Volgende tips geven we alvast mee:
- De doelstelling primeert boven de vorm!
Bij het plannen van je vergadering of je aanbod denk je best goed na over het doel dat je wil bereiken. In functie daarvan moet je beslissen om al dan niet hybride te werken en zo ja, de nodige voorbereidingen treffen om die doelen in de hybride setting te kunnen realiseren. Als je de doelen van je bijeenkomst veel minder vanzelfsprekend kwaliteitsvol kan realiseren in een hybride setting, is het misschien beter om toch gewoon te kiezen voor een live bijeenkomst in plaats van de werking aan te passen en te bemoeilijken omdat één of enkele mensen niet aanwezig kunnen zijn.
- Hybride werken vraagt een grondige voorbereiding
De condities creëren om iedereen te betrekken, vraagt een weloverwogen aanpak. Timing, ritme, afwisseling in werkvormen, ook interactief, inzet van online/offline tools, gerichte interventies om onliners forum te geven … Een goed scenario kan hier de extra stress die gepaard gaat met hybride werken ondervangen.
- Start met goede afspraken
Een duidelijke etiquette zorgt voor rust. Hoe vraag of neem je het woord? Wat met al dan niet in beeld komen? Hoe zoeken we de balans tussen digitale middelen (‘handjes’) en analoge middelen (onze handen echt opsteken)? Hoe gaan we om met tijd, met onderbreking, met vragen …?
- Bewaak de dynamieken
Hybride werken kan ongewild dynamieken teweegbrengen die heel erg verschillen voor de onliners en de zalers: de zalers zien elkaar vooraf, drinken koffie, kletsen in de pauze en gaan na de bijeenkomst misschien samen naar de trein. De onliners loggen in en uit bij het begin en einde, en laden tijdens de pauze misschien even de vaatwas in. Het kan helpen om de pauze in het lokaal te houden met het scherm en de micro open, zodat onliners ook mee kunnen volgen. Of de onliners kunnen elkaar vinden in een breakout room tijdens de pauze. Als er tijdens de pauze belangrijke thema’s aan bod zijn gekomen bij de zalers, kan je die beter ook even kort bespreken bij de heropstart zodat iedereen mee is.
- Maak iedereen verantwoordelijk voor de onliners
Onliners betrekken is niet alleen de taak van de begeleiders. Iedereen kan en mag de onliners expliciet aanspreken of reageren op hun non-verbale signalen om hen ‘podium’ te geven. Geef dat ook duidelijk aan bij de start van de bijeenkomst!
- Evalueer en stuur bij
Peil onderweg naar de betrokkenheid van iedereen en zoek samen uit hoe die kan verbeteren als er iets schort.
- Begeleid met twee
Wissel elkaar af. Verdeel taken (techniek, chat …). Observeer alert en grijp snel in wanneer nodig. Zorg dat je je apparatuur en software goed kent en vooraf test. Zo voorkom je onnodig tijdverlies of technische problemen. Voorzie eventueel ook een ‘helpdesk’ voor deelnemers die online niet tot bij de groep geraken.
Mensen betrekken in hybride settings is een uitdaging. Niet alleen op vlak van betrokkenheid. Want, hoe werk je als organisatie een beleid uit voor het werken in hybride settings? Hoe pak je dat technisch aan? In een volgende blog gaan we verder in op die vragen.
Ondertussen blijven we experimenteren met hybride vergaderingen en vormen. Heb jij nog interessante ervaringen? We horen ze graag!
