Om tot een geslaagd beleidsplan te komen, is een uitgebreide sterkte-zwakteanalyse van je organisatie en haar omgeving een must. Heel wat teams blijven echter vastzitten bij wat minder goed gaat, met doemdenken en negativiteit als gevolg. Hoe zorg je ervoor dat je het enthousiasme, de zin en de motivatie binnen je team op peil houdt tijdens deze cruciale denkoefening?

Eerst was er SWOT…

De eerste stap van je beleidsplanningsproces houdt in dat je samen met je team de objectiveerbare gegevens (bv. het aantal leden van je organisatie, de soorten activiteiten die jullie organiseren, …) uit en rond je organisatie bespreekt. In de managementliteratuur uit de profit sector en binnen de sociaal-culturele sector was de SWOT-analyse tot op de dag van vandaag dé werkvorm om deze gegevens systematisch te bediscussiëren.

Het principe gaat als volgt: door eerst de sterktes (strengths), zwaktes (weaknesses), kansen (opportunities) en bedreigingen (threats) van je organisatie in kaart te brengen en vervolgens deze met elkaar te confronteren, kom je tot verschillende mogelijkheden voor de toekomst die schade kunnen beheersen, investeringen verantwoorden, tot keuzes overhalen of die aanzetten tot verdediging van een verworven positie.

Nefast voor de motivatie

Sterkte-zwakteanalyses zoals de SWOT-werkvorm hebben één groot nadeel: zelden leiden ze tot optimistische of enthousiasmerende beleidsuitdagingen. Integendeel, vaak halen ze de motivatie van de medewerkers drastisch naar beneden. De boosdoener? Het blindstaren op de zwaktes en bedreigingen van de organisatie. Dat kan ook moeilijk anders. Drie van de vier handelingsperspectieven (verdedigen, kiezen en schade beheersen) zitten in de negatieve sfeer.

De inzichten die we op deze manier uit de verzamelde gegevens verwerven, overschaduwen al snel het potentieel van het team en de wensen van de belanghebbenden rond de organisatie. Eigenlijk veroorzaakt de SWOT-analyse een verstopping in de energiestromen in en rond de organisatie.

SWO-ART: waardering als uitgangspunt

Er is dus nood aan een meer motiverend alternatief. De waarderende benadering (appreciative inquiry) bood heel wat inspiratie en leidde ons tot een Socius-variatie op de SWOT: de SWO-ART.

De werkwijze bij de SWO-ART is vergelijkbaar met die van de SWOT, maar je brengt veel meer positieve elementen in je analyse. Behalve sterktes en zwaktes zijn er ook de aspiraties van je medewerkers (de ‘goesting’, zeg maar) en de resultaten die de (externe) stakeholders graag zouden gerealiseerd zien de komende periode.

Zo krijg je bij het combineren van de gegevens negen handelingsperspectieven in plaats van vier. Door te ‘herbevragen’, ‘omdenken’, ‘realiseren’, ‘inzetten’ en ‘riskeren’, krijg je de positieve energie die in elke organisatie zit, te pakken. En dit zonder de realiteit uit het oog te verliezen. Zes van deze handelingsperspectieven focussen op de goesting en het enthousiasme van je team en de wensen van de stakeholders.

Uit begeleidingen en ondersteuning bij verschillende organisaties uit onze sociaal-culturele sector blijkt dat de SWO-ART vooral positief inspireert. Deze werkwijze duurt misschien wat langer dan de SWOT-analyse (er zijn meer gegevens, dus meer combinaties te overwegen), maar dat weegt niet op tegen de innovatieve en motiverende dynamiek die het proces teweeg brengt.

“We herkenden al snel de aspiraties van ons team en legden verbanden met de noden van de leden van onze vereniging én de samenleving. Dit had een gunstig effect op onze ploegdynamiek en ons optimisme. Het SWO-ART’en was een goede basis voor onze verdere beleidsplanning.” (Jan Vannoppen, VELT – Vereniging voor Ecologisch Leven en Tuinieren)

1, 2, 3, actie!

Ben je op zoek naar een frisse wind en de juiste stimulans om een positief en gedragen beleidsplan te maken? Probeer dan de SWO-ART methode eens uit en ervaar hoe je zorg kan dragen voor de interne motivatie van je team tijdens het planningsproces, zonder verwijderd te geraken van de realiteit van je organisatie.

Meer weten over beleidsplanning? Neem een kijkje in onze Toolbox Beleidsplanning.