apr
23
2020

Samenwerken met andere organisaties: yay or nay?

Kwaliteitszorg, Organisatiebeleid, Zakelijk beleid

Samenwerkingen tussen sociaal-culturele organisaties zijn zeker niet nieuw. Wel wordt er steeds meer en op complexere manieren samengewerkt. Het spreekt voor zich dat niet alle samenwerkingen even vlot verlopen. Maar wat maakt dat een samenwerking slaagt? En waarop moet je zéker letten om je samenwerking tot een goed einde te brengen? Is samenwerken wel altijd een goed idee? In deze blog geven we je enkele aandachtspunten mee.

Laten we beginnen met een illusie de wereld uit te helpen. Als alle betrokken organisaties hetzelfde sociale doel nastreven en van goede wil zijn, dan zal het proces wel vanzelf vlot verlopen? Niet echt. De realiteit leert ons dat samenwerken vooral hard werken is en soms een bron van frustratie of zelfs conflicten kan zijn. Daarom begin je er best niet onbezonnen aan.

First things first: een grondige analyse

Voor je aan een samenwerking begint, stel je jezelf best eerst deze vragen:

De belangrijkste: waarom wil je een bepaalde samenwerking opstarten? Of waarom wil je eraan meewerken?
Past de samenwerking binnen de missie, visie en strategie van je eigen organisatie?
Is een samenwerking wel de beste strategie om je doel of project te realiseren? Soms is het veel efficiënter om je project alleen aan te pakken of uit te besteden in plaats van een ‘nutteloze’ samenwerking op te zetten.
Hoe verhoud je jezelf tot de samenwerking? Ben je trekker? Deelnemer? Hoe groot is het aandeel van jouw organisatie?
Hoeveel tijd en energie heb je over voor de samenwerking? En met welke expertise? Zal de samenwerking ten koste van bestaande taken gaan? Zo ja, welke?
Houdt deze samenwerking een risico in? Voor je imago bijvoorbeeld?

Kortom: je begint niet aan een samenwerking zonder eerst een grondige analyse te maken. Want een samenwerking kost middelen, tijd én energie. Als je beslist dat een samenwerking een goed idee is, hoe ga je dan te werk? Hieronder geven we je enkele basics mee.

Goede afspraken maken goede vrienden

Het gebeurt weleens dat er middenin een samenwerking conflicten ontstaan tussen organisaties, maar soms ook intern. Daarom is het belangrijk om voldoende aandacht te besteden aan basisafspraken, zowel intern als met de externe partners.

Enkele gouden tips:

Maak afspraken over de interne rolverdeling met betrekking tot de samenwerking. Vooral over de mandaten: wie ondertekent de contracten? Wie valideert de beslissingen? Hoe gebeurt de terugkoppeling? Maak hier op voorhand duidelijke beslissingen over.
Wees helder met elkaar over het doel van de samenwerking en de timing.
Maak afspraken over de rollen en hoofdtaken van elke organisatie in de samenwerking: wie trekt de samenwerking? Wie betaalt voor wat? Wat met het eigenaarschap van zaken die ontwikkeld worden? En de verworven data? Hoe gebeurt de profilering (woordvoerderschap, logo’s, vermelding, …)?
Maak afspraken over de financiële kant van de samenwerking.
Bespreek hoe je zowel het proces als het product wilt evalueren.

Samenwerken in 5 stappen

In Leren samenwerken tussen organisaties onderscheiden Kaats en Opheij vijf belangrijke fasen in de opbouw van een samenwerking: verkennen, delen, overeenkomen, vormgeven en tot slot uitvoeren en vernieuwen. Deze fasen verlopen in de praktijk niet altijd lineair.

Dit model lijkt misschien een beetje simplistisch om de realiteit van samenwerkingen in onze sector helemaal weer te geven. Toch biedt het een goede leesbril voor hoe samenwerkingen verlopen en hoe we ernaar kunnen kijken.

Verkennen gaat over de reden van de samenwerking en de deelnemers. Er wordt een analyse van ieders belangen gemaakt om tot een gemeenschappelijke kijk op de samenwerking te komen. Het resultaat zou een gedragen startnota moeten zijn.
Delen: in deze fase werk je aan een intentieverklaring door gezamenlijke ambities en doelstellingen te vinden na een eerlijke bespreking van ieders belangen. Het mandaat en de relatie met de achterban zijn hier belangrijk.
Overeenkomen: in deze fase bepaal je de marsrichting die je in een overeenkomst en actieplan/afsprakennota giet. Ieders aandeel qua input en output wordt hier afgesproken.
Vormgeven: op dit punt worden zowel de vorm als de inhoud van de samenwerkingsacties vastgelegd. Dit resulteert in het uitwerken van duidelijke projectfiches.
Uitvoeren en vernieuwen: in deze fase van uitvoering is PDCA-denken een must. Goede evaluatie- en rapportage-instrumenten zullen hierbij nodig zijn.

Enkele vragen kunnen zijn:

Loopt het proces zoals gepland? Waar kunnen we bijsturen?
Zijn er voldoende resultaten geboekt?
Is er een bijsturing, stopzetting of uitbreiding nodig?
Hebben we nog steeds alle stakeholders mee?

Globale evaluatie

Zelfs schijnbaar vlotte samenwerkingen kunnen gaandeweg in een lethargie verzanden. Daarom is het belangrijk om af en toe een heel globale evaluatie te houden en alle betrokkenen scherp te houden. Deze is fundamenteler dan de evaluatie op operationeel niveau en gaat dus niet over de details of concrete activiteiten binnen de samenwerking. Maar over de globale basis van de samenwerking tussen de organisaties.

Stel jezelf vragen zoals:

In welke fase van de samenwerking denken we ons te bevinden?
Is de context(analyse) die deze samenwerking rechtvaardigde gewijzigd of niet?
Zijn de relaties, macht en invloed veranderd?
Is er een verandering in de samenstelling van de betrokken partijen in de samenwerking?
Zijn de ambities nog steeds dezelfde of zijn ze veranderd?

Yay or nay?

Conclusie: samenwerkingen tussen organisaties kunnen zeer boeiend zijn, meerwaarde voor iedereen opleveren en zelfs een bron van innovatie zijn. Hiervoor moet de samenwerking wel realistisch benaderd worden, anders wordt ze een bron van tijdsverlies en ergernis. Dus we zeggen: doen, maar enkel als het weloverwogen is en als de meerwaarde voor alle partijen groter is mét een samenwerking dan zonder. En als je ervoor gaat: evalueren, evalueren en blijven evalueren.