apr
27
2016

Sterke vrijwilligers door sterke communicatie

Communicatie, Vrijwillige inzet

Blog, Powerpoint

Niet alleen bij het werven, maar ook bij het motiveren, binden en begeleiden van vrijwilligers kan een doordachte communicatie het verschil maken. ‘Doordacht’ is hier het sleutelwoord, want het lukraak uitrollen van communicatieacties zet doorgaans weinig zoden aan de dijk. De acties die je als organisatie op touw zet, verbind je met de doelstellingen uit je vrijwilligersbeleid. Staat dat beleid op punt, dan is het vooral kwestie om aan elke doelstelling de juiste actie te koppelen.

Welke stappen doorloop je best bij het opstellen van dit vrijwilligersbeleid? We stellen je de 10 belangrijkste stappen voor en geven alvast enkele gepaste communicatieacties als inspiratie.

1. Focus

Van beleid …
Er zijn heel veel redenen om vrijwilligers te betrekken bij je werking. Het is belangrijk dat je als organisatie een heldere en gedeelde visie hebt op je vrijwilligersbeleid. Waarom wil je met vrijwilligers werken? Wat verwacht je van hen en wat verwachten zijn van jou? Wat heb je te bieden? Hoe ga je ze begeleiden?

… naar communicatie
– Betrek communicatiemedewerker(s) bij het uitwerken van je visie op vrijwilligerswerk.
– Bepaal je kernboodschap.
– Vertaal je belangrijkste troeven in USP’s (unique selling propositions).
– Integreer de communicatie over vrijwilligerswerk in je corporate communicatie.

2. Zoek

Van beleid …
Een weldoordacht rekruteringsbeleid is een noodzakelijk onderdeel van een evenwichtig vrijwilligersbeleid. Het gaat om de ‘juiste’ vrijwilligers vinden voor jouw organisatie. Ga daarom planmatig te werk en stel een functie- en/of competentieprofiel op.

… naar communicatie
– Bepaal de doelgroep die je wil bereiken. Je kan hierbij werken met persona, deze helpen je om een gezicht te geven aan jouw ‘witte merel’.
– Plan je campagne (zowel op het vlak van tijd als middelen) en zet een gevarieerde mediamix in (vacaturebank, sociale media, website, beurzen, lokale pers, netwerk, enz.).
– Draag bij het opstellen van je vacature zorg voor de copywriting (vermeld je troeven, vermijd jargon, deel een grote vacature op in meerdere taken, prikkel met een vraag, eindig met een call to action enz.).
– Let op de conversie: volg reacties binnen de twee dagen op.

3. Verwelkom

Van beleid …
Of vrijwilligers nu spontaan aankloppen of je ze met argumenten hebt overtuigd, de eerste indruk is altijd de belangrijkste. Vrijwilligers willen zich welkom voelen en dat is basiswerk van het eerste ogenblik. Geef dus voldoende informatie en voorzie genoeg tijd om ze in te werken in jouw organisatie. Let wel dat je niet enkel je eigen verhaal brengt, maar hou rekening met de motivaties van je vrijwilligers.

… naar communicatie
– Reageer binnen de 48 uur, ook als de kandidaat op het eerste zicht niet beantwoordt aan het profiel dat je voor ogen hebt.
– Stel een heldere informatienota op of maak werk van een welkomstboekje.
– Zorg voor een e-mailadres, login voor het intranet enz.

4. Zet aan het werk

Van beleid …
Vrijwilligers die meteen afhaken, ben je kwijt. De kans dat ze volhouden, verhoogt naargelang ze langer actief blijven. Denk dus vooraf goed na over de taakinhoud voor de nieuwkomer. Wijs taken toe en stuur eventueel na verloop van tijd bij. Luister ook naar wat je vrijwilligers zelf aangeven. Maak afspraken en volg ze op. Ontwikkel de competenties van je vrijwilligers. Zorg waar nodig voor opleiding en begeleiding.

… naar communicatie
– Stroomlijn de interne communicatie met je vrijwilligers in functie van hun taken.
– Bied bijscholing aan met betrekking tot de communicatie van je organisatie.
– Erken de competenties van je vrijwilligers.

5. Begeleid

Van beleid …
Vrijwilligers hebben recht op begeleiding. Niet iedereen beschikt over voldoende expertise om meteen zonder problemen aan de slag te gaan. Toon als organisatie betrokkenheid. Geef feedback en treed corrigerend op indien nodig. En zorg ook hier voor bijkomende vorming.

… naar communicatie
– Zorg voor een goede informatiedoorstroming: werk met een interne nieuwsbrief voor je vrijwilligers, schakel je intranet in enz.
– Organiseer overleg met en tussen vrijwilligers.

6. Motiveer

Van beleid …
Vrijwilligers kunnen zich omwille van verschillende motieven bij je aandienen. In grote lijnen onderscheiden we vier soorten: sociale motieven (bijv. mensen leren kennen), maatschappelijke motieven (bijv. steunen van het doel van de organisatie), persoonsgebonden motieven (bijv. ervaring opdoen), uit idealisme (bv. zoeken van zingeving via vrijwilligerswerk). Ken deze motieven en waardeer ze ook.

… naar communicatie
– Benadruk het belang van vrijwilligers in je interne én externe communicatie.
– Bedank je vrijwilligers, bijvoorbeeld tijdens de Week van de Vrijwilliger.
– Organiseer events die de sfeer onder je vrijwilligers bevorderen.

7. Omkader

Van beleid …
De inzet van vrijwilligers is aan een specifieke wet- en regelgeving gebonden. Zorg dat je vrijwilliger in orde is, zonder hem met te veel administratieve beslommeringen lastig te vallen. Let ook dat je als organisatie in orde bent met de vrijwilligerswet en maak goede en correcte afspraken met je vrijwilligers.

… naar communicatie
Informeer je vrijwilligers over de wet op het vrijwilligerswerk.

8. Geef feedback

Van beleid …
Geef feedback aan je vrijwilligers en evalueer hun activiteiten en inzet. Wat liep er goed? Wat kon beter?

… naar communicatie
Gebruik deze feedbackmomenten om leerpunten op te stellen voor je communicatie en volg deze ook op.

9. Bedank

Van beleid …
Aan alle samenwerking komt ooit een einde. Ook het uitleiden van je vrijwilligers verdient aandacht. Probeer te achterhalen waarom iemand stopt. Beëindig een samenwerking als het echt niet goed loopt. Voer een helder exitgesprek.

… naar communicatie
– Organiseer een bedankfeestje.
– Sluit accounts af, zorg ervoor dat mails worden doorgestuurd, breng collega’s op de hoogte, etc.

10. Evalueer

Van beleid …
Organisaties, doelstellingen en acties zijn dynamische gegevens. Daarom is het goed je vrijwilligersbeleid regelmatig te evalueren, daarbij neem je alle voorgaande punten in het vizier.

… naar communicatie
– Evalueer het beleid vanuit een communicatieperspectief, en dit zowel voor de interne als voor de externe communicatie.
– Evalueer je wervingscampagnes en stuur bij waar nodig.

Vrijwilligers als ambassadeur

Uiteraard kunnen je bestaande vrijwilligers ideale ambassadeurs zijn in je zoektocht naar nieuwe vrijwilligers. Basisvoorwaarde is dat ze tevreden zijn, maar daarnaast bied je als organisatie best extra ondersteuning aan.

Zorg dat je vrijwilligers je visie en kernboodschap kennen. Besteed daarom aandacht aan je communicatie met je vrijwilligers. Werk bijvoorbeeld met een (gesloten) Facebookgroep, interne nieuwsbrief of een aparte sectie op je site met testimonials, quotes, blogs …). Organiseer ook het ambassadeurschap van je vrijwilligers. Bezorg je vrijwilligers naamkaartjes, laat ze getuigen op een studiedag, interview ze voor je eigen media, schakel ze in bij het onthaal van nieuwe vrijwilligers, vraag hen vacatures te verspreiden via hun eigen netwerk.

Over deze bijdrage

Dit blogbericht kwam tot stand op basis van de presentatie ‘Vrijwilligersbeleid versus communicatie’ die Lies Pelsmakers (Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk) verzorgde voor de collegagroep ‘Communicatiemedewerkers’ van Socius.

Leestip

(1) In-Team: vervolmaak uw vrijwilligersrelatie in tien stappen, Eva Hambach, Politeia, Brussel, 2009


Max Frans

Max Frans

Scroll naar top