De coronacrisis dwingt ons om met z’n allen te telewerken. Op afstand samenwerken met je collega’s is niet altijd eenvoudig en vraagt een aanpassing van organisaties en hun werknemers. Maar met enkele goede afspraken en een paar nuttige tips en tricks kan je al heel wat valkuilen omzeilen.

Werken als team

Hoe langer je telewerkt, hoe groter het risico dat je minder voeling krijgt met je collega’s en je wil uiteraard nog blijven functioneren als team. Voor dat functioneren kan je je laten inspireren door het PPP-model van Joris Piot dat oog heeft voor product (of taak), people (of relatie) en procedures (of structuur).

Hoe ga je ervoor zorgen dat collega’s een fijn contact met elkaar behouden en hun beleving over successen of moeilijke zaken kunnen blijven delen (relatie)? Hoe houd je de missie levendig en hoe zorg je dat de focus op de taken die op de plank liggen niet verwatert (taak)? Welke structuur bied jij als organisatie om ervoor te zorgen dat de dimensies relatie en taak voldoende aandacht krijgen (structuur)?

Je beperkt je best niet tot één van deze dimensies en je doet er goed aan taak, relatie en structuur steeds in hun samenhang te bekijken. Maar verlies in deze tijden zeker niet de relatiedimensie uit het oog. Dat is vaak de aandrijver voor het welbevinden en de taakgedrevenheid van medewerkers.

"Verlies in deze tijden zeker niet de relatiedimensie uit het oog. Dat is vaak de aandrijver voor het welbevinden en de taakgedrevenheid van medewerkers."

Zo is het bijvoorbeeld een goed idee om een zogenaamde ‘daily stand-up’ via videoconferencing of chat te houden. Tijdens zo’n dagelijkse stand-up beantwoordt iedere collega drie vragen: wat ga je vandaag doen? Wat heb je gisteren gedaan? Waar loop je op vast? Zo is iedereen snel mee en kan je eventueel een collega die vastzit helpen. Het is niet de bedoeling dat je tijdens de stand-up in gesprek gaat met elkaar. Dat doe je erna.

Een andere mooie routine is om op het einde van de week een ‘retrospective’ te houden. Dan beantwoordt iedereen de vragen: wat liep er deze week goed? Wat liep er niet goed? Wat moet beter of kan anders? Op basis hiervan kan je kort op de bal spelen en zaken gaan bijsturen.

Je zou even goed elke dag een gezamenlijke korte koffiepauze kunnen inlassen. Een moment waarop je even kort informeel ditjes en datjes uitwisselt om daarna weer met z’n allen apart aan het werk te gaan.

Goede afspraken

Telewerken gaat hand in hand met het maken van goede afspraken, maar deel ook tips met je collega’s over goede manieren waarop je kan afstandswerken, bijv:

• over de balans werk-privé
• over het belang van micropauzes
• tips voor je home office
• hoe draag je zorg voor jezelf
• thuiswerken met kinderen
• combineren van thuiswerk en kroost
• zorg dragen voor je werknemers

Maak af en toe ruimte voor een korte intervisie in je team (videocall) over telewerken. Vraag wat het lastig maakt om de balans tussen werk en privésfeer te bewaken bij telewerken (even ventileren) en pols naar zaken die helpen om de balans tussen werk en privésfeer te bewaken bij telewerken (uitwisselen van ideeën). Noteer niet alleen goede strategieën maar deel ze ook in het team.

Planning

Afstandswerken vraagt om een goede gezamenlijke planning. Het helpt om een duidelijk overzicht te hebben van waar iedereen in je team of organisatie mee bezig is. Voor zo’n planningsoverzicht kan je gebruikmaken van online tools die werken volgens het principe van kaartjes met taken die je versleept naar kolommen om hun status te bepalen (gepland, in uitvoering, afgehandeld …). Op deze manier kan je als team gezamenlijk of individueel taken plannen en opvolgen.

"Afstandswerken vraagt om een goede gezamenlijke planning. Het helpt om een duidelijk overzicht te hebben van waar iedereen in je team of organisatie mee bezig is."

Trello,  KanbanFlow en Microsoft planner zijn de eenvoudigste. Trello en Kanbanflow hebben een gratis basisversie, Microsoft Planner maakt deel uit van je Office 365 suite. Jira is vrij gespecialiseerd. Je kan er heel wat mee, maar daarvoor moet je je wel wat in de software inwerken. Jira is gratis tot 10 gebruikers, daarna wordt het best duur.

Timemanagement

Bij afstandswerken is timemanagement ook een belangrijk aandachtspunt. Wie thuiswerkt en tegelijkertijd enkele jonge kinderen moet opvangen, voelt dit al snel. Je gaat automatisch in blokjes werken en verliest vlug voeling met de hoeveelheid werk die je verzet. Ook voor overenthousiastelingen die kind noch kraai hebben dreigt er gevaar. Er is geen nachtwaker die het kantoor komt afsluiten of een laatste trein die je moet nemen. Thuis op zolder is de nacht altijd jong.

"Er is geen nachtwaker die het kantoor komt afsluiten of een laatste trein die je moet nemen. Thuis op zolder is de nacht altijd jong."

Daarom kan het helpen om de avond voordien een planning op te maken. Zo’n planning geeft structuur aan je werk. Ook handig: to-dolijstjes. Er is heel wat software die je hierbij kan helpen: Microsoft ToDo, Any.do, Remember the milk en Todoist.

Kennen je dagen een erg ad-hocverloop en fietst er altijd wel iets tussendoor, dan kan je gebruikmaken van de Pomodoro-techniek. Bij de start van ieder taak stel je een timer in op de tijd die je eraan wilt spenderen. Gaat de wekker af dan is het aan jou om te beslissen of je een andere taak opneemt of de timer nog een sessie laat lopen. Je kan ook de lengte van een wasbeurt van de wasmachine gebruiken als interval. Zo vang  je twee vliegen in één klap.

Tips

Heb je zelf nog nuttige tips? Laat het ons dan zeker weten. We bundelen ze hier graag ter inspiratie van al je telewerkende collega’s.

Wil je meer weten over hoe je digitaal kan samenwerken, lees dan zeker ook onze blog ‘Jouw digitale gereedschapskist om samen te werken en te communiceren’.