DINAMO is een sociaal-culturele organisatie in Turnhout met maar liefst 265 gemotiveerde vrijwilligers. Sterker nog: de vrijwilligers bepalen de agenda, stellen een cursusaanbod op en geven zelf les. Van onderuit, met passie. Hoe ze hun vrijwilligers enthousiasmeren? Vooral door hen te waarderen. Om dit nog beter te kunnen doen stapte DINAMO de voorbije twee jaar in het Europese project ‘Managing Volunteers, Empowering People’ (ofwel: MAVEP). Coördinator Bieke Suykerbuyk en programmaverantwoordelijke kunst en creativiteit Jolien Smits delen hieronder graag hun belangrijkste learnings met jou.
Socius: Dank jullie wel dat jullie de resultaten van MAVEP met onze sector willen delen. Maar laat ons beginnen bij het begin: hoe is DINAMO ontstaan?
Bieke: “DINAMO staat voor ‘Doeltreffende Initiatieven naar Andere Mogelijkheden Overdag’. In het begin van de jaren 80 moesten werklozen twee keer per week komen stempelen in de grote inkomhal van Cultuurhuis de Warande in Turnhout. De toenmalige directeur en zijn stafmedewerker wilden de talenten van deze mensen aanboren en stelden een talentenbank op. Zo ontstond DINAMO, met een 10-tal cursussen voor en door werklozen tijdens de daguren. Gaandeweg is de werkloosheid afgenomen en vergrijsde ons doelpubliek. Veel van de vrijwilligers en deelnemers aan de cursussen zijn nu met pensioen of prepensioen.
“Daarnaast bereiken we mensen die langdurig afwezig zijn van hun werk, door een burn-out bijvoorbeeld, en die via DINAMO opnieuw stappen zetten richting de arbeidsmarkt. Met Knipoog hebben we een inclusieve werking voor personen met een handicap en we organiseren ook conversatietafels voor anderstaligen. DINAMO is ondertussen geëvolueerd tot een zelfstandige door de Vlaamse gemeenschap gesubsidieerde vzw binnen het zogenaamde ‘Warandemodel’. We genieten van gratis huisvesting, personeelsinzet en allerlei diensten van de Warande en bieden in ruil een extra inhoudelijke invulling aan het programma van het cultuurhuis. Activiteiten die niet in de Warande kunnen plaatsvinden gaan door in de kunstencampus Turnova waar we de infrastructuur delen met de stedelijke academies. Dit is naast een financiële bijdrage ook een substantiële steun vanuit de stad Turnhout.”
Wat jullie typeert is de toch wel grote rol die vrijwilligers hebben. Welke taken nemen jullie vrijwilligers zoal op?
Bieke: “Van de 265 vrijwilligers geven er 180 les. Het zijn vooral ex-leerkrachten die nog met veel passie lesgeven, maar dan zonder de inspecties en administratie. Sommige lesgevers werken nog. Zij kunnen bij ons andere dan hun professionele kwaliteiten kwijt. Anderen willen bij ons hun competenties en interesses delen. We hebben ook vrijwilligers die de koffiepauzes verzorgen, die deelnemers onthalen, die personen met een handicap omkaderen binnen de Knipoog-werking, die meegaan op uitstappen, ….”
Jolien: “Ook mensen die een korter engagement als vrijwilliger willen aangaan vinden bij DINAMO hun gading. We zien ook meer en meer mensen met een zekere afstand tot de arbeidsmarkt die willen bijleren via vrijwilligerswerk. Zo hielp één van onze vrijwilligers een jaar mee in het Repaircafé waardoor zijn Nederlands merkbaar verbeterde. Een ander voorbeeld is een leerkracht Kunst uit Argentinië die een verkorte lerarenopleiding volgt om hier les te kunnen geven en zich bij DINAMO oefent in de praktijk en tegelijk ook haar Nederlands bijschaaft.”
"We zien meer en meer mensen met een zekere afstand tot de arbeidsmarkt die willen bijleren via vrijwilligerswerk."
265 vrijwilligers is best veel. Wat is volgens jullie de sleutel tot een duurzame relatie met je vrijwilligers?
Bieke: “Elk jaar hernieuwen wij het individuele engagement van onze vrijwilligers. We vragen dan uitdrukkelijk: wil jij er nog een jaartje bij doen of niet? Zo behoud je gemotiveerde vrijwilligers die zich gewaardeerd voelen.”
Jolien: “Wat voor ons heel belangrijk is – en wat volgens ons ook goed werkt – is de combinatie van een waarderende benadering, betrokkenheid bij je vrijwilligers tonen én een krachtige leeromgeving creëren.”
Waarom is die krachtige leeromgeving zo belangrijk?
Bieke: “Ons cursusprogramma speelt volledig in op wat vrijwillige lesgevers ons spontaan aanbieden. DINAMO, dat zijn de vrijwilligers. Wij kunnen onze vrijwilligers niet aansturen zoals een directie dat in het reguliere onderwijs doet via inspecties en administratie gericht op controle. Maar wij proberen toch een kwalitatief aanbod uit te werken.”
Jolien: “Vroeger was onze ondersteuning heel praktisch en lieten we de vrijwilligers hun ding doen. We durfden hen niet zo goed feedback te geven. Na de lesbezoeken die UA-studenten Opleidingswetenschappen op onze vraag bij de vrijwillige lesgevers deden, merkten we dat de lesgevers openstonden voor de aanwezigheid tijdens hun lessen én voor feedback op hun aanpak. Door vanuit nieuwsgierigheid aanwezig te zijn tijdens een waarderend lesbezoek kan je een echt gesprek aangaan met je vrijwilligers. En dan zie je dat heel wat vrijwilligers ervoor openstaan om nieuwe dingen te ontdekken.”
Bieke: “We besloten dan om nog meer te gaan werken vanuit een waarderende benadering. Door een kwaliteitsvol cursusaanbod te koppelen aan waardering voor onze vrijwilligers ontstond het idee van een krachtige leeromgeving.”
En dat idee hebben jullie dan verder uitgewerkt in het Europese project MAVEP (Managing Volunteers, Empowering People). Hoe is dat tot stand gekomen?
Bieke: “Het project van de UA-studenten inspireerde ons en we wilden dat graag verder verdiepen. Tegelijk raakte onze doelstelling van waarderend werken met vrijwilligers steevast ondergesneeuwd door de waan van de dag. We wilden in een project stappen zodat we er echt tijd voor konden vrijmaken. Het leek ons bovendien interessant om ervaringen uit te wisselen en inspiratie op te doen bij Europese partners.
“Daarom dienden we een Erasmus+-project in bij EPOS voor ‘strategische partnerschappen’ (Kernactie 2, nvdr). En zo stapten we samen met onze partners in Griekenland en Denemarken en de hogeschool UCLL in MAVEP. Onze Deense partner richtte zich op studenten en de Griekse focuste vooral op mensen die via vrijwilligerswerk aansluiting zoeken bij de arbeidsmarkt.”
Dat moet heel leerrijk zijn om te zien hoe organisaties in andere Europese landen met hun vrijwilligers omgaan. Wat viel jullie op?
Jolien: “Wat mij enorm fascineert is hoe verschillend elke partner naar vrijwilligers kijkt en hoe die visie zich vertaalt in de omkadering van vrijwilligers. Bij de Denen lijkt vrijwilligerswerk meer in de cultuur ingebakken dan in Griekenland. Dat heeft natuurlijk veel te maken met de economische situatie daar.”
"Denen kijken veel meer talentgericht naar vrijwilligerswerk als een mogelijkheid om competenties te ontwikkelen en in te zetten, los van een studie of job."
Bieke: “Het is allesbehalve evident om je als vrijwilliger te engageren in tijden van economische crisis. Veel Grieken komen moeilijk rond. Er leeft een negatief idee dat vrijwilligers noodgedwongen taken moeten overnemen die de overheid afwentelt. Denen kijken veel meer talentgericht naar vrijwilligerswerk als een mogelijkheid om competenties te ontwikkelen en in te zetten die niet per se gebonden zijn aan een studie of job.”
Het project ging dus over vrijwilligers managen en mensen empoweren. Welke resultaten van MAVEP nemen jullie mee naar jullie eigen werking?
Bieke: “De grootste bijdrage voor DINAMO was de ervaringsuitwisseling met de Europese partners rond vier actiepunten. Wij waren verantwoordelijk voor de actiepunten didactiek van het lesgeven en peer-to-peercoaching. Onze Deense partner had aandacht voor het inschakelen van moeilijk bereikbare doelgroepen als vrijwilliger. En onze Griekse partner focuste op de erkenning en validering van vrijwilligerswerk in functie van de arbeidsmarkt. Alle partners zijn eigenlijk vanuit hun eigen agenda en context vertrokken. Maar toch hebben we door het gezamenlijke leerproces zaken opgepikt die we nu kunnen inbedden in onze eigen organisatie.”
Jolien: “Dat wij vrijwilligers konden betrekken bij MAVEP was heel positief. De vrijwilligers die deelnamen aan de trainingen vonden het interessant en kregen een andere kijk op onze organisatie. Bovendien zijn ze nu fantastische ambassadeurs voor de waarderende benadering. We hebben vooral beseft dat wij als organisatie nóg meer op een coachende manier met onze vrijwilligers moeten omgaan. Openstaan voor mensen en hun potentieel. Niet van bovenaf met de vinger wijzen maar de coachende houding als een rode draad doorheen heel de organisatie trekken. Dat is volgens mij ook een goede tip voor andere organisaties die hun vrijwilligers meer willen waarderen.”
"Door deel te nemen aan MAVEP beseffen we dat we nóg meer op een coachende manier met onze vrijwilligers moeten omgaan."
Welke uitdagingen zien jullie nog voor DINAMO op het vlak van vrijwilligerswerking?
Bieke: “Kwetsbare doelgroepen toeleiden naar het vrijwilligerswerk, één van de actiepunten van MAVEP, werd minder sterk uitgewerkt. Maar de nood stijgt. Er komen steeds meer mensen bij ons aankloppen met een specifieke vraag. Bijvoorbeeld mensen die zich psychisch niet weerbaar voelen maar wel een vrijwillig engagement willen opnemen. Verwachten we dat die vrijwilligers garanderen dat ze er elke week zijn omdat het anders niet werkt voor ons? Een ander voorbeeld: als een vrijwilliger niet zo goed Nederlands kan laten we hem of haar kookles geven in het Engels. We zijn er dus mee bezig, maar we kunnen meer doen. Onze uitdaging voor de komende vijf jaar is om echt meer op maat en individueel te gaan werken. Wie hebben we voor ons en wat kunnen we doen? En hoever kunnen we als organisatie opschuiven als blijkt dat een vrijwilliger iets wil of kan waar we niet aan gewend zijn of waar we niet zoveel over weten?”
Jolien: “Een andere uitdaging: onze vrijwilligers betrekken bij de resultaten van MAVEP. Hoe kunnen we die vertalen naar iets dat nuttig is voor élke vrijwilliger en daar helder over communiceren? Hoe zorgen we ervoor dat iedereen goed geïnformeerd is?”
Het is duidelijk dat waardering en betrokkenheid bij vrijwilligers voor jullie heel belangrijk zijn. Wat willen jullie hierover nog graag meegeven aan andere sociaal-culturele organisaties?
Bieke: “Maak tijd om na te denken over waardering en betrokkenheid. Zo vermijd je dat je vervalt in de waan van de dag. Wat betekent dit in jouw organisatie en voor jouw vrijwilligers? Zet dit uit in een beleid. Benoem waardering en betrokkenheid van vrijwilligers als een speerpunt voor jouw organisatie. Veel collega’s die in de sector werken doen dat al spontaan. Maar toch is het belangrijk om er een speerpunt van te maken zodat je er heel gericht stappen in kan zetten. Zo wordt het ook minder afhankelijk van het buikgevoel van de individuele medewerker. Daarnaast is vorming in coaching- en luistervaardigheden voor het team heel belangrijk. Hoe kan je vanuit een betrokkenheid naar je vrijwilligers luisteren en tegelijkertijd verwachtingen bespreekbaar maken?”
"Je moet niet alleen aandacht hebben voor de taakinvulling, maar ook voor de vrijwilliger als persoon."
Jolien: “Maar ook vormingen voor vrijwilligers zijn belangrijk. Dat is een vorm van waardering. Daarmee zeg je: wij vinden wat jij doet belangrijk en we willen dat je kan groeien in wat je doet. Probeer vrijwilligers ook nabij te zijn. Als een medewerker van DINAMO op uitstap gaat met een groep deelnemers en een uitstapvrijwilliger is dat nooit vrijblijvend. Hij of zij heeft oog voor de beleving van de deelnemers én die van de vrijwilliger. Hetzelfde geldt voor de waarderende lesbezoeken die de medewerkers doen. Een andere tip: stel je oprecht geïnteresseerd op in de vrijwilliger. Hoe gaat het met hem of haar? Je moet niet alleen aandacht hebben voor de concrete taakinvulling, maar ook voor de vrijwilliger als persoon. Als je daar attent voor bent vinden vrijwilligers veel sneller hun weg naar jou als ze ondersteuning nodig hebben of met vragen zitten.”
Zit jij nog met vragen over het Europese project MAVEP? Je leest er alles over op www.mavep-project.eu. En op dinamo.warande.be/vrijwilligers vind je nog meer inspiratie voor jouw vrijwilligersbeleid.
