16
2022
Zelfsturende teams: “In feite doet iedereen zijn goesting”
Bestuur, Leidinggeven, Organisatiebeleid, Zakelijk beleid
Zelfsturende teams zitten in de lift. Niet onlogisch, want de organisatievorm kan heel wat voordelen opleveren. Toch is zelfsturing niet altijd de beste optie voor een organisatie en al zeker niet als de verkeerde redenen aan de basis van de keuze liggen. Wat voorafgaand denkwerk en overleg is cruciaal. Bovendien omzeil je best enkele belangrijke valkuilen om te voorkomen dat zelfsturing “Iedereen doet zijn goesting” wordt.
| Wat zijn zelfsturende teams? |
| Zelfsturende teams zijn een vaste groep medewerkers, die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het totale proces waarin producten of diensten tot stand komen. Het team plant en bewaakt de procesvoortgang zelf, lost dagelijkse problemen op en verbetert processen en werkmethoden zonder daarbij een beroep te doen op leiding extern aan de groep. |
Zelfsturende teams zijn aan een opmars bezig. Een goed werkende zelfsturing levert organisaties immers heel wat voordelen op. Doordat ze eigenaarschap over hun werk krijgen, ontstaat er een grotere medewerkerstevredenheid. Het vertrouwen en de verantwoordelijkheidszin groeit bij en tussen de verschillende medewerkers.
Uit ervaring met goed werkende zelfsturende teams in de zorgsector leren we dat ze ook bijdragen tot een grotere kwalitatieve dienstverlening en meer tevredenheid bij de gebruikers. In een zelfsturend team beslissen de medewerkers sneller, waardoor er meer flexibiliteit en aanpassingsvermogen in de werking wordt gegarandeerd.
Daarom is het niet verwonderlijk dat er ook in de sociaal-culturele sector veel enthousiasme voor zelfsturende teams bestaat. Toch zien we in de praktijk dat de implementatie niet altijd van een leien dakje loopt. Soms zijn organisaties onvoldoende voorbereid, waardoor het middel erger wordt dan de kwaal (= de reden om met zelfsturing te starten) die ze willen aanpakken.
Vier valkuilen die je moet vermijden
In de praktijk zien we vier veelvoorkomende valkuilen die je best vermijdt.
1. Om de verkeerde redenen of verwachtingen zelfsturend willen werken
Dit geldt in situaties waarin je zelfsturing probeert in te stellen om problemen in de teamwerking zoals conflicten, problemen met de leidinggevende, communicatieproblemen … op te lossen. De veronderstelling is dat als het het team het allemaal zelf regelt, het beter zal lopen. In de praktijk blijkt dat net een van de grootste valkuilen bij het opzetten van een zelfsturend team.
Als het doel en de verwachtingen niet duidelijk zijn, is de kans groot dat de verkeerde keuzes worden gemaakt. Zo kan de verwachting worden gecreëerd dat zelfsturing een oplossing biedt voor problemen waarvoor het niet dient. In een team waar de communicatie niet goed verloopt, is het een dwaling te hopen dat mensen beter zullen samenwerken omdat ze het zelf moeten doen.
Vaak liggen (verdoken) besparingen aan de basis van de keuze. Organisaties denken bijvoorbeeld op het loon van de leidinggevenden te kunnen besparen. En soms speelt visie een rol. Door zich te laten leiden door de overtuiging dat verticale organisaties ‘passé’ zijn, starten sommige organisaties nogal onbesuisd met de invoering van zelfsturende teams.
2. De organisatiedoelen zijn niet duidelijk of niet gedragen
Als een peloton geen leider heeft, dan bestaat de kans dat de wielrenners niet aan de juiste finishlijn eindigen. Hetzelfde geldt voor een team. Zelfsturing opzetten wanneer de richting en de doelen onduidelijk zijn, is een belangrijke valkuil. Soms bestaan er uitgewerkte doelen, maar zijn ze niet gedragen en wordt zelfsturing als een soort goocheltruc ingezet om conflicten te vermijden. Dat resulteert in veel gepalaver zonder finaliteit. Iedereen werkt hard, maar de resultaten in relatie tot de organisatiedoelen blijven uit.
3. Het team is er niet klaar voor
Zelfsturend werken veronderstelt een zekere maturiteit bij het team en de teamleden. Toch gaan sommige organisaties aan dat logische uitgangspunt voorbij. Ze proberen zelfsturing te installeren in een team waarin er – door verschillende redenen – chaos heerst. Een team dat nog niet sterk genoeg is, laat je best niet zelfsturend werken. Net zoals bij personen bepaalt de ontwikkelingsfase van een team welke verantwoordelijkheid je mag verwachten.
4. Haast en spoed
”Haast en spoed is zelden goed” luidt de spreuk, en dat geldt zeker zo bij het proces naar zelfsturing. Organisaties willen vaak snel een zelfsturend team opzetten met alle gevolgen vandien. Onder de naam van zelfsturing gaat dan vaak heel wat chaos schuil. Neem dus de tijd om als team te leren en te groeien. Het is een proces van vallen en opstaan. Om zelfsturing te doen werken, is er geduld en hard werken nodig.
Bezint eer ge begint…
Het vermijden van valkuilen vraagt het nodige denkwerk, al geldt dat hoe dan ook voor veel aspecten bij zelfsturing. Een zelfsturend team ontstaat niet vanzelf. Het volstaat niet om zelfsturing af te kondigen om het te doen werken.
Zelfsturing vraagt een duidelijke visie en strategie. De eerste twee vragen die organisaties zichzelf moeten stellen, zijn: “Wat willen we bereiken?” en “Welke middelen zijn daarvoor nodig?” De antwoorden kunnen divers zijn. Zelfsturing is maar een van de vele opties. Daarom is het belangrijk om vooraf te analyseren of zelfsturing wel de beste keuze is om het doel te bereiken dat je voor ogen hebt.
Wil je zelfsturend werken, hou dan rekening met enkele randvoorwaarden. Start met een gedragen visie op zelfsturing, en betrek ook je bestuur bij die oefening. Zet alles op papier. Vermeld ook een duidelijke ‘eindbestemming’ met een bijhorend tijdspad. Hoe ziet de organisatie eruit als zelfsturing volledig is verwezenlijkt: op het vlak van taakverdeling, relatie met bestuur, plaats ondersteunend team …? En nog belangrijker: wat zijn de effecten daarvan op de kwaliteit van de werking en (hoe) wordt de doelgroep hier beter van?
Om de implementatie van zelfsturende teams in organisaties succesvol te laten verlopen, is het essentieel om de valkuilen te vermijden. Alleen zo kan een zelfsturend team met visie en methodisch te werk te gaan en is het niet “Iedereen doet zijn goesting”.
Blijf op de hoogte
Vragen of bedenkingen? Ik sta klaar om met je van gedachten te wisselen.
Wil je graag op de hoogte blijven van onze blogs en vormingen over leiding geven? Schrijf je dan zeker in voor onze mailings met als thema ‘Organisatiebeleid’ en voor ons maandelijks e-zine.
