Beslissing Vlaamse Regering en uitvoering

De Vlaamse Regering beslist per sociaal-culturele volwassenenorganisatie over de werkingssubsidie voor de volgende beleidsperiode, na advies van de beoordelingscommissie. Deze beslissing wordt genomen uiterlijk 30 september van het laatste jaar van de beleidsperiode en ten laatste vijftien dagen nadien door de administratie gemeld aan de aanvrager.

Subsidiëringsbedrag

De subsidiëring van organisaties met een regionale werking verloopt via een subsidiebedrag dat jaarlijks voor de verantwoorde personeels- en werkingskosten wordt toegekend en telkens voor de betrokken beleidsperiode van vijf jaar wordt vastgelegd. Het jaarlijkse subsidiebedrag bedraagt een equivalent van zoveel maal 1,7 euro als er inwoners zijn in de betrokken regio. De berekening voor het aantal inwoners gebeurt op basis van de meest recente bevolkingscijfers, zoals in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd.

Voor de organisatie actief in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad wordt rekening gehouden met de Brusselnorm en wordt voor de berekening dertig procent van de inwoners in aanmerking genomen. Het minimum van 600.000 euro geldt voor elke organisatie met een regionale werking. Hierdoor worden in de kleinste regio’s organisaties ook in staat gesteld een werking te ontplooien die voldoende relevant is.

De berekeningscoëfficiënt (1,7 euro per inwoner) en het minimumbedrag (600.000 euro) worden jaarlijks gekoppeld aan het prijsindexcijfer met als referentiedatum 1 januari 2018.

Toekenning subsidiebedrag

De Vlaamse Regering kent aan sociaal-culturele volwassenenorganisaties met een regionale werking met een positief subsidieadvies voor de nieuwe beleidsperiode het subsidiebedrag toe.

De Vlaamse Regering beslist of ze het positief of negatief remediëringsadvies  al dan niet volgt. De Vlaamse Regering neemt deze beslissing uiterlijk 15 maart van het jaar volgend op het verstrijken van de remediëringstermijn.

De Vlaamse Regering kent aan sociaal-culturele volwassenenorganisaties met een regionale werking met een negatief subsidieadvies, die na de beoordeling van het remediëringsrapport een positief remediëringsadvies krijgen, voor de nieuwe beleidsperiode het subsidiebedrag toe. In het eerste werkjaar van de nieuwe beleidsperiode is het subsidiebedrag gelijk aan het subsidiebedrag van het laatste werkjaar van de voorbije beleidsperiode.

De Vlaamse Regering kan voor sociaal-culturele volwassenenorganisaties met een regionale werking met een negatief subsidieadvies, die na de beoordeling van het remediëringsrapport een negatief remediëringsadvies krijgen, beslissen om te stoppen met de subsidiëring vanaf 1 januari van het vierde werkjaar van de nieuwe beleidsperiode. In de werkjaren van de nieuwe beleidsperiode is het subsidiebedrag gelijk aan het subsidiebedrag van het laatste werkjaar van de voorbije beleidsperiode.

Stopzetting en toekenning subsidie aan nieuwe organisatie

Indien de Vlaamse Regering beslist om de subsidiëring van een sociaal-culturele volwassenenorganisatie met een regionale werking stop te zetten, houdt ze rekening met de noodzaak om de continuïteit van sociaal-cultureel volwassenenwerk en sociaal-culturele participatie in de betrokken regio te garanderen. Ze kan in het licht van die noodzaak een ad-hocbeoordelingsronde organiseren met de bedoeling om de werkingssubsidie voor de regio(’s) in kwestie aan een nieuwe organisatie (of aan nieuwe organisaties) toe te kennen.

De ad-hocbeoordelingsronde wordt bekendgemaakt uiterlijk op 31 maart van het tweede werkjaar van de lopende beleidsperiode. De uiterste indiendatum voor subsidieaanvragen is 31 december van hetzelfde werkjaar.

De subsidieaanvragen van organisaties die voldoen aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden en de subsidievoorwaarden komen in aanmerking voor beoordeling binnen de ad-hocbeoordelingsronde. De beoordeling van de subsidieaanvraag door een beoordelingscommissie gebeurt volgens dezelfde regels als de reguliere beoordeling van sociaal-culturele volwassenenorganisaties met een regionale werking, zij het met dat verschil dat er ook een gesprek plaatsvindt tussen de beoordelingscommissie en de organisatie over de subsidieaanvraag.

De Vlaamse Regering beslist over de toekenning van een werkingssubsidie aan een nieuwe regionale organisatie in het derde werkjaar van de lopende beleidsperiode. De subsidie van de organisatie die haar subsidie verliest loopt tot 31 december van het derde werkjaar. De subsidiëring van de nieuwe organisatie loopt van 1 januari van het vierde werkjaar van de lopende beleidsperiode tot 31 december van het laatste werkjaar van de volgende beleidsperiode. Dit betekent dat de nieuwe organisatie met een regionale werking voor de eerste volledige beleidsperiode waarin ze een structurele subsidie ontvangt geen nieuwe subsidieaanvraag moet indienen.

Verantwoording en toezicht

Subsidievereisten zijn de verplichtingen waaraan moet worden voldaan eens een subsidie is toegekend. Met andere woorden, om een toegekende subsidie te kunnen behouden, of in voorkomend geval het saldo te kunnen ontvangen moet worden voldaan aan de subsidievereisten. De subsidievereisten worden nagegaan bij het toezicht op het verantwoordingsdossier. Dit bevat de stukken waarmee de subsidieontvanger aantoont dat hij aan de hierna opgesomde subsidievereisten voldoet. De administratie oefent jaarlijks toezicht uit op de aanwending van de subsidie op basis van de verantwoording.

Voor sociaal-culturele volwassenenorganisaties met een regionale werking gelden volgende subsidievereisten:

  1. de subsidie is gebruikt voor het doel waarvoor ze is verleend. Er kan afgeweken worden als de subsidieontvanger kan motiveren dat afwijkingen van het aanvraagdossier of het beleidsplan noodzakelijk waren;
  2. bij alle publieke communicatie in het kader van de gesubsidieerde sociaal-culturele werking de steun van de Vlaamse Gemeenschap vermelden, door de standaardlogo’s en de bijbehorende tekst en baselines te gebruiken die de Vlaamse Regering vaststelt;
  3. de principes en de regels van de democratie en het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens toepassen in de werking;
  4. in het derde jaar van de beleidsperiode tijdig een volledig voortgangsrapport indienen in het Nederlands;
  5. jaarlijks een financieel verslag, een resultatenrekening en een balans indienen waaruit blijkt dat de sociaal-culturele volwassenenorganisatie sluitend of met batig saldo kan werken, en jaarlijks een begroting indienen. Positieve financiële resultaten van de organisatie kunnen uitsluitend naar het maatschappelijk doel van de organisatie gaan;
  6. jaarlijks in het Nederlands alle nuttige en noodzakelijke gegevens over de werking verstrekken in de gevraagde vorm;
  7. de principes van goed bestuur naleven. Om te voldoen aan de principes van goed bestuur past een sociaal-culturele volwassenenorganisatie de Bestuurscode Cultuur toe, zoals bekendgemaakt door het Fonds voor Cultuurmanagement. Bij het toezicht op de toepassing van de principes van goed bestuur wordt er rekening gehouden met de grootte en de aard van de organisatie.
  8. een boekhouding voeren volgens het genormaliseerde boekhoudkundige stelsel en die zo organiseren dat de financiële controle op de aanwending van de subsidies mogelijk is;
  9. over minstens een voltijds equivalent personeelslid beschikken binnen drie maanden na het begin van de beleidsperiode;
  10. het belang erkennen van het Nederlands bij de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten.

De organisaties die een werkingssubsidie ontvangen, dienen het financiële verslag jaarlijks in uiterlijk op 31 maart van het jaar dat volgt op het jaar waarvoor de subsidie werd toegekend. Als een organisatie nog andere activiteiten organiseert, moet de werking die betrekking heeft op de subsidie in de boekhouding, apart identificeerbaar zijn. Bij het financiële verslag wordt in dat geval een aparte afrekening gevoegd die betrekking heeft op de werking waarvoor de sociaal-culturele volwassenenorganisatie op basis van het decreet een werkingssubsidie ontvangt.

De administratie kan op elk moment de werking en de boekhouding van een gesubsidieerde sociaal-culturele volwassenenorganisatie onderzoeken. De sociaal-culturele volwassenenorganisatie stelt alle gegevens in het Nederlands ter beschikking die noodzakelijk zijn voor het toezichten staat de administratie toe om ter plaatse de naleving van de bepalingen van dit decreet en de uitvoeringsbesluiten ervan te verifiëren.

Als er bij het toezicht ernstige tekortkomingen worden vastgesteld, kan de Vlaamse Regering een of meer van de volgende maatregelen nemen:

  1. inhouding of terugvordering van de volledige toegekende subsidie of van een deel ervan;
  2. bij werkingssubsidies: evaluatie en bijstelling of definitieve stopzetting van de toegekende werkingssubsidie.

Deze maatregelen staan in een redelijke verhouding tot de vastgestelde tekortkomingen.

De administratie stelt een maatregel voor als bij het toezicht een ernstige tekortkoming wordt vastgesteld. De administratie meldt de voorgestelde maatregel aan de subsidieontvanger.

Als de subsidieontvanger de vastgestelde ernstige tekortkoming betwist of van mening is dat de voorgestelde maatregel niet in redelijke verhouding staat tot de vastgestelde ernstige tekortkoming, kan de subsidieontvanger een repliek indienen bij de administratie.Een repliek is ontvankelijk als ze voldoet aan de volgende ontvankelijkheidsvoorwaarden:

  1. ze is ingediend uiterlijk vijftien dagen na de melding van de maatregel door de administratie;
  2. ze voldoet aan de vormvereisten.

De administratie stelt vast of de repliek aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet en  meldt uiterlijk vijftien dagen na de ontvangst van de repliek aan de subsidieontvanger of de repliek al dan niet ontvankelijk is.

De administratie formuleert de maatregel aan de minister. De administratie houdt daarbij rekening met de ontvankelijke repliek. De minister beslist uiterlijk dertig dagen na de melding van de ontvankelijkheid van de repliek. De administratie meldt de beslissing van de minister over de maatregel uiterlijk vijftien dagen na de beslissing aan de subsidieontvanger.

Reservevorming

Een organisatie waaraan een werkingssubsidie is toegekend, kan een reserve aanleggen. De Vlaamse Regering stelt de regels vast voor de reservevorming.

Reservevorming is mogelijk ten belope van maximum 20% van het subsidiebedrag op jaarbasis. Doorheen de volledige subsidieperiode kan maximaal 50% van de op jaarbasis toegekende subsidie in reserve worden gecumuleerd. Binnen die reserves kan een sociaal passief worden aangelegd ten laste van de subsidie.

Het blijft belangrijk dat de reserve enkel mag worden aangewend voor de doelstelling waarvoor de initiële subsidie werd toegekend. Dezelfde doelstelling vereist niet noodzakelijk volledig dezelfde activiteit. Een doelstelling moet breder worden gelezen. De aanwending van de reserves moet, zoals bij de reguliere aanwending van subsidies, worden verantwoord door de subsidieverstrekker.

Bij het jaarlijkse toezicht stelt de administratie de reserves vast die ten laste van subsidies zijn aangelegd. Om de reserves te bepalen, gelden de volgende modaliteiten:

  1. de reserveaanleg op jaarbasis is het bedrag dat resteert van de subsidies die op jaarbasis toegekend zijn, na aftrek van de kosten die in dat jaar gemaakt zijn voor de realisatie van de doelstellingen waarvoor de subsidies zijn toegekend;
  2. de gecumuleerde reserve is de som van de aangelegde reserves op jaarbasis.

Na goedkeuring door de administratie kunnen de volgende activiteiten aanvaard worden als kosten die gemaakt zijn om de doelstellingen te realiseren waarvoor de subsidies zijn toegekend:

  1. de aanzuivering van een overgedragen verlies uit een gesubsidieerd werkingsjaar;
  2. het aanleggen van een bestemd fonds voor activiteiten in latere jaren van de periode waarop  de subsidie betrekking heeft.

Het saldo van de subsidie dat overblijft wordt ingehouden of teruggestort aan de Vlaamse overheid.

Scroll to Top