Evaluatie en beoordeling
Een beoordelingscommissie beoordeelt de subsidieaanvraag aan de hand van de beoordelingscriteria voor sociaal-culturele volwassenenorganisaties met een regionale werking. Ze doet dit op basis van de volgende elementen:
- de evaluatie van de werking;
- het beleidsplan;
- algemene informatie en gegevens over de werking.
De manier waarop een organisatie is omgegaan met de eventuele aanbevelingen die werden geformuleerd bij de voorgaande beoordeling is een inherent onderdeel van de beoordeling. Hieruit vloeit voort dat de manier waarop er wordt omgegaan met eventuele aanbevelingen deel moet uitmaken van de risicoanalyse en beleidsplanning van een organisatie.
De evaluatie van organisaties met een regionale werking gebeurt in dezelfde periode als de beoordeling van hun beleidsplan voor de komende beleidsperiode. De organisaties ontvangen het resultaat van evaluatie en beoordeling in een subsidieadvies en ontvangen geen evaluatierapport.
Elf beoordelingscriteria
De beoordeling van de subsidieaanvraag gebeurt aan de hand van elf beoordelingscriteria. De beoordelingscriteria zijn de criteria waarop de kwaliteit van de toekomstige werking (bij de beoordeling) of de voorbije werking (bij de evaluatie) wordt beoordeeld of geëvalueerd. Dit zijn steeds inhoudelijke afwegingen waarvoor een bredere kennis van de context en de specifieke disciplines en functies nodig is. De beoordeling en de evaluatie gebeuren aan de hand van al de volgende inhoudelijke en zakelijke beoordelingscriteria:
- de uitwerking van de missie en visie van de sociaal-culturele volwassenenorganisatie en de inpasbaarheid ervan binnen de doelen van het decreet zoals geformuleerd in artikel 3;
- de verhouding van de sociaal-culturele organisatie tot de actuele maatschappelijke en regionale context die ze zelf omschreven heeft;
- de strategische en operationele doelstellingen van de sociaal-culturele volwassenenorganisatie;
- de bijdrage van de sociaal-culturele volwassenenorganisatie tot de realisatie van de drie sociaal-culturele rollen;
- de uitwerking van de vier sociaal-culturele functies;
- de relevantie en uitstraling van de werking voor de regio, complementair aan de werking van andere spelers in de specifieke regio;
- de bijdrage van de sociaal-culturele volwassenenorganisatie aan het realiseren van sociaal-culturele participatie van iedereen;
- het betrekken en ondersteunen van vrijwilligers en hun plaats in de organisatie;
- het zakelijke beleid van de organisatie ter ondersteuning van het inhoudelijke beleid;
- de concretisering en onderbouwing van het inhoudelijke beleidsplan in een realistisch financieel meerjarenplan;
- de toepassing van principes van goed bestuur.
In de memorie van toelichting wordt bijkomende informatie per beoordelingscriterium vermeld en in het uitvoeringsbesluit formuleert de Vlaamse Regering per beoordelingscriterium subcriteria, zowel voor de evaluatie als de beoordeling. Deze informatie vind je in dit document.
Let wel: de evaluatie van de werking de regionale organisaties op basis van het plaatsbezoek naar aanleiding van de subsidieaanvraag voor de periode 2026-2030 zal gebeuren aan de hand van de beoordelingselementen en onderliggende evaluatiecriteria, zoals geformuleerd in het decreet van 7 juli 2017!
Score
Voor de evaluatie en beoordeling van de subsidieaanvragen wordt voor elk toepasselijk subcriterium een score toegekend. De score kan de volgende vormen aannemen:
- voldoet;
- voldoet ten dele;
- onvoldoende.
De scores op de beoordelingscriteria worden bepaald volgens de volgende regels:
- de score ‘voldoet’ wordt toegekend als aan alle subcriteria de score ‘voldoet’ is toegekend;
- de score ‘voldoet ten dele’ wordt toegekend als aan alle subcriteria de score ‘voldoet ten dele’ is toegekend;
- de score ‘voldoet ten dele’ kan worden toegekend als:
- aan minimaal één subcriterium ‘voldoet’ en aan minimaal één subcriterium ‘voldoet ten dele’ is toegekend;
- aan minimaal één subcriterium ‘voldoet’, aan minimaal één subcriterium ‘voldoet ten dele’, en aan minimaal één subcriterium ‘onvoldoende’ is toegekend;
- aan minimaal één subcriterium ‘voldoet ten dele’ en aan minimaal één subcriterium ‘onvoldoende’ is toegekend;
- aan minimaal één subcriterium ‘voldoet’ en aan minimaal één subcriterium ‘onvoldoende’ is toegekend;
- de score ‘onvoldoende’ wordt toegekend als aan alle subcriteria de score ‘onvoldoende’ is toegekend;
- de score ‘onvoldoende’ kan worden toegekend als aan minimaal één subcriterium de score ‘onvoldoende’ is toegekend.
De beoordelingscommissie heeft dus binnen deze regels een deliberatieve ruimte waarin zij afwegingen kan maken rekening houdend met alle elementen. De beoordelingscommissie formuleert een of meer aanbevelingen voor elk beoordelingscriterium dat een score onvoldoende krijgt.
Advies en repliek
Eindresultaat
Het eindresultaat van het advies kan een van de volgende vormen aannemen:
- een positief advies;
- een positief advies met aanbevelingen;
- een negatief advies.
Het eindresultaat van het advies wordt bepaald door de volgende regels:
- een positief advies, als er op geen enkel beoordelingscriterium een onvoldoende wordt gescoord;
- een positief advies met aanbevelingen, als er op minimaal één en op maximaal vier van de volgende beoordelingscriteria een onvoldoende wordt gescoord: beoordelingscriteria 1°, 2°, 3°, 4°, 7°, 8°, 9°, 11;
- een negatief advies, als er op vijf of meer van de volgende beoordelingscriteria een onvoldoende wordt gescoord: beoordelingscriteria 1°, 2°, 3°, 4°, 7°, 8°, 9°, 11;
- een negatief advies, als er op minstens één van de volgende beoordelingscriteria een onvoldoende wordt gescoord: beoordelingscriteria 5°, 6° en 10.
Criterium 5 gaat over de invulling van de functies, die bepalend zijn voor het uitzicht als sociaal-culturele werking. Criterium 6 gaat over de beoordeling of de schaal (relevantie en uitstraling) voldoende groot is om aan de verplichtingen te voldoen als regionale werking. Het 10de criterium toetst af of de zakelijke onderbouwing voldoende solide is om het subsidiebedrag op een verantwoorde manier te besteden. Negatief scoren op één van deze drie is zwaarwichtig genoeg om hoe dan ook tot een negatief advies te leiden.
Voorlopig advies
De beoordelingscommissie stelt per sociaal-culturele volwassenenorganisatie een voorlopig advies op. Dat voorlopige advies bevat minimaal:
- het eindresultaat;
- voor elk beoordelingscriterium de score;
- de motivatie bij elk van de scores;
- als dat van toepassing is, de aanbevelingen.
De administratie meldt uiterlijk op 30 april van het laatste werkjaar van de lopende beleidsperiode het voorlopige advies aan de aanvrager.
Repliek
De sociaal-culturele volwassenenorganisaties kunnen een repliek indienen na de melding van het voorlopige advies. Een repliek kan alleen betrekking hebben op feitelijke onjuistheden in het voorlopige advies. Onder feitelijke onjuistheden wordt verstaan: elementen in een advies of evaluatierapport waarvan ondubbelzinnig aangetoond kan worden dat ze gebaseerd zijn op foutieve, onvolledige of verkeerd geïnterpreteerde informatie.
Een repliek is ontvankelijk als ze voldoet aan de volgende ontvankelijkheidsvoorwaarden:
- ze is ingediend uiterlijk vijftien dagen na de melding;
- ze is gemotiveerd.
De administratie stelt vast of de repliek hier aan voldoet en meldt uiterlijk vijftien dagen na de ontvangst van de repliek aan de sociaal-culturele volwassenenorganisatie of de repliek al dan niet ontvankelijk is.
Advies
De beoordelingscommissie stelt op basis van het voorlopige advies en, in voorkomend geval, de repliek van de organisatie het advies op. Dit bevat minimaal:
- het eindresultaat;
- voor elk beoordelingscriterium de score;
- de motivatie bij elk van de scores;
- als dat van toepassing is, de aanbevelingen.
De administratie meldt het advies op uiterlijk 15 juli van het jaar dat voorafgaat aan de nieuwe beleidsperiode aan de subsidieaanvrager en de minister.